Excel十大“酷刑”之一

在使用Excel时我们有时会遇到一些问题，比如查找不到某个人、无法使用筛选功能、数据不能排序等等。问题又不是什么大问题，不去深究采用其他方式好像也可以完成工作，但是不久可能又会遇到同样的问题。之所以会存在这些痒而不疼的问题，是因为我们没有规范的记录数据。

数据输入的不规范会导致Excel无法辨别数据的类型、属性。就好比不同地方的两个人用方言聊天，谁也不知道对方在说什么，所以要有一个共同的语言环境才能顺畅的聊天。我们与Excel之间也是如此，要按照Excel的“语言”来记录数据，Excel才能帮助我们分析数据。现在来看看在日常使用Excel时会遇到的十个痒而不疼的问题。

一、数据中间加空格。在录入数据时，有时为了保持文本对齐、美观，我们会在数据中间加上空格。但是，在Excel看来，“赵四”不等于“赵 四”。我们可以验证一下，在A1输入“赵四”，在B1输入“赵 四”看两个数据是否相同，在C1单元格输入= A1= B1，结果为FLASE。因为数据中有空格就已经改变了数据内容，“赵四”实际就是赵空格四。这会带来什么后果呢？如果我们在录入数据时将“赵四”录成了“赵 四”，当我们查找“赵四”时，会发现找不到。

如果需要将数据分散，可以将对齐方式设置为“分散对齐”。

二、使用错误格式录入日期。在录入日期时，我们习惯录成“2018.3.4”，这源于我们日常的书写方式。我们平常使用没有问题，大家都能理解明白这是日期，这是因为我们达成了一种共识。但是Excel却不能理解这是日期，它会把“2018.3.4”理解成文本。在Excel中规范的日期格式有两种，一种是2018-3-4，一种是2018/3/4。

错误的日期格式常见的还有“20180304”、“2018.03.04”，Excel同样会把它们理解为文本，而不是日期。

三、编辑公式时使用中文输入。在编辑公式时使用中文输入会导致Excel无法识别，特别是引号。我们知道公式中输入文本时要加引号，如果用中文引号，公式运算会显示错误。为了避免这种情况发生，在输入公式时第一反应是将中文切换为英文。

四、用标题占用工作表首行。在使用Excel时，我们通常会将首行合并单元格，并输入表格的标题，如XXXX公司XXX情况表。这是不正确的。在Excel的规则里，连续数据区域的首行为标题行，空白表格首行也被默认为标题行。标题行的作用是说明每列数据的属性。占用首行做标题，不仅会导致无法使用筛选、冻结首行等功能，也会导致使用数据透视表时出现错误的字段列表，因为Excel默认会从首行开始选中数据。

设置标题我们可以通过命名工作簿、工资表来达到目的。当这张表格需要打印时，那时再加上标题也不迟。

五、合并单元格。我们喜欢在Excel中使用合并单元格，目的在于保持表格的整齐、美观，但是使用合并单元格会影响数据的分析。因为合并单元格以后，只有首个单元格有数据，其他的都是空单元格，破坏了数据的连续性与完整性。记录数据必须是有一条就记录一条，所有单元格都应该被填上数据，保证每条数据的完整以及结构整齐。