组织一场COT,头马小区长学到了什么?

副标题:B中区COT活动复盘总结

按照D88大区头马年度计划,B中区委员会团队于2020年1月5日下午组织了头马年第二次COT培训,共有17家俱乐部约70余人参加。此外,中区团队会后邀请有关人员,组织了约3小时活动复盘,深度剖析活动的筹备、组织与实施,取得良好效果。为总结情况、查找问题、沉淀经验、迁移技能,现以复盘会议情况为抓手,梳理COT组织实施和复盘总结情况如下。


B中区COT大合影

一、基本情况回顾——情景再现

此次活动中区团队精心组织,各俱乐部积极参与,志愿者全力支持,整场活动互动、交流密切深入,用外脑库观察员、前C中区长Elaine的话说,“此次活动是她近几年见过的,筹备最为周全,组织最为认真的一次COT活动。”主要有以下几个特点:

一是统筹设计以“链接”为主题,着力提升各层级交流和互动。经多次讨论明确,此次COT活动主要目的,不应仅局限其字面翻译——“俱乐部·官员·培训”而已,在注重授课培训质量的同时,更侧重俱乐部小伙伴有更多机会上手、互动、交流、交友。在信息技术如此发达的今天,舍弃快捷高效的文字、视频、直播或者线上会议等形式,采取大费周章地邀请众多俱乐部官员现场培训参会,其内在核心考虑,是为了创造面对面对“强度链接”、“密切交流”、“深入探讨”、“交友互动”的机会,这些“机会”,不仅包括中区团队与俱乐部官员之间,更包括中区团队内部,以及各个俱乐部官员之间的链接,面对面交流才可能更好地产生“化学反应”,培训充其量只是一种附带功能而已(主要思路详见笔者另一篇《筹备B中区COT的几点思考》,Eric_Luo821,https://www.jianshu.com/p/323e1dccc758)。

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B中区团队成员

二是培训授课以“成长”为目的,让组织者也有收获与赋能。为了实现COT不光培训俱乐部官员,同时也要培训中区团队这一目的,此次COT完全由中区团队负责,未按惯例邀请大区官员或其他资深头马人分享授课,并要求各个分享人,优先选择自己此前在各种场合没有尝试过的内容。筹备初期,个别分享者虽流露畏难情绪,但通过精心准备和预演,均展现较好效果。其中,中区PQA振敬、B3小区长Floyd提前利用TTT活动,精心打磨自己培训内容;小区长Amber、Floyd多次线下会面,详细讨论如何密切协同,将DCP和MOT中的理论要求部分同经验做法部分,做到有机结合;Awarding Chair Grant频繁与各个小区长交流,大量搜集可能触及头马边界的一些现实素材(如头马脱口秀比赛、微课比赛等案例),供分享环节与各俱乐部官员互动探讨;Richard在分享峰会宣传环节,创意性分享自己参加国际峰会见闻体验,从更大更广纬度宣讲太原峰会趣味与意义,让新任官员对头马整体架构,有更加立体、深入地了解。这样的尝试,不仅为中区成员提供更多的上台展示、自我挑战的机会,也通过这些筹备工作,进一步加深了对头马组织对理解和认识,同时也为中区团队增加了更多曝光度,借此加强与中区各俱乐部官员团队了解、链接与互动。

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三是培训方式以“上手”为手段,让参与者更快实现知识技能转化。很多时候,我们错误地理解了学习的内涵,想当然地错把信息当作了知识,错把收藏当作了学习,错把阅读当作了思考,错把存储当作了掌握。知识,如果没有经过提炼总结、应用学习、深入思考、实践反馈,就不会变成我们自身能力。让大家充分上手体验,才能帮助大家,更好地将理论知识与时间能力,产生真正链接。秉持这一思路,在整场培训环节,总导演明确要求各个分享者,要突出互动和交流的比例,每个环节至少要有3次以上提问或者互动机会,要均出更多时间,让当场俱乐部官员可以上手去设计DCP,上手去实践MOT,上手去讨论头马边界,上手去拟制俱乐部任期计划,上手去与其他俱乐部官员提问、交流、反馈。如果没有上手的机会,那还不如直接将有关材料、视频分发给在家学习的俱乐部官员即可。

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四是组织筹备以“授权”为方法,充分挖潜俱乐部积极性和创造性。以B2小区长Eric为总导演,将COT活动分为培训组、筹备组等若干小组,其中筹备组遴选优秀头马小伙伴王玲为PM,试点依托其所在俱乐部驿站AACTP俱乐部为主体组织实施,实现了首次以单一俱乐部为主力,牵头组织COT的先例,其中除PM王玲外,驿站俱乐部志愿者人数约占志愿者团队人数一半,且物料采购、复盘组织、场地提供等重要环节均由驿站俱乐部小伙伴担任。COT活动是中区层面活动,更是各个俱乐部活动。通过调动俱乐部积极性,有利于减轻中区成员事务性的工作,可以将精力聚焦在一些更为宏观的组织、协调和思考筹划方面,而以特定俱乐部为主体招募志愿者,也有利于减轻PM志愿者选拔、调度的难度,同时可以密集高效锻炼俱乐部团队,打造中区俱乐部层面的“头羊”效应,对其他俱乐部也是良好的借鉴。

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五是具体实施以“双语”为要求,平衡兼顾不同语种听众接受能力。B中区俱乐部多元化突出,包含纯中文、纯英文、双语等各类俱乐部,有几家俱乐部到场官员是纯老外,有几家纯中文俱乐部到场官员无法完全理解英文所有内容。在具体实施过程当中,采用一中一英双主持人,但彼此不仅仅是对搭档的简单翻译,因为无论中文还是英文,大家多少有点基础,可以听懂个大概。所以主持人相互协作,尽量从不同角度,来阐述核心的意思。准备的PPT、参考材料、agenda等,也均是双语,分享嘉宾讲到核心内容部分,均注意用双语进行解释强调和交流互动,取得良好到效果。


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二、复盘模型与方法——目标回顾、得失分析、规律总结

在COT活动前,总导演Eric同PM王玲、驿站俱乐部会员白小波、秦海铭2位复盘官,组成了复盘团队进行前期筹划——建立复盘模型,准备复盘表格,设计讨论流程。COT活动结束后,中区团队第一时间在会场立即组织了复盘会议,总时长共计3个小时。除中区团队10人外,还邀请作为观察员观摩了整场活动的原C中区长Elaine,以及参会官员彭东生(驿站)、Sophie(北京No.1)2位俱乐部(前)主席,一同参加复盘,力求获得有别于组织者的不同视角、感受和反馈。复盘官秦凯铭为计时员、白小波为会议记录,严格进行时间把控,录音记录整场复盘讨论。参与复盘人数共计15人。主要做法是:

一是建立复盘模型。结合“联想复盘四步法”,创新建立此次COT复盘的“321”模型,即“三个指标、两个纬度、一个标准”“三个指标”指,从“目标回顾和达成情况”、“经验及亮点”、“待提升点及改进建议”三个指标来进行复盘。“二个纬度”指,复盘的聚焦对象为“项目复盘”(可以是COT项目整体,也可以是特定的子项目)和“角色复盘”(可以是自己承担的角色,也可以是他人承担的角色)两个纬度。“一个标准”指,在复盘过程当中,不分具体职位、头马资历等种种因素,均需严格遵守复盘流程要求,一律平等开展相互复盘,即使是中区长、总导演和PM,也无任何特权。模型范式如下图。


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白小波、秦海铭设计制作
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复盘记录原始表(PM 王玲)

二是实施复盘的方法。对照复盘模型,在复盘官秦海铭的引导下,依次按流程、按时限进行发言。发言期间不允许打断、不允许质疑。发言完毕后,其他人可就发言者内容,进行进一步提问、点评和反馈。当进行角色部分复盘,特别是评价反馈他人情况时候,应目视作为第三方的复盘官,而非目视被评价者,力求营造一个客观、轻松、开放的讨论空间。观察员Elaine作为outsider最后发言,对“复盘”进行复盘,提供客观、专业的建议反馈。


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白小波、秦海铭设计制作

三是复盘内容成果转化。由复盘官白小波梳理汇总所有人发言要点及复盘原始表格(如上2图),在此基础上,由总导演Eric提炼核心观点、总结规律特点、形成可视化报告以沉淀经验做法。

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三、复盘结果

此次复盘结果丰富且深入,远超出预期成效,其中既有整场活动的宏观反思、也有具体环节的细致观察,既有培训质量技巧的反馈点评,也有组建运营团队的感受建议,既有彼此协作支持的相互致谢,也有不够共情理解的情绪暗流。收获宝藏太多,在此挂一漏万,择6个共性的要点和金句,简单梳理如下。

一是Leader要善于在团队内部进行目标对齐,将项目宏观目标清晰地、高频地、系统地传递内化到每一个子项目、每一个角色当中去,最终让14个大脑变成1个最强大脑。

二是确定目标,要回归头马的使命;围绕TI总部、大区、俱乐部到的宏观头马使命,来细化确定具体项目目标。

三是“问问你的心”,Integrity,Service,Respect ,excellence4个核心价值观,到底有没有融入如与场地方洽谈、照顾到每一个俱乐部每一个普通会员、感谢志愿者等等每一个具体实践?

四是复盘,特别是面对面、小范围、略带“吐槽式”的深度复盘,是发现问题、提升自我的高效渠道。没有经过“碰撞”的关系,算不上是成熟的伙伴关系。

五是服务型领导力,不光是鼓励和点赞,还需要解决冲突和暗流。

六是大型活动要加强对末位官员关注度,提升SAA、Secretary、Treasurer等官员参会体验,提高他们履职积极性和成就感。


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白小波制作

复盘项目团队成员:

B2小区长 Eric Luo (ICE TMC)

COT PM 王    玲(驿站VPE)

复盘官 白小波(驿站 SAA)

复盘官 秦海铭(驿站 秘书长)

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复盘会议现场

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