经验分享 | 最佳文档协作软件推荐

早在 2012 年，麦肯锡研究报告称，员工通常花费 1.8 小时搜索和收集信息。

但那是很久以前的事了。今天，我们拥有云存储系统，允许我们在线共享文档并在任何设备上查看它们。所以，应该很容易找到我们需要的信息并一起工作，对吧？ 但很不幸的是，这还是很难做到。

文档协作不仅仅是在线共享文件

让我们想象一个典型的团队协作场景。你和两个同事正在准备每月的内容营销报告，这意味着你需要使用许多工具和电子表格才能提取有关本月制作的内容，查看次数和下载次数，转换率等数据。

你不能只从空白文档开始并创建报告，而需要从大量其他文档和平台访问数据，并且当你需要在此过程中与他人协作时，情况会变得更加复杂。

为了能够与你的团队有效合作，你需要首先将所有文件（即你的知识）放到一个位置，这也就是知识管理的过程的一部分。

所以文档协作与知识管理密切相关。

为什么要使用文档协作工具？

在我们了解软件之前，让我们谈谈为什么我们需要文档协作工具。

1. 实时协作：如果多个团队成员经常处理同一个可交付成果，文档协作工具将为您省去很多麻烦。
2. 版本控制：这些工具的真正优点在于你拥有高级的“撤消”功能，大多数工具允许查看文档的先前版本并在需要时恢复它们。
3. 管理审核流程的能力：通过电子邮件共享反馈可能无效，因为一般收件箱中有很多噪音。文档协作工具可让你和你的同事专注于手头的任务，消除所有其他干扰。
4. 提高安全性：电子邮件可能被转发或意外发送给错误的人。文档协作工具使你能够控制谁可以访问你的文件。
5. 使用情况跟踪和报告：这在许多情况下都很有用。想象一下，你正在培训一位新员工，并且你想知道他们是否看到了你的入职说明，或者你想知道你的老板是否看到了你上周发送给她的报告。
6. 集中式知识库：一些文档协作工具包括将文件组织到可搜索库中的选项，这使得管理团队的集体知识变得更加容易。

事不宜迟，那么接下来就让我们一起来看看最好的文档协作工具。

最佳文档协作软件

Baklib

最适合：在线制作知识库、产品手册、帮助中心、API文档、产品介绍、在线手册等，内部知识协同和外部宣传。
Baklib不仅仅是一个文档协作工具，它还是一个成熟的知识库，使您能够与您的团队或客户快速捕获、存储和共享信息。
在文档协作方面，Baklib提供了一个简洁明了的界面，让你可以快速创建文档并共同编辑它们，同时跟踪以前的版本。多个访问级别让你可以完全控制谁可以看到你的内容——你可以在线发布、在内部共享、生成通用的可共享 URL 或邀请特定的人。

优势：

• 内部编辑采用富文本编辑器和Markdown编辑器，操作类似word，轻松上手写作，多端适配，手机电脑都可以使用；
• 多级栏目设置，内容分类管理，知识结构化，展示清晰有条理；
• 知识库展示界面简约美观，官方提供20+主题免费使用，根据需要进行一键切换；
• 查找内容方便，输入关键词即可找到相关内容，大大减少查找资料耗费的时间，提高工作效率；
• 内容分享迅速便捷，适用于多个平台，点击链接即可查看；
• 资料备份和下载，内容即写即存，支持多种格式的数据导出和备份团队协同功能，实现多人协同办公，增加办公效率，丰富完善知识库内容。

谷歌文档

最适合：需要具有强大格式化功能的基于云的文字处理器的团队。
作为 Google Drive 套件的一部分，Google Docs 类似于桌面文字处理器。但是，不要指望此工具会取代 Microsoft Word 和 OpenOffice Writer 等软件。
你可以以 DOCX 等流行格式导入和导出现有文档，也可以在 Google Docs 中创建新文档。该平台有一组相当令人印象深刻的编辑和格式化选项，共享文档非常容易——你可以通过电子邮件或可共享链接邀请协作者。

优势：

• 以多种格式上传和导出文件，例如 DOCX、PDF 甚至 EPUB
• 一旦您进行更改，文档就会自动保存
• 版本会自动为您创建
• 共享文档很容易，但您也可以将它们保密
• 丰富的格式化选项

Zoho Workdrive

最适合：对大量文件进行安全的跨团队协作。
Zoho Workdrive 是一个在线平台，用于在团队成员之间共享和共同编辑文件。由于其团队文件夹功能，你可以使用 Zoho 的 Office 套件编辑器组织大量文件并与你的团队协作。

Zoho 的超能力在于其全方位的安全性。借助角色管理、管理员控制和工作区管理等功能，你可以对每个文件进行精细的访问控制。与许多类似的解决方案不同，Zoho Workdrive 为你的文件提供端到端加密。

优势：

• 文档可以轻松组织在文件夹和工作区中
• 传输中的文件使用完美前向保密进行加密
• 静态文件受 256 位加密算法保护
• 详细的权限管理允许您准确决定谁应该有权访问数据
• 创建自动过期的链接

Paperflite

最适合：想要跟踪其资产绩效的销售和营销团队。
花几个小时创建引人注目的销售资料、制作有说服力的电子邮件、点击发送……然后用手指交叉。在 Paperflite 这样的工具出现之前，营销人员和销售代表就是这样工作的。
Paperflite 是一个文档管理和协作平台，可帮助销售和营销团队组织、分发和共享他们的内容。该工具将你的所有内容存储在一个集中的、可搜索的中心，该中心始终是最新的。你可以跟踪关键指标，例如观看次数、下载次数、分享次数，甚至平均观看时间。

优势：

• 与其他数据分析工具集成
• 分析非常详细，你甚至可以看到你的潜在客户或客户参与最多的文档部分
• 为每位客户创建个性化登陆页面
• 需要电子邮件才能下载你的内容
• 使用标签和分类组织你的资产

使用 Baklib 将你的文档转化为公司知识

你的文件是贵公司知识的一部分，Baklib 让你可以将这些知识组织到一个单一的、可搜索的在线门户中。你可以按类别或标签浏览，而不是尝试破译十几个文件夹的名称，无需费力猜测确切的文件名并在搜索框中键入它，你可以使用我们的类似 Google 的搜索，它会立即跳转到最相关的结果。

如果你想将你的文档变成知识并让协作变得容易，或许你可以尝试使用一下。