70个速成法，学习商务文本制作技巧，掌握职场小套路

作者： 吉泽准特

以结果为导向的职场时代，要求我们用最快的的速度，最少的成本，提供最有质量的结果。吉泽准特《职场书面沟通完全指南》就是教会我们如何利用PPT、Word、Excel快速切入正题，强有力推进问题的解决。

作者吉泽准特，结合自身工作实践，反复运用一些制作商务文本的技巧，得出站在前人的肩上学习，可缩短经验积累的时间；通过总结有针对性地学习商务文本制作技巧，提高商务文本制作技能与水平。故此，他将其《职场书面沟通完全指南》称之为教科书，教授制作商务文本的速成法，并通过框架、草稿、定稿三个方面去详细介绍。

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一、框架

1、整理资料结果，决定目录构成，确定资料的方向性。

在日常工作中，当领导安排一项任务，我们是不是都会惯性地思考该如何去做？如何完成任务？然后在这样的固化模式下，我们是不是总是很苦恼，加班加点熬通宵完成的成果，被领导一分钟不到就否决了？

那读《职场书面沟通完全指南》就真的很有必要，在此书开篇就通过案例的形式告诉我们，拓宽思维去思考，比如：进一步询问具体要求与做法，以及想要达到的效果等其他影响任务圆满完成的重要信息。当然，如果你在职场早已摸爬滚打多年，这些小技巧大概早已在血淋淋的教训中找寻到一丝蛛丝马迹，供经验教训参考。但也不用担心读取类似已知信息，浪费时间；因为在你接触这些信息前，会通过一个小测试，找到为你量身定做的干货。

那么，通过对资源的收集整理，明确完成任务目标要满足的Who、What、Why；并通过对其分析，结合收集的信息，确定目录的构成与方向性。

2、分析读者的特性和期望，寻找有效传达信息的途径。

这除了在制作商务文本中适用，在职场中也属于万能黄金定律，值得被举一反三运用。

比如你的读者是你的领导，而他是一个严谨的细节控，那最好在提交他的报告时，提供详细的数据支撑，保证体现整个细节，所以你传达信息的途径最好使用Excel，并附明细表（当然他不一定会看，但这种形式他至少认可）。但如果你的领导是一位追求品质与美观的人，在能够使用PPT的场合尽量使用PPT吧。或许你的领导不拘小节，只看结果，那么只要达到目标，无论哪一种呈现方式都不影响他对你的看法。

2、检查支撑主张的理由，确保资料的说服力和妥当性。

支撑主张的理由，可以运用PREP列举论点进行检查，并在必要时进行循序渐进地说明观点，确保能够顺利的与对方沟通，达到想要的结果。

PREP指：point（主张）、reason（理由）、example（实例）、point（总结）。

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二、草稿

草稿的制作，是文本的核心；吉泽准特用了两张分文本.表格与图表来讲解其中的知识技巧。根据其思路进行以下3小点进行技能学习：

1、分页眉、页脚，正文3个区域考虑排版设计，统一格式。

2、提炼内容，删除不必要信息，多使用具体的说明和数据。

3、结合资料的说明目的，有选择地使用示意图和graph图表。

细节决定成败，而对细节的敏感度，有利于在职场脱颖而出。举个例子，一个朋友大学毕业刚进入公司时，因为运气被一名非常严谨的其他部门领导教育了一番表格的制作与排版设计，当时很不服气，自以为做得不错的表格被合作部门领导叫办公室批评，莫名其妙的火气，于是非常烦他。但又因为工作的关系，又不得不按他的标准进行处理；渐渐地竟然养成了这样的习惯；突然有一天刚发出一个通知，部门总经理便打来电话询问，还亲自表扬了我朋友一番。她说从那一刻起，我是感谢那个不相干的领导，也是从那一刻起，她在领导心中便上升为了一个靠谱的职员。

小而美，由小及大，不要拒绝任何一个能够使你升值的机会，哪怕事情很微小，哪怕开始不够好，但在没有更权威与系统的知识体系下，建议采用别人已经很完善的方法。

所以通过掌握书中的建议及技巧，并将其运用到工作中，在有足够能力去完善时，建立一套适合自己的方法与技巧，成为核心且不可替代的人才。

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三、定稿

通过对初稿的反复讨论修改形成定稿，并将定稿进行打磨与检查，避免小细节的错误，确保作品的满意度，提高自我能力的可信度。作者仍然从三方面进行知识共享：

1、善用加粗和字体颜色，有效强调资料中的主张和重点。

2、调整页边距，提高整洁度，方便读者在资料上做标注。

3、删除页眉、页脚和属性信息的内容，防止重要信息泄露。

无论是商务文本还是其他形式的信息传递，对于主次的传递都是很重要的，运用工具技巧，把你想要呈现的重要信息点，展示出来尤为重要；在这个快节奏时代，时间就是金钱，想要客户对你的方案感兴趣，这些小技巧必须要。

当然有一个舒服美观且方便的翻阅界面，有利于激发读者继续往下了解内容的兴趣，并且能够使人心情愉悦；不过，因为每个人的喜好不一样；所以在无法确定客户特性的情况下，建议用简洁、大方的呈现形式。

知识就是生产力、技能就是竞争力；所以一定要确保信息安全性，不被泄露。

70个速成法，让你的商务文本兼具说服力和思考力。

正如吉泽准特在《职场书面沟通完全指南》这本书的封面上写的一样，这本书除了纯干货的分析文本制作技巧，还通过字里行间传递一种为什么使用这些技巧的职场思想，所以在不断地实际训练过程中，掌握思维方式，并运用到职场的其他工作中，不断提升自我，快速成长为优秀且不可替代的核心人才。