【900秒写作】Dear All——2/26-3/2

2/26 18:14

上周的疯狂小事之三，待下次有机会再叙（其实是自己还没想到，无奈海口夸在了前面，我又是个很较真的人）。

猛然发现，过去近一年光景，我写的最多的词，竟是“Dear All”……

某次培训，课上培训师有提到：你收到过最多的邮件一定有来自做培训的人写的！

不能同意更多！

曾有一段时间，我平均一天要发一封邮件，有长有短。短的是指在“Dear All”和“Thank you and Best Regards”之间只夹着一句“Please kindly refer to……for your reference.”长的则是在“Dear All”和“Best Regards”之间夹杂着“First of all/Besides/And what's more……”

你以为写邮件这类事情对于职场老鸟来说一定是必备习惯了，那些注意事项只有对着职场新手才有必要老生常谈一下，甚至直接发个模版给他/她，自学便可。

而我想说的是，经过不断模仿和实践，我发现我还蛮喜爱写邮件这个过程的！而这个历史原因竟可以追溯到我大四参加BEC中级应考时期。

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2/27 18:05 续

大四那年备考BEC中级的时候，写作部分我竟然奇葩地爱上了第一部分“写信”。手中历年真题都是以写投诉信为主，于是我模仿了两篇高分范文，掌握了几句必备开头和结尾句后，就在校内（人人网）的日志里做了这样一件无聊之事：试着写一封没有任何实质内容的信给所有朋友，并且用三种从正式到非正式的不同口吻分别写了三封。

想来，那天一定是喝了什么上头的鬼东西……

不管怎样，从此爱上了邮件/信件形式的写作，并且热衷于在正文里想着法儿地先把自己思路理清，再逐字逐句地力图理清读者的思路。

还有一个嗜好——可能是从小深受“尽量丰富你的词汇量”其害吧——喜欢经常变换常用词句。最显而易见的就体现在“Dear All”上：Dearest All/Dear all my XXX/Hi All……你看，我的词汇量还是相当有限的。

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2/28 18:02 续

工作上需要频繁撰写邮件也就是近两年的事。这里指的“撰写”并非那些只需拷贝以往邮件后在日期等小地方稍作改动的惯例性撰写，而是例如新项目或工作启动、进展等的邮件撰写。

起初，我相当热衷于在正文中使用各种从句，外加一些相对生僻的单词。这潜意识里想要显示该邮件的所谓“高级感”彰显无疑。直到有一次，我兴奋地撰写完一篇有关节日的邮件后，被告知没必要发这封邮件时，我才意识到一个问题：

写邮件这件事儿，如果花费太多时间和精力在遣词造句、咬文嚼字上，那你真的是在浪费自己和读者的生命！

于是，我删除了那封通篇洋溢着节日气氛而重点只需一张图片就搞定的草稿，同时，也删除了那份莫名其妙的得意。

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3/1 17:54 续

从那封未发送的邮件之后，我在写邮件这件事上只遵循“简洁明了”这个原则。在此基础上，如有必要，再挑选一到两个句子做点美化，以达到暗暗装X的效果。

所以，如果我没有弄错，那么邮件的唯一及最终目的就是：帮助读者划出重点、理清思路的同时，也自然帮助自己理清头绪。

到这里为止，各位职场老鸟们可能会不屑，这个目的当然是最显而易见的，还用得着在这里长篇大论吗？

那么，敲黑板划重点的时候到了！

请注意，我所总结的这个目的：

帮助读者划出重点、理清思路的同时，也自然帮助自己理清头绪。

其重点在后半句！

帮助自己理清头绪。

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3/2 18:13 续

是的，最后来说说“通过写邮件来帮助自己理清头绪”这件事究竟是怎么发生的。

按照我的习惯，如果要写邮件来向大家说明一件完全崭新的事件，那么，我会先在纸上列出所有重点。目的在于检查自己对整个事件/项目的熟悉程度，以判定自己目前的水平是否已经可以开始写邮件——毕竟你是策划者或介绍人，你必须先得是这件事的专家！

如果自我评估的熟悉程度在百分之八十以上，那么才可以打开新邮件，进入撰写阶段。

温馨简洁的问候加上一句话概括此封邮件的主要目的便组成了开头。接下来，就把之前罗列的重点先敲进文本，再稍组织下语言和排版——通常我喜欢用鲜明颜色的表格或分级的项目符号——这也是整封邮件撰写时间占比较多的部分，因为要突出重点并且使其一目了然。

写到这一步，我相信，你自己对整个事件/项目的熟悉程度至少又增加了百分之十，并且它在你脑中展现的形式也从一个个死板的字眼变成了一张清晰的图表。这样做的另一个附加好处则是，日后当你需要向同事或领导口述解释这件事时，你就可以毫不费力地从脑库中调出这张表，仅用几分钟就能有效传达。

当然，先别急着“Thank you & Best Regards”，因为最后你必须再花点时间重新审阅一遍重点。这么做不仅是为了审阅文法，主要是为了查漏补缺。而这个时候如果能扮演一个读者的角色来审查行文是否流畅、表达是否存在偏差、是否读一遍就能理解，那是再好不过了。要记得，这不是高考作文，你有充足时间做好自查的工作。

在审阅这一步，还是一个非常好的添加一些你能够想到的任何需要注意的细节，如果有必要的话。它绝对能够体现你的细致入微。

最后的最后，以什么样的祝福语结尾，就以个人兴趣爱好来玩吧。

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