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Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档

      在日常工作中，我们经常会遇见这种情况：处理的文件主要内容基本都是相同的，只是具体数据有变化而已。

         在填写大量格式相同，只修改少数相关内容，其他文档内容不变时，我们可以灵活运用Word邮件合并功能，不仅操作简单，而且还可以设置各种格式、打印效果又好，可以满足许多不同客户不同的需求。

Word2007邮件合并自动提取数据批量制作成绩单

　　本例介绍如何让Word2007自动提取Excel成绩表中的数据批量制作成绩单，这个神奇的通知单自己会从Excel成绩表中提取学生的姓名、学号、各科成绩等等，然后按老师指定的格式自动制作全班同学的成绩通知单！

　　下面是我们前两次用到的Excel成绩单。

Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第1张图片

　　在Word2007中做好成绩通知单的格式，这里我们做得比较简单，重点在介绍方法。如果数据多，也许表格会比较复杂，不过不管简单还是复杂，Word2007都能轻松帮你搞定！

Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第2张图片

　　现在主角出场！选择“邮件”选项卡中的“选择收件人”。

Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第3张图片

　　选择“使用现有列表”。

Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第4张图片

　　啊！在这里我们选择指定的数据源——也就是Excel成绩表，这样，Word2007才知道从哪里取成绩数据呀！

Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第5张图片

　　在文件夹选择制作好的Excel成绩表。

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　　现在Excel的成绩表已经和我们的Word成绩通知单关联在一起了！

　　小提示：如果成绩表文件里面有多个工作表，下图中都会列出来，选择需要的工作表就可以了。

Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第7张图片

　　我们可以点击“邮件”选项卡中的“编辑收件人列表”，看看我们的数据表是不是和Word通知单联系在一起了。

Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第8张图片

　　之前Excel成绩表中的数据都在这里了！如果老师并不需要所有的数据，可以在这里选择需要的部分数据。

Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第9张图片

　　可是，通知单怎么知道这么多的数据各自应该出现在什么位置呢？现在！关键的一步来啦！

　　找到“邮件”选项卡中的“插入合并域”。就是用这里，我们可以方便地指定数据在成绩通知单中应该显示的位置。

Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第10张图片

　　很简单！下面把光标停在成绩通知单Word文档中需要出现学号的地方，这里就是“学号：”的后面，然后，点击“插入合并域”的小三角，下拉菜单中出现Excel成绩表中的相应字段，选择“学号”就可以啦！

Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第11张图片

　　现在“学号：”的后面多出“<<学号>>”的字样，看起来好像很奇怪，别着急，等会儿它就会变成具体的学号啦！

　　用同样的方法，指定“姓名”。

Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第12张图片

　　用同样的方法将Word成绩通知单上各科成绩和平均分应该出现的位置和Excl的对应字段做好关联。

Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第13张图片

　　现在！好戏开始啦！点击“邮件”选项卡里面的“预览结果”。

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　　啊哈！学号为20080001的狮子王的成绩通知单出来啦！看看！数据都是从Excel的成绩表里面读取出来的哟！

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　　如果想看其他同学的成绩通知单，老师只需要在“预览结果”右边的数字窗口中输入数字或者按左右箭头就可以啦！

　　看！米老鼠的成绩通知单也出来了！

Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第16张图片

　　现在我们需要打印成绩单了。点击“完成并合并”按钮，选择“编辑单个文档”。

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　　在这个弹出的对话框中我们可以指定哪些数据需要合并到新的文档中。

Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第18张图片

　　确定以后Word2007会生成一个新的“信函”文档。看！这里一共有十三页，所有学生的成绩通知单都生成好啦！如果需要打印，直接打印出来就可以啦！Word2007邮件合并功能是不是特别方便？！既不用挨个填写成绩，也不会出错，实在是方便极了！

Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第19张图片

    Word2007邮件合并自动提取数据批量制作成绩单
    　　本例介绍如何让Word2007自动提取Excel成绩表中的数据批量制作成绩单，这个神奇的通知单自己会从Excel成绩表中提取学生的姓名、学号、各科成绩等等，然后按老师指定的格式自动制作全班同学的成绩通知单！

    　　下面是我们前两次用到的Excel成绩单。

    Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第20张图片

    　　在Word2007中做好成绩通知单的格式，这里我们做得比较简单，重点在介绍方法。如果数据多，也许表格会比较复杂，不过不管简单还是复杂，Word2007都能轻松帮你搞定！

    Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第21张图片

    　　现在主角出场！选择“邮件”选项卡中的“选择收件人”。

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    　　选择“使用现有列表”。

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    　　啊！在这里我们选择指定的数据源——也就是Excel成绩表，这样，Word2007才知道从哪里取成绩数据呀！

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    　　在文件夹选择制作好的Excel成绩表。

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    　　现在Excel的成绩表已经和我们的Word成绩通知单关联在一起了！

    　　小提示：如果成绩表文件里面有多个工作表，下图中都会列出来，选择需要的工作表就可以了。

    Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第26张图片

    　　我们可以点击“邮件”选项卡中的“编辑收件人列表”，看看我们的数据表是不是和Word通知单联系在一起了。

    Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第27张图片

    　　之前Excel成绩表中的数据都在这里了！如果老师并不需要所有的数据，可以在这里选择需要的部分数据。

    Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第28张图片

    　　可是，通知单怎么知道这么多的数据各自应该出现在什么位置呢？现在！关键的一步来啦！

    　　找到“邮件”选项卡中的“插入合并域”。就是用这里，我们可以方便地指定数据在成绩通知单中应该显示的位置。

    Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第29张图片

    　　很简单！下面把光标停在成绩通知单Word文档中需要出现学号的地方，这里就是“学号：”的后面，然后，点击“插入合并域”的小三角，下拉菜单中出现Excel成绩表中的相应字段，选择“学号”就可以啦！

    Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第30张图片

    　　现在“学号：”的后面多出“<<学号>>”的字样，看起来好像很奇怪，别着急，等会儿它就会变成具体的学号啦！

    　　用同样的方法，指定“姓名”。

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    　　用同样的方法将Word成绩通知单上各科成绩和平均分应该出现的位置和Excl的对应字段做好关联。

    Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第32张图片

    　　现在！好戏开始啦！点击“邮件”选项卡里面的“预览结果”。

    Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第33张图片

    　　啊哈！学号为20080001的狮子王的成绩通知单出来啦！看看！数据都是从Excel的成绩表里面读取出来的哟！

    Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第34张图片

    　　如果想看其他同学的成绩通知单，老师只需要在“预览结果”右边的数字窗口中输入数字或者按左右箭头就可以啦！

    　　看！米老鼠的成绩通知单也出来了！

    Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第35张图片

    　　现在我们需要打印成绩单了。点击“完成并合并”按钮，选择“编辑单个文档”。

    Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第36张图片

    　　在这个弹出的对话框中我们可以指定哪些数据需要合并到新的文档中。

    Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第37张图片

    　　确定以后Word2007会生成一个新的“信函”文档。看！这里一共有十三页，所有学生的成绩通知单都生成好啦！如果需要打印，直接打印出来就可以啦！Word2007邮件合并功能是不是特别方便？！既不用挨个填写成绩，也不会出错，实在是方便极了！

    Excel或Access，每条记录生成一份格式化的 word 文档_第38张图片

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