忙忙碌碌却没成果,试试FAST法,让工作提效变轻松!

2018年我开始阅读+写作,期间写过情感、阅读、写作方法、思维方法等类型的文字,在摸索的过程中,我逐渐找到了自己的写作方向,也真正了解了自己的兴趣所在。

推翻之前写过的文章。择一路,忠一事,重新扬帆起航,开始专注学习时间管理领域的知识,用输出倒逼输入,搭建属于自己的时间管理知识架构。

初入工作岗位或者新任管理岗位的人,一定经历过每天忙得焦头烂额的状态。

每天进入办公室后,紧接着各种繁杂的事情就会扑面而来,我们的精力和时间被逐渐榨干,感觉自己就像陀螺一样,被动的接受鞭打,不停旋转。

可怕的是,结束了一天的忙碌,当我们复盘后,却发现主管交代的事情还没有完成,一些例行的工作被推到了明天才能完成。

感觉自己做了很多工作,没有一丝懈怠,却没有见到实质性的工作成果,于是越想越焦虑。

有经验的小伙伴会列出次日的待办事项,但到了第二天,工作节奏与自己的规划相差甚远。

最常见的情况主要有下面两种:

1、一些简单例行工作完成了,重要且复杂的事项没有完成。

2、贪多求全,高估了自己的精力值,导致最后许多待办事项没有完成。

出现上述的两种情况主要原因是没有掌握FAST原则,处理待办事项。

F:“Frog,”青蛙,意思是要事第一,先做最重要的事情。
A:“Action List”,每天列出行动清单。
S:“Slice”,将最大最丑的青蛙切碎再吃。
T:“Time”,训练时间感知能力。

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F:青蛙

《吃掉那只青蛙》作者介绍了吃青蛙的第一个原则是:如果你必须吃掉两只青蛙,那么要先吃掉那只长最丑的。

我们怎么才能知道哪只青蛙最丑呢?高效能人士的7个习惯,介绍了“要事第一”的原则,也就是先做最重要的事情。

无论是自我管理还是工作生活,我们每天都有很多事情要做,总感觉到时间不够用,期望每天能再多出两个小时。

但是,时间有限,事情无限,即便每天压缩自己的睡眠时间,面对巨多的事项,那点多余的时间仅是杯水车薪。

所以我们不能求全求量,应该抓大放小,求重弃轻,在有限的时间上先做要紧的事情,再做其他不太重要的事情。

记得我们公司的总经理曾经在会议上说过一句话:"如果大家每天能完成一件事情,那么一个月就能完成30件事,但是很多人却每天忙毫无头绪,一个月甚至连一件事情都没有做出成果。

总经理这句话是提醒我们要提高工作效率,但是他没有把做事的要点说清,不得要领的人会认为每天完成本职工作的一件事情,就算是高效率。

事情并非那么简单。每天能完成一件事,某种程度上可以称之为高效率。但,关键是完成的这件事情必须和你的目标,愿景,价值观相符,必须是靶向工作目标的一个步骤、一个任务。

如果你是高层管理者,制定战略目标就是要事;如果你是一般管理者,那么达针对战略目标所开展的工作任务就是要事;如果你是自媒体从业者,那么每天写文章、拍视频就是首先要完成的事情。

“要事第一”可以理解为帕累托80/20高效法则的延伸应用,集中精力完成20%的重要事情,就能获得80%的成果。

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A:行动清单

人类大脑善于思维,并不善于记忆。

行动清单的好处就是把事情一一罗列下载下来,再放入事务管理收集系统,这样可以避免遗漏重要的信息,又能解放大脑,专注于做事当中。

“去某某公司见客户”,“完成当月的销售总结”,“和技术部沟通客户的需求”等等,我们把事情一件一件的列成清单,能想到的都可以列出来。

可能有读者会疑问:“我每天列出了几十件事情,能完成吗"?

这里必须划重点,列出清单后并不表示就可以按照清单顺序开始行动。

能够保证完成当天的任务的方式是,在每日清单上列出13个“青蛙”,然后再列出57个“小蝌蚪”,这些“小蝌蚪”是属于小任务,是并不需要耗费太多时间的事情。

所以,制定行动清单不能贪多,贪多就会导致大量事情滞后,看到自己依然无法兑现承诺,就会陷入自我否定的消极情绪。

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S:把青蛙切碎

现实中,我们会因为这样或那样的事影响吃青蛙的效率,所以我们要掌握吃青蛙的方法。

1,有些青蛙太大,一天没法吃掉。

属于青蛙类型的事项大部分属于复杂且工作量较大的事情,如果每天集中精力突击要紧的事情,势必会耽误一些同样必须要完成事项的进度。

所以,我们可以把青蛙切开,每天吃掉一些,这样既能保证重要事情的进度,又可以完成一定数量的小任务。

2,可以先吃小蝌蚪,给吃大青蛙留出充裕的时间块。

一些5-10分钟就能完成的事情,可以先处理掉;留出整块的时间后再解决重要的事情,这样既减少了事情的干扰,又容易进入“心流”状态,提高效率。

“心流”出现时,一个人可以投入全部的注意力,以求达成目标,没有乱序的现象要整顿,自我也没有受到任何威胁,因此不需要分心防卫。

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T:训练时间感知力

如果每天面对10件事情,仍然会有很大的压力,没有时间的感知力,往往就会陷入琐事而耗费精力。

“时间感知力”也就是对时间的估算能力,有些人对每件事情所需要的时间能够准确的预估。

我曾经看过一个大佬的日程表,竟然把每个时间段要完成的事项精确到分钟,而且他执行力极强,对时间拥有超强的掌控力。

对于普通人来说,显然很难做到,但这项能力也是可以通过刻意训练能够达到的能力。

我经历过一个领导,每次开会前都会告知大家,本次会议需要多长时间。令人惊奇的是,每次他都能在承诺的时间内结束会议。

后来,有人问他是怎么练出这种能力的,他说:“他每做一件事情前都会提前预估需要花费的时间,然后用计时器记录结果,对于超出时间的情况进行反思,久而久之便形成时间的掌控能力。

市面上也有很多训练时间感知力的工具,例如:爱今天APP、番茄钟等等。

运用时间管理工具为自己的时间使用方式留下记录,就可以反思自己在哪些时间段、哪些事情上浪费了时间,通过不断的总结和改善,就能逐渐形成时间感知力,提高时间掌控能力。

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