为什么用不好GTD？

        作为一名实践GTD理念多年的老手，自感在实操中还是没有完全掌握GTD的精髓。对于新手来说，要上手更加困难。下面把自己多年来的思考和体会梳理一下，让后来者少走些弯路吧。

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1、GTD使用中的那些坑

（1）不回顾，不清理

        在我看来，GTD的精髓就在于每日回顾。 打个比方，如果一天你做饭的碗碟不洗不收拾，整个厨房和餐桌就混乱不堪。如果你的gtd系统每天不回顾清理，很快就混乱不堪，无法继续运转。

（2）下一步行动和日程混淆

        很多初学者弄不清楚日程和下一步行动，而原本应该列在下一步行动中的，放到了日程里。这样导致日程里有很多超期任务，原本“神圣”的日程表，变成了可做可不做的弹性安排，失去了日程安排的严肃性。在我看来，只有以下三点可以列入日程。

        一是已经预约的安排，例如会议、走访、预约等。

        二是必须要今日完成，否则有严重后果的事务。例如，有截止期限的工作，领导交办的紧急工作。

        三是自己规划要做的“要事”。前两项是被动的安排 第三点便是主动的计划。规划的要事项要和自己的目标和计划挂钩。

        前两点列入日程没有问题，但第三点上经常出现情况：很多人把太多的事情列入计划，放入日程。导致每天的日程根本完成不了，更没有时间和精力从下一步行动中挑选要做的事情。

        那么该把哪些列入当日的计划呢？我的建议是，列入“要事”而不是琐事。而且能列入多少“要事”，要根据当日的弹性时间来确定。如果你当天的可支配时间很少，就少列一点；如果你当天很空，那么可以多列几项。根据我个人的经验，最多不能超过三项。以便给一些突发情况预留弹性时间。这就像你吃饭点菜，要对自己的饭量有一个大体的预估。如果你明知中餐只能吃三个菜，而你却点了五个，那么吃不完就是可以预见的。同样，如果你的可支配时间只有两个小时，而你却在日程里安排了四个小时的工作，给你带来严重的挫折感。

（3）下一步行动和将来也许混淆，下一步行动一直无法执行。

        这种情况主要是上种情况的后遗症。因为日程里的事情永远做不完，所以下一步行动就永远没有机会得到执行，这样下一步行动就变成了“将来/也许”。

（4）下一步行动和项目混淆，没有分解，无法推进

        很多人的下一步行动，不是可以立刻执行的“单步行动”。例如：和某某朋友聚会。这样导致迟迟无法推进，或者即使推进了（例如打个电话，约了对象和时间） 但由于没有彻底完成，也无法在行动前打钩完成。这样下一步行动就变成无法一步执行完的项目。

（5）下一步行动没有区分“重要的事”

        很多人把下一步行动按照情境和优先级进行了分类。但是优先级高的事情不一定是要事，而且这种分类无法体现精力损耗。所以，我们必须把非常重要的、需要我们花大精力去推进的“大青蛙”所找出来，和那些比较简单的琐事进行区分。这就是确定每天三要事的意义。

        我认为把“要事”列入日程，把零碎的事情列入下一步行动，是一个比较好的方法。

（6）没有配套的目标管理系统支撑

        GTD是一个行动管理系统，主要的用途在于落地执行。但是这种“只见树木，不见森林”的方法，有可能让执行者非常迷茫。我为什么要这么忙？这样做有什么意义？是GTD入门后的小伙伴最常见的疑惑。所以GTD需要搭配目标管理系统来执行。

        大家不要误解，所谓的目标管理系统，不是又一个复杂的系统，又要掌握一套高深的理论。拿出纸笔，描绘自己3到5年后的愿景、梳理一下今年的主要任务并填入九宫格、每周或每月定期拿出来回顾一下就可以了。

（7）拖延，执行力不行

        可以说GTD的所有准备都是为了执行。如果执行力不行，缺乏临门一脚的能力，之前的努力都没有用。例如，我很清楚的知道自己的皮鞋已经一个月没有擦了。我也制定了今晚在家里擦鞋的计划，但由于种种原因，我就是不想擦鞋，导致任务一拖再拖。这个就是执行方面的问题，GTD本身无法解决。

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2、如何解决

        说了这么多，那怎么解决呢？

        通过上面的分析，大家既然了解了存在的问题，那么就可以有针对的进行解决。我想最重要的一个方法就是强迫自己形成每日回顾的习惯。

        把以上提到的问题列一个清单，每天都问自己有没有按照以上的标准做到。如果没有做到，以后如何改进？这样通过一段时间的练习，就可以基本掌握GTD的技巧。

        我个人认为，GTD是一种基础能力。虽然熟练应用很难，但是值得每个人去花心思认真掌握。因为你一旦你掌握了GTD的核心，就会体会到更加美妙的人生。