中小型企业内控:合身就是最好

企业内控是企业为保证经营管理活动正常有序、合法的运行,采取对财务、人、资产、工作流程实行有效监管的系列活动。 内部控制的内容主要包括对货币资金、筹资、采购与付款、实物资产、成本费用、销售与收款、工程项目、对外投资、担保等经济业务活动的控制。

现在中小型企业民营性质的居多,但央企控制下的中小型企业数量也十分庞大。在中小企业建立有效的内控制度,是当前十分重要的任务。

一 、 目前中小型企业内控现状是:

1、民营中小型企业规模不同,采用的内控方法各异:

老板全程控制。主要是企业规模小,老板有精力控制从研发到物资采购、营销各个环节。因为是自己的企业,不存在营私舞弊的行为,这个阶段的内部风险很小,企业主要面临各种外部风险。这样的企业风险往往是很大的:一旦出现老板决策错误,如采购的货物整批报废,或者签署某个重要合同企业不能履约等,后果严重的往往造成企业因此倒闭。

老板委托亲信控制。当公司扩展到一定规模,老板一个人不能全程控制的时候,很多中小型企业为了控制风险,往往会把自己的亲戚安排到重要岗位,替代老板行使监督权,“家族企业”雏形逐步形成。家族企业的弊端,往往是亲戚之间的矛盾,会拖垮企业。由于风险控制弱化,一个掌控重要部门的亲戚倒戈,会让一个发展势头很好企业因此处在危机之中。

完整的内部牵制控制。当企业发展到一定程度,企业逐步摆脱家族控制,建立现代化管理制度,企业已经建立较为完善的内部牵制制度,如会计与出纳岗位分离、采购过程加入价格货比三家的询价制度、合同签订需要内部批准制度等,这样的企业抵御风险的能力就比较强。

很多中小型民营企业,在内控发展到内部牵制阶段,就不愿意再进一步提高,认为建立内控体系是“花架子”:自己企业没有上市规划,经营管理等方面已经制定了行之有效的管理制度,没有必要再费力气建立内控体系;认为搞内控要聘请专业机构,还要对企业流程再造,为了不“折腾”,更为了降低管理成本,不愿意在内控体系上“花钱买罪受”;很多管理者认为,企业内部控制就是指防止个别人营私舞弊,自己的企业关键岗位都是自己信得过的人,搞内控是“繁琐管理”。

2、国有控股的中小型企业,企业内控开展的也是各不相同:

企业以日常管理制度代替内控制度,内控没有实际开展或者有控制制度,但不完善,执行不到位。很多公司的内控制度,执行主要看领导是否重视。近年来发现的企业腐败案件,企业不是没有内控制度,因为有领导的批示,相应的内控管理形同虚设。近期报道的秦皇岛“亿元巨贪”自来水公司经理,为索取贿赂,是否给一个企业停水,全是一个人说了算,自来水公司对企业供水管理内控制度等于失效。

内控制度模仿照搬,为了完美,把程序设计的很复杂,形而上学,作茧自缚;国有控股的集团公司强行要求企业按照自己内控体系,企业不分大小,或者存在不同风险控制点,全部照搬,只要是内控要求上有的,统统建立,存在“过度控制”的问题:

控制过细。的企业在设计内控的时候,总希望事事有人管,想把内部风险控制到零。

审批部门太多。一项产品或服务的提交活动,要经过若干个部门、环节的处理,整个过程运作时间长、成本高。企业经营处于迟缓状态,在快速多变的市场环境中处境被动。各个部门按照专业职能划分,每个部门犹如“铁路警察”,各管一段。有些部门如果追求零风险,会提出种种无理要求,让内控已化为“内斗”。

事事有人管,但无人负责。流程设计的涵盖范围过多,所有部门都签字,造成“流程化”的印象。如果大家认为是走过场,就缺乏必要的谨慎意识和责任意识,把问题往后推,结果总经理成为事无巨细的最终把关者,实际上是内控机制失效的典型表现。

二、在中小企业建立有效的内控制度,必须注意以下下几个方面:

1、顶层设计的时候,要以“合身”为原则,不求全面,不求完美。作为内控制度的顶层设计者,一定注意要让内控成为企业发展的助推器,而不是成为企业发展的绊脚石,是企业内控体系的基点。在设计内控制度的时候,不管企业规模、企业性质、行业不同,都要考虑三个基本因素:

重点关注相互牵制问题,岗位不兼容分离制度,是内控的基石。体系繁简不重要,关键看不兼容制度实质分离能否落到实处,成为不可逾越的红线。有的企业为了减少人力成本,一个人把合同签订、货物签收和付款全部承担,违背了不兼容岗位分离的原则,企业内控就存在很大漏洞----很多跨国公司对采购的内控十分重视,不仅建立不相容制度,甚至规定工作以外采购人员也不许与供应商户有接触,为了保证这样规定落到实处,企业不惜动用“侦探”的手段进行监督。

内控体系建立,一定考虑注意成本收益匹配问题。中小型企业不同于大型企业需要构建一个庞大复杂的控制系统,而是只需要一个简单的控制系统就可以较好地发挥控制作用;

是内控体系一定要建成“硬制度”,而不是软尺子,拒绝表面化问题。

2、根据不同的企业规模、不同企业性质、不同行业特点、不同管理方法,逐步建立内控制度。

一些微小企业,适当建立内内部牵制制度,内部审核制度,以保证企业稳健发展。如有的企业老板娘是出纳,聘请兼职会计做账;老板及其委托人负责审核内部领料、工资发放、销售合同评审,都是简单可行的内部牵制办法,也是内控的雏形。

规模较大的企业,逐步建立内控制度,设立不同的部门,通过部门组织结构、岗位职责、人员条件、业务流程、检查标准和内部审计来进行风险控制。每个部门承担不同风险控制,公司检查各个部门对风险控制执行情况,并根据不同表现进行相应的奖惩。

管理人才众多、企业规模比较大的企业,就应该建立有针对性的内控体系。通过内控体系建设,将企业管理水平从计划性、预算性不强、职责流程不清晰的“粗放管理”提升到严密谋划、流程清晰、管理到位的“精细化管理”;从领导方式大于企业规范的“人治管理”提升到按制度要求高效运转的“法制管理”。

如果说中小企业不关注内控,其实是有失偏颇,有些民营企业由于方法不正确,造成老板仿佛特工一样,随时监控员工的业务活动,如不时打电话到采购厂家,核实采购价格,看员工有没有吃回扣。同样,在一些国企,一些企业领导不是通过制定内控制度来监督各个经营环节的风险点,而是让一个部门去监督另外一个部门,譬如让财务去监督采购、让营销去监督生产,会造成企业内部沟通困难,协调不力。

每个企业都是有自身“气质”,它和所在的行业、员工文化构成和企业文化相关,特别是和企业领导者有很大关系:企业领导者重视制度管理,重视内控,企业就显得中规中矩,企业就显得有章法,别人看起来“稳重”;如果领导者是偏重投机和效率,不注重制度,企业就显得敢冲敢拼,别人看起来就比较“任性”,企业就显得过于冒险和冲动。

作为中小型企业企业管理者,必须真正明白:企业内控制度建设,既不能赤膊上阵,完全凭个人责任心替代内控;也不能把内控搞得大而全,看起来面面俱到,实际上让企业深陷繁琐泥潭,寸步难行。只有合身的内控制度,才会让企业规避可以规避的风险,为企业发展壮大,提供制度支撑。

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