一篇文章让你学会写得体的电子邮件

       电子邮件是我们在工作中常用的一种正式的沟通方式。在小伙伴们刚参加工作时，有些公司会比较贴心地提供高效电子邮件的书写方式的培训，但同时大部分未经培训过的伙伴们，则会困惑于一封符合高效标准的电子邮件到底应该怎么写。希望所有的伙伴们阅读完这篇文章后，可以get到这项技能。

       当我们准备给他人发送一封电邮时，会困惑于自己应该怎样和对方交流。如果开门见山，直接提出需求，会不会让对方觉得自己太过于直接不懂礼貌呢？如果加了一大段客套话，在中间才委婉表达中核心要点，会不会给他人增加负担，让对方不耐烦呢？那么应该怎样去把握中间这个度呢？

       所选的片段来自于《少说废话-让你事半功倍的商务写作指导手册》，这是一本针对商务写作的指导手册，内容涵盖电子邮件、工作报告、商业企划和营销文案等。提供了一些极具操作性的建议，让你表达的内容直达读者需求。

图片来源于网络

片段R：

电子邮件应当包括如下项目因素：

a．可以清晰反映需求的标题

b．简短的问候

c．一句话概述整件事情的来龙去脉

d．所有陈述只关注一个话题，并合理组织结构以便读者浏览

e．若要求收件人有所反馈，须明确截止日期。

f．谢谢，再见

     在写一封电子邮件之前，我们要明确邮件是写给谁看的。有些人在收到邮件后会习惯性点击回复全部。回复和回复全部两个按钮是有区别的，前者是回复发件人，后者则是连同抄送人一起回复了。我们的邮箱本就天天被邮箱轰炸，为了不给别人添加不必要的打扰，所以在写收件人时，那么那些不相关的人的邮件地址就不要添加上去了。

       主题是会被很多人忽略的关键环节。有些人会习惯性忽略主题，如果邮件有附件的话，会直接选择将附件名称当成有件的主题。在写主题的时候要能够清晰的表达你的需求。

       一般情况下，我们写邮件有两种功能：一种是传达信息，例如常见的放假通知、社保办理通知；另外一种是希望对方有所行动的邮件，例如希望对方给你发送一些资料，通知开会等等。要在主题里面将这些明确表达出来。例如：在下班前将个人总结发送给我。

当我们开始写邮件的正文区时，可以加一句简短的问候，问好之类的话。如果发邮件给不熟悉的同事，可以在后面加上一句简单的自我介绍。例如：我叫***，是**部门的，在负责**项目的**工作。这样交代清楚之后，对方基本上已经明白你的来意了。

接下来进入到核心环节，一句话概述整件事情的来龙去脉。有些人觉得如果单刀直入的讲，会太直接，邮件作为一种正式的商务交流方式，太在意礼节反倒是画蛇添足，太过累赘。更何况，许多人都在遭遇邮件炸弹轰炸，如果能够简洁明了的表达，对于收发邮件双方都是一种负担的减轻。第一句话，一定要使收件人能够了解相关关键信息。例如：只有您那边的**流程走完了，我这边才能继续推进项目进行。

后面是关键信息的陈述环节。一般情况下，一封邮件的核心只有一个话题，安装合理的顺序呈现给收件人。例如：可以采用总分的形式，先说结论，然后按照一、二、三的顺序展开。在这部分还有一些细节需要注意，比如陈述内容尽量是客观的事实，而不是个人主观情绪的宣泄；如果正文需要呈现大量文本细节内容，可以添加一个附件，邮件尽量简洁……

我们发送的邮件如果是期待对方给予回复，或者有一些其他的行动，给自己发送资料，帮自己买一些办公用品等，如果有时间要求，在邮件里面要用精确的日期时间交代清楚最终截止时间，谨慎使用模棱两可的词语，如：近几天，个把月，差不多俩星期等等。

最后是结语部分，可以加一些感谢再见之类的礼貌性问候。

在邮件的最下方，最好加上有个人公用联系方式的签名，姓名、邮件、工作电话、手机……

另外还有一些字体、颜色、对齐、行间距等一些需要注意的格式上的细节问题，针对这一项可以形成固定的个人邮件风格。