前面几篇,着重介绍了项目追踪阶段项目经理需要追踪的哪些方面。也介绍了一些图表帮助项目经理追踪项目,随着项目的进行,衡量项目是否健康,有序。
而所有这一切,目的只有一个,每隔一段时间检查下项目是否按照计划进行,早发现问题,早解决问题。
所以,今天的主题是如何发现项目的问题。这个话题之前有一篇也做过讨论,作为这个系列的一个主题,特别引用了当初的方法,可以借鉴一下。
项目的根本问题需要通过多维度的寻找原因,在这里推荐使用鱼骨图。
鱼骨图又名特性因素图是由日本管理大师石川馨先生所发展出来的,故又名石川图。鱼骨图是一种发现问题“根本原因”的方法,它也可以称之为“因果图”。
鱼骨图原本用于质量管理。
大致的作图流程如下:
(1)查找要解决的问题;
(2)把问题写在鱼骨的头上;
(3)召集同事共同讨论问题出现的可能原因,尽可能多地找出问题;
(4)把相同的问题分组,在鱼骨上标出;
(5)根据不同问题征求大家的意见,总结出正确的原因;
接下来举个例子:
小伟最近手上有个项目,实际进度比计划落后了3人天,而上周还是领先计划的。于是小伟开始找原因。
根据每周实际工时数,发现团队中的资深成员小王,请了三天病假。造成小王手上的任务没有按照计划完成。
似乎这就是造成项目落后的原因了—— 团队主要成员请了病假造成本周进度延迟。请等一下,真的就那么简单吗?
果然,继续深挖,小伟发现,这个团队每周的工时数大大超过了正常40小时的工作量,达到了80小时,不止小王,团队中多名成员都有累趴的迹象。
似乎这是造成项目落后的原因了——项目计划过于紧凑,造成团队赶工才能完成。真的是这样吗?
继续深挖,小伟查询了本周任务列表以及对应每个人计划工时和实际工时后,又有了新的发现,本周一客户更改了需求,新增了一些计划外的任务。但是并没有通过正式途径反映更改的需求,而是私下里和相关人员支会。
于是项目进度落后的原因变成了需求变更管理没做好,增加了需求但是交付时间并没有做更改。导致项目成员通过加班来补足需要的功能。
再看看新增任务的计划工时和实际工时,相差将近一倍,这又是为什么呢?
原来新增的任务需要用的新的技术技能,而团队对于新的技术技能了解甚少,于是所花的时间远远大于估计的时间。
而对于原先的任务,小伟发现在返工工时上占据了相当大的数量。仔细查看,发现团队中新员工能力不足,需要大量的时间返工。
把以上过程反应到预估图上,如下图:
于是项目进度落后的原因从原本的团队成员请病假变成了以下三条:
1. 需求变更管理缺失,新增需求没有有序的管理起来。
2. 团队新技术能力不足。
3. 新员工基本技能不足。
以上便是通过鱼骨图,寻找问题的根本原因。总结下要领,多问问什么,别被表面现象所迷惑。通过鱼骨图的分析,也是对于问题的梳理。把问题都梳理顺了,自然而言的,根本原因就在眼前了。