要事优先，让20%的事情发挥80%的效能2020-03-19

2020年3月19日星期四

【R阅读原文】

《吃掉那只青蛙》第17页至23页。

内容要点：

80/20法则

它也被称为“帕累托法则”。它认为所有的经济活动都遵循这一法则。例如，在一个人的活动中，20%的重要活动贡献80%的成果，等等。

实际情况

在人们列出的任务中，20%的任务产生的价值是其余任务的5倍，甚至10倍。而一般人最容易拖延的就是那20%的任务，他们终日忙忙碌碌于那些低价值的任务。

法则的应用

抵制诱惑，不被小事所引诱。一开始就处理重要任务中最难的部分。

自我激励

在脑海中设想开始完成重要任务以及完成了重要任务的场景，战胜拖延。

具体做法

制定一份计划，列出今天所有关键的目标、活动、项目、生活中的责任，找到最重要的20%的任务。

【I重述信息】

在张萌的《人生效率手册》中对“要事优先”的时间管理法则没有重点论述。其实，这一点在个人管理体系中有着重要的作用。

要事优先的底层逻辑来源于意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托在1895年提出的理论。他发现，在社会中，处于社会上层的20%的优秀分子拥有80%的社会财富和社会影响力。而这一20/80法则同样适用于其他的领域。

在个人管理方面，同样存在符合20/80法则的情况。在我们需要完成的任务清单中，20%任务的价值远远高于其他任务。这些任务就是我们要优先处理的任务。但在实际工作中，很多人往往会被那些容易完成但低价值的事务诱惑，整天忙得团团转，但实际效果并不理想。

因此，我们在安排自己的工作事务时，一定要先把那高价值的20%的事务判断出来，然后优先处理这些事务。

那么如何判断哪些是20%的高价值的事务呢？《高效能人士的七个习惯》这本书中提到了重要紧急的四个象限。那么那20%的任务应该属于重要紧急和重要不紧急两个象限中。因此，我们每天列出自己的任务清单之后，就可以按照这个标准把任务进行排序，重要紧急的排在前面，重要不紧急的次之。然后按顺序完成各项任务。

当我们想拖延的时候，不妨想象一下自己是如何开始完成重要任务的第一步的，另外，想象自己完成重要任务之后那种无比畅快欢欣的场景会更能激励自己马上行动。

【A1描述经验】

2016年7月，我到初中任教，由于只需要教1个班，不满工作量，于是还被安排负责学校官方的微信文案编辑工作。来到一个新的工作环境，面对的是从来没有教过的初中学生，我要重新开始备课。研究教材教法、备课上课、改作业抓学生……尽管我只教1个班，但仍然忙得团团转。而学校为了加大宣传力度，要求每周出3到4条微信。于是，我在微信文案编辑方面也要花费很多的时间进去。那时候，我经常在白天上班时忙教学，下班后才能做微信。于是，晚上加班成了家常便饭。开始我做得还比较有激情，但第一年的下半年开始，我就越来越感觉到身心疲惫，晚上经常加班更使我脾气暴躁。我觉得自己的白头发都由于这个原因多了很多。

第二年的下学期，一位要好的同事把《吃掉那只青蛙》这本书借给我看。她也给我看了她是如何给自己每天的工作列清单。我在阅读的过程中，发现了书中的一句话：“要抵制先易后难的诱惑”。“先易后难”这个词一下子抓住了我。我突然醒悟，为什么我总要在晚上加班干活，就是因为我以前做事的顺序都是“先易后难”，总想着先把那些难度小的杂事完成之后再去做难度大的事情。结果往往把那些杂事做完后，剩下的时间已经不够做难度大的事情了，那么就只好晚上加班了。按照书中的20/80法则去分析的话，就是我把自己工作的80%时间都用于做那些价值只占20%的事情，所以忙忙碌碌之后的结果是低成效。

这本书反反复复强调要先吃掉那只最大最丑陋的青蛙，意思就是要先完成最重要最难的事情，而这往往就是属于那些能够带来80%价值的20%的事情。我把道理想通了之后，也使用了列清单的方式安排自己的每日工作。每天早上一回到办公室，第一件事情就是把当天要做的事情列出来，然后按照重要到不重要的顺序编序号。开始工作后，按照顺序完成各项工作。

开始使用这样的办法之后，神奇的事情发生了——我基本不用在晚上加班了！到了晚上，我可以比较悠闲地处理自己的生活事务，或者是读读书，心情也好了很多。儿子了解了我的做法之后，问我：“如果无法完成所有的任务怎么办？”我想了1秒钟，很高兴地说：“没关系呀，因为没有完成的任务都是些不重要不紧急的，没有完成也不会造成太大的影响。”那时，我的感觉实在是太好了，我似乎感觉到自己对时间的管理游刃有余了。而这只是稍稍改变了自己的工作方式：列清单，按重要程度排序，然后一件一件事情去做，如此而已。

【A2目标与计划】

  目标：在使用效率手册时，利用20/80法则，安排每天的工作任务并按重要紧急程度排序，并形成习惯。

计划：①每天早上列出当天的工作任务清单，按照重要紧急的程度排列顺序，然后按照先后顺序去完成各项工作。②使用番茄钟管理工作时间，保持专注高效的工作状态；③每天晚上复盘当天的任务完成情况，记得按照20/80法则去分析自己的任务安排是否合理。