我最近一直在和我同事开玩笑说，我的工作大部分时间都是在写讨厌的会议纪要，参加不完的会议和写不完的会议纪要简直让我怀疑人生。
偏偏我老板又是个对语言要求极高的老英，而且他真的会把我的会议纪要从头到尾认真看然后修改一通，着实有种在回炉重造英语的感受。
作为一个常年和多个国籍不同人士开会到爆肝的总助，这么些年也算是在会议纪要的深渊中摸爬滚打了一番了，给大家总结一些写会议纪要的经验之谈吧。
究竟什么是会议纪要？为什么要记它？
会议纪要，在英语里叫meeting minutes，也可以简称为minutes，是记录会议当中的重点内容和决定以及行动计划的。
在很多公司，会议纪要的作用都没有被良好的发挥，可能更多的是走一个形式。
但其实会议纪要在记录良好的情况下，是可以发挥极其巨大的作用的。
它可以记录会议当时的重要信息，在日后为大家做一个提示以及说明，这样会避免许多不必要的误会。例如A说，明明我们会议上是这么说的呀，B跳出来又说，哪有？我们明明不是这么说的。相信我，这种扯皮的情况在工作场合实在太常见了，而在这种情况下，一份老板已经签发的会议纪要就可以充当一个公正的判定角色，还原当时的事实真相。
当然，会议纪要还可以有明确大家分工和责任的作用，避免出现一件事情到了执行层面大家皮球互相踢来踢去最终不了了之的情况。
但是，说到底，会议纪要的终极目的，是为了出一份行动计划，然后大家根据行动计划和目标，去把之前没有解决的问题解决，或者把该做的事情进行一个推进。
说到这个份上，就引出我们写会议纪要的第一个点。
会议纪要切忌不能含混不清。
有很多人写的会议纪要，连主谓宾都没有，只是一个非常宽泛的点，让人不知所云。
好的会议纪要，需要将项目或者事件的名称，问题描述清楚，然后确认问题的根本原因，拿出解决方案，并且将解决行动时间化，即写清楚什么时候需要将这个问题解决，或者这个行动需要在什么时间节点前进行实施。
当然，有一个比较需要注意的点就是，在一些比较敏感的事情上，在会议纪要上的措辞需要格外注意。
比方说现在尚不能向外透露的决定和项目，以及无法用言语描述清楚现状的情况，或者现在加以判断尚早的事项，你有两个选择，模糊化或者干脆不写。这是一种自我保护的手段。
那会议纪要的格式又是什么呢？
一般来说，word文档和excel都是不错的会议纪要格式。
如果本身的会议是和项目的时间点有关，或者大家已经在过一个比较详细的问题清单的话，用excel的格式无疑是更好的，你可以在每一个点的边上加上一个remark（备注）的竖列。
如果会议本身是比较综合性的会议，例如月会，或者管理层的会议，那用word的形式更加清楚，你可以根据本身会议的日程，将几个大的点分列出来，然后再依次在下面加入会议纪要的内容。
无论哪种格式，正规的会议纪要都需要在公司抬头的信纸上进行撰写，使用公司的字体，如果没有的话，应该直接使用arial字体，并且在左上角用上公司的logo。
另外，日期、会议名称、参会人、缺席人员、项目或者事件的名称缺一不可，问题需要描述清楚，然后确认问题发生的根本原因，拿出解决方案，并且将解决行动时间化，即写清楚什么时候需要将这个问题解决，或者这个行动需要在什么时间节点前进行实施。
在会议纪要结尾，需要写上下次会议的时间和地点。
那么问题来了，在开会的时候，大家你一言我一语的，究竟该记录些什么东西呢？
不得不说，大部分人在开会的时候，都是废话居多。
录音笔是必备的，除非你真的对会议要讨论的内容了如指掌，但我相信会看我这篇文章的应该都是职场新人。
很多时候，不要太过相信和依赖自己的耳朵，录音吧，这也是保护自己的手段之一。
如果有一桩事情，你发现大家在谈论的时候，老板都在开小差（相信我，这种情况是非常多的），我建议你不用记录。
但是如果大家反复交谈，并且谈到时间节点，或者流露出这件事情是很重要很有优先性的，那就竖起你所有的耳朵（嗯，大家都是两只）。
现在一般大家开会的时候都会同时放着ppt，所以我建议不要开会的时候不停地试图记录下别人说的每句话，因为他们说的很有可能就是复述ppt上的内容。你这个时候应该着重去听和理解，把整件事情搞透，不要去遗漏老板或者当事人嘴里流露出来的关键信息。
记录的时候，尽量不要写完整的句子，因为大部分人速记都没有那么快。尽量记录最重要的东西，也就是我刚说的：项目或者事件的名称，问题是什么，问题的根本原因，解决行动和其实施的时间节点。
还有一个很重要的小撇步，就是在非常重要的事件上，你停顿下来，把你理解的结论向大家重复一遍，得到大家的确认。
有些时候，其实大家心里也不是最清楚，或者说，其实大家并没有真正的达成一致，到最后，也许会怪罪你作为会议纪要的记录人写错了内容，所以，停下来把你所理解的东西和大家确认，是非常非常必要的一点。
没有人会觉得你是笨蛋，大家只会觉得你是个很谨慎和值得信赖的同事，不要害羞。
会议纪要的语言要精准和简洁。
会议纪要的语言，无论是中文还是英文，都不应该像写作文一样，试图描绘事件的所有细节。
你的目标，是将一个决定用最合适和最少的词语讲清楚。
这不是一件容易的事情。
给大家举几个例子。
比方贵司在某地寻找一个经销商，现在还在找，但是老板开会的时候说，哎呀，这块地方是我们很重要的一个市场啊，怎么还没找到啊，抓紧啊。
你怎么写呢？
你可以写：
Dealer candidate searching in XX area is in progress as high priority.
中文翻译过来就是在某某区域的经销商候选人搜寻过程作为优先行动正在进行当中。
这样的话既表达了事件正在进行，又传达了老板希望这件事尽快得到解决的意思。
再比如说，几句很碎的句子，你可以把它们揉捏到一起去写。
比方开会的时候，老板说，dashboard这个东西啊，格式要重新调整，让那个Mike同志搞一下吧。还有，dashboard上的A产品数字和B产品数字要分开来，不要写到一起。
这么些信息其实完全可以放到一句话里。
Dashboard format will be finalized by Mike with A product number and B product number separated on the sheet.
好啦，最后给大家放点干货。
有关会议纪要的英语词汇，我只挑最有用的分享给大家！
Issued by 由...记录以及发送
approved by 由...批准
signed off by 由...签发
Present 出席
Absent 缺席
Action Plan 行动计划
in progress 进行当中
implemented 被实施的
MTD= month to date 本月
YTD= year to date 本年度截止到现在为止
previous minutes and actions 上一次会议的纪要和行动计划
standing item 常规事项
special matters 特殊事件
business updates 业务更新
feedback 回馈
execution 执行
network development 网络发展
organization chart 组织架构
business unit 业务部门
sales volume 销量
return on sales 销售汇报率
solution 解决方案
想到了会再来扩充。
最后啰嗦一句，写得好会议纪要的人，会特别受同事依赖和器重，也是整理思路的一种好方法，希望大家都能合理运用这种技能！