【第8周8.2】秒搜：一秒找到你想要的资料

来自《叶武滨老师时间管理进阶课》

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这里的“东西”分为两类：

一类是信息资料，可以让我们电子化管理的，例如：各种账户密码、各种证件、各种合同、票据、笔记等等，这类“东西”如果不妥善管理，在需要的时候，我们一定不能及时找到它！

另一类是实际物品，需要我们用大小容器进行收纳管理的，例如：孩子的玩具、各种电器的数据线充电线等等，这些常用的不常用的物品，如果不用科学的方法管理，那么到要用时一准儿找不着，这样造成同一功能物品反复购买，豪宅变仓库，自己每天生活在垃圾堆里。

今天我们主要想讲第一类“东西”，也就是信息资料的电子化管理。

叶老师信奉“一次搞定，终身受益”的原则，然后研发出了这个神奇的“秒搜”系统。

分两个部分来讲解这套系统：

1、秒搜的四个原则

2、我的使用示范

一、秒搜的四个原则

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这里要遵循四个原则：使用频率化、位置固定化、目录化、电子化！

我们挨个儿来解释这四个原则：

1、使用频率

这是最重要的一个原则，也就是我经常说的近细远粗。

❥❥❥为了使用时的高效率，我建议把信息资料按照“使用频率”进行归类存放。经常使用的我们精细化管理，越精细越便捷越好，越不经常使用的依次可存放在抽屉、库房甚至丢弃送人。

日常与非日常是第一级分类。日常还要更精细分类，其他尽可能少花精力、时间管理，不分类集中存放。

2、位置固定化

就像你住的地方有准确的位置，在办公室里也有明确的工位一样，一份资料进入“秒搜”系统，要做到有名有家，有名字有位置。有清晰准确的存放位置，一旦放好轻易就不能挪动，固定位置，使用几次，就能够在大脑建立清晰牢固的记忆，就能确保我们在需要时，快速有效找到它。

❥❥❥建议对文件实物类进行命名，同时在前面加上拼音，然后按照拼音排序，用同一规格的文件夹按照A-Z的顺序存放。对于物品类，因为大小不一样，可以用各类大小容器集中保存，命名，然后建立目录索引。

家人、同事或是项目接手人，都可以快速了解这个系统，让协作趋向自动化，获得资料不需要多问。

3、目录化

❥❥❥想要实现信息的“秒搜”，建立起完备的目录系统是关键！我的做法是通过搭建不超过三个层级的目录，对资料的进行编码，基本就可以实现资料的一秒找到。

所以，对于重要的常用的信息与资料，你需要养成这个习惯，拿到信息与资料，想着以后会不会经常用到，会怎么找，那就怎么存。

4、电子化

电子化的好处就是可以上传云端，移动管理，快速搜索，使用或者分享。非日常的实物信息资料不建议电子化，只需要对日常频繁使用的电子化。但是对于目录务必做到电子化。

电子化可以通过各种手段，拍照扫描是一个重要的手段，然后存放在印象笔记或者坚果云、苹果云、谷歌云当中，如果更精细化管理可以寻找更精细的工具管理，例如密码就是可以用1password。

二、叶老师范例

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印象笔记

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