工作计划完美,其他部门却不配合,职场沟通,我们都犯了哪些错?



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 镜子物语:不要谈什么义务责任,你只要打动了别人,他们自然会来帮你的。


两年前,我应聘到一家做房地产交易展会的公司做新媒体运营工作。有一次,公司筹备一场大型展会,要求我们部门策划制作一本在会场免费赠阅的会刊。会刊制作期间,我遇到了职场中一个常见的难题:其他部门的人不配合。

会刊的功能定位是一本购房指南,所以我需要拿到各大楼盘的详细介绍以及销售数据。这些资料由市场部的几位专员负责提供,但我发现其中有一些数据并没有及时更新。我给几名专员逐一打电话,请他们帮忙更新资料,并告诉他们要在周三前发给我,因为会刊的出版时间很紧张。

结果,虽然几个人口头上答应得好好的,到了周三,我却一份材料都没收到。打电话过去问,得到的说辞都差不多:业务太忙,把这事儿给忘了。我心里直冒火,又不好发作,只得一遍遍地催促,总算赶在展会开幕前,把会刊印出来了。捧着这些会刊,我心里唯一的感慨就是:这沟通成本也太高了。

在职场中,不管是普通员工还是管理者,想做成一件事儿,都得需要其他人的支持和配合。可是别人不配合怎么办?我以前只会归咎于他人,现在才知道,以沟通高手的眼光来看,我犯了很多错。怎样有效“说服”别人帮你做事,这里面其实是大有学问的。

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不要摆事实讲道理,要唤醒情绪

想要说服别人,我们习惯性的做法就是:摆事实、讲道理。而这实际上是最低效的。

比如,你制定了某项工作计划,并认为,只要用逻辑和数据解释清楚这个计划的重要性或好处,对方就会同意并支持你。于是,你在电话里或邮件中陈述这个目标,或用PPT努力说服他们,但对方却未必会做出积极的反应。比如我告诉市场部专员,我们的会刊很重要,在历届展会上很受欢迎,做了多少份,赠出多少份等等,但对方可能会想,这些跟我有什么关系?

美国一项针对5000名职场精英的调研显示,那些“有说服力的强者”并非通过诉诸人的理性思维赢得支持,他们最擅长的是:激发他人的情绪。正像著名女作家马娅·安杰卢所说:“人们会忘记你所说的,人们会忘记你所做的,但是人们绝对不会忘记对你的感觉。

激发他人的情绪,并不是说你要多么有人格魅力。最好的方式是:唤醒他们消极和积极的两种情绪——让他们既为现状担忧,又对未来激情满怀。

比如有这样一个案例。在1999年美国互联网创业高潮期,陶氏化学公司的一位销售经理伊恩建议公司建设专门网站,以更低的价格销售公司的树脂产品,这一建议却被固守传统商业模式的管理层一致否定。伊恩绞尽脑汁,想出了一个大胆的方法。他起草了一份假电子邮件,旨在警告公司管理层,一场树脂产品的销售竞争正在来临。

随着谣言的传播,该公司的两家竞争对手联合一家互联网公司,创建了一个树脂产品销售网站。陶氏管理层看到这条消息后,感到自身受到了威胁,于是同意了伊恩的计划。

但随后不久,公司发生了重组“地震”,新任董事长再次把伊恩的计划挂了起来。伊恩以不轻言放弃的态度,在一次会议上,以最能打动人的言辞介绍了方案的优点,最终使董事长点了头。“关键是伊恩的积极性打动了我,我赌上了企业家的荣誉。”后来,网站按时建成,并成为了陶氏化学公司最成功的电商业务。伊恩也成为该公司全球200名高管之一。

沃顿商学院教授乔纳·伯杰在著作《疯传》中,提供了一份关于“高唤醒”情感的研究报告。报告指出,兴奋、快乐、焦虑、愤怒等情感都是“高唤醒”情感,其特点是使人们心跳加快、血压升高,生理和心理处于随时待命的状态。所以,想要得到人们的支持,你要学会激发周围人的高唤醒情感——让他们居安思危、充满渴望,积极地配合你来实现目标。

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不要枯燥说教,要直观展示


唤醒情绪,是说服他人支持你的好方法。但你可能会觉得,自己的语言不够丰富,不足以对别人产生很大的影响力。没关系,你还可以用到另一个强大武器——直观展示。

美国著名连锁超市塔吉特,曾在一段较短的时间内,销量从30亿美元上涨到630亿美元,成为全球第二大超市。而这一切发生在新经理沃特斯上任之后。沃特斯曾经在奢侈品公司工作过,他一上任就发现超市的服装颜色都很暗淡,不是灰色就是黑色,让人完全没有购买欲。沃特斯就这个问题提了很多次,但完全没有人理会。

有一天,他买来一大包巧克力糖豆,各种颜色都有:红的、黄的、蓝的、绿的……拎进办公室,当着所有人的面,将这包糖豆倒在桌上。五颜六色的糖豆像彩虹一样,从天而降,噼里啪啦滚到桌子上、地上,所有人都傻了:“这人疯了吧!”可是所有人都目不转睛地盯着糖豆。

沃特斯马上说:“瞧,你们对颜色多么敏感,大家都会忍不住想看它,为什么不让我们的超市多一点色彩呢?”结果整个公司的采购风气开始转变。

我们还可以用直观展示,来激发他人的工作使命感,从而积极配合我们实现目标。

比如,我曾在一家民营医院工作做过品牌工作。医院季度会议上,各部门负责人轮流汇报,用PPT播放各种报表、统计数据,我坐在后排座位上,发现周围的人要么在低头玩手机,要么昏昏欲睡。

直到品牌部汇报时,情况才发生了变化。品牌部用丰富多彩的视频和图片,展示了在医院的积极救治下,患者们的康复故事。当屏幕上播放着医生们紧张忙碌的身影,患者们康复后的笑脸,以及感谢的话语时,我发现大家都坐直了身体,完全被这些故事迷住了。就连我自己,心中也升起了一种自豪感和想要努力工作的使命感。

一个公司、一项工作的存在,都自有其价值,只不过因为分工细化,在各个小链条上工作的人不容易看见这些价值。所以我们要多多尝试用直观展式的方法,展示价值,唤醒他人的使命感,其产生的力量是巨大的。

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不要只求他人理解,要“认知共情”


当我们在职场中遭遇其他部门同事不配合的情况时,心中难免会愤愤不平,认为别人不理解自己的工作。我们总认为对方“不明白”,试图用更多事实和论据去强行说服他们,但这对解决问题没什么帮助,甚至会起到反作用。正确的做法是:站在对方的角度看问题,弄清楚别人为什么不支持你,然后想办法消除这些因素的影响。

为什么你的同事会反对你?也许他们有其他工作安排,确实很忙;也许同事希望得到某个市场资源,但你的计划会妨碍到他;你的同事们对某件事会有自己的偏好,而你的计划不在这个范围内;或者,某个部门的同事可能对你的部门有敌意,尽管他们对你个人并没有什么意见。还有可能,人们会觉得变化对他们是一种威胁,或者觉得你的建议风险太高。

如果你愿意花时间以他们的角度看待问题,你会发现,人家持反对意见也有其道理。当你明白了他们的顾虑是什么,你就能采取相应的行动克服这个障碍。有很多问题的解决方案并不只是二选一,“要么这么做,要么不做”,你可以寻找一个中间立场,做出一些让步,就能让对方改变态度。

心理学家把这种方法称为“认知共情”,我们可以把它解释为理解对方的观点或心理状态的能力。斯坦福商学院教授杰弗里·普费弗在其著作《权力》中也提出,“把自己放在别人的位置去考虑问题,是在日常工作中提高自己的最好方法之一。

在认识共情的基础上,你还可以更进一步,试着把反对者变成同一战壕里的战友。比如前面说的陶氏化学公司的伊恩,虽然他成功说服了管理层,但在推进网站建设过程中,又遭到了IT部门同事的反对。他们不愿意让一个小销售经理创建自己的网络系统。“我们最大的担心是系统的碎片化和不兼容。”一位IT经理如是说。

为了说服IT部,伊恩使自己成为一个公司网站的模范用户。他致力于满足IT部门的要求,包括每一次的标准化操作和按照日期表推进工作。在接到了第一个网络订单后,他立刻拿起电话祝贺IT部的同事们:“你们取得的成功就像我自己的成功一样!”

这个方法非常奏效。因为这个电话,让IT部的人感觉到,他们也是这个项目的共有人。他们越是这么想,得到他们的支持就变得越容易。

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这3个小技巧,也能提高你的“说服力”

除了上面的3个方法,还有一些小技巧可以帮助你,让那些不配合你的同事行动起来。

一是把大目标改成小目标。有时别人不支持你,可能是觉得你给的目标太高,操作起来有困难。那么你可以把目标拆解一下,变成具体的小目标,让事情看起来更容易。

比如我做会刊这件事,当我只是告诉市场部人员,要在周三之前把所有资料更新完毕发给我时,我什么资料都没有收到。后来我着急了,就自己做任务拆解,单拿出一个楼盘,找到负责人,指明“我需要这个楼盘最新的销售价格、在售楼层和户型,你现在能提供给我吗?”结果不到半小时,对方就把数据发给我了。

二是让对方主动承诺。在繁忙的职场,有时候我们容易把谈话或交流缩短,没有获得口头承诺就结束沟通,其实是浪费了机会。心理学研究指出,绝大多数人都有跟自己许下的承诺保持一致的强烈愿望,如果这个承诺是主动、公开做出的,就更是如此。

如果在团队会议结束时,经理让每个人把要做的工作复述一遍,那么切实的执行就更有望实现。当我们努力去说服别人采取行动时,单是让人说一句“好的”往往还不足以把事情做成。说服科学给出了一个非常简单却经常被忽视的方法:让他们做一个具体的计划,说说打算在何时、何地、准备如何执行这件事。一个小小的额外动作,就可以产生显著的效果。

三是利用从众心理。心理学上有一个重要理论是“社会认同”,就是说当一个人不确定要采取什么行动时,会倾向于跟其他人保持一致。这个理论在职场中同样适用。

比如,你作为某部门负责人,需要在公司里推行一项节约用纸计划,但效果不佳。那么你可以先动员本部门的员工行动起来,将打印材料由单面打印改为双面打印。在公共打印机前,在各种办公场合或是工作例会上,当其他部门的人看到这些双面打印材料,就会慢慢效仿起来。看别人是怎么做的,这往往比规章制度的效果好得多。

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“职场说服力”是一门艺术,有说服力的强者不会仅仅依靠争论来阐述他们的想法,而是通过多种有智慧的策略来赢得人们的支持。当你在职场中遇到类似问题,试试上面的“3要3不要”,加上一些小技巧,也许就会有意想不到的收效。


七棱镜,文学硕士,资深媒体人,多年500强品牌宣传。崇尚深度思考、自我管理的文字控,每年读书100本的终身学习者。专注提供自我管理/职场领域的有用干货文,帮你越变越好,收获幸福,实现人生弯道超车。微信公众号|七棱镜,头条号|七棱镜2010

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