使用4D工作法规划每日工作

概念

什么是4D工作法

对于我来说,4D工作法这个概念来源于《小强升职记》、《只管去做》的作者邹小强老师.分别是Delay it, Do it now, Don’t do it, Delegate it.

使用4D工作法规划每日工作_第1张图片

Do it now: 就是需要立马去做的, 这在公司中对应着生产事故, 老板开会, 访客到访, 或者是那种两分钟内就能做完的事情, 那就直接归到这类, 完成再说.

Delay it: 指那种需要比较长时间的, 比较重要, 但是不是特别紧急, 可以安排时间做的事.

Delegate it: 指那种可以尽量授权别人做的事, 尤其是作为管理者, 尽量把自己已经会的东西, 教授给同事去做. 但是需要注意的事, 安排别人做的事情, 需要自己定一个提醒, 到期了去询问进度和成果.

Don’t do it: 一些无意义的会议, 无效的社交, 就不要去做了. 我觉得这类事情还真的需要好好思考, 不要什么事都想去做, 把自己的时间浪费掉.

什么是工作四项限

这是在学习到4D工作法之前就看到过的概念

使用4D工作法规划每日工作_第2张图片

工作四象限这个概念的问题是,没有明确的action,我觉得不如4D工作法, 直接包含4个action, 通俗易懂.

实践

心理建设和仪式感

不管多忙, 需要养成每日规划计划的习惯, 否则不管是生活还是工作, 都像是随波逐流的浮萍, 飘到哪算哪.

从心理学的角度讲, 就像条件反射一样, 需要一些”触发器”提醒你的身体, 该开始做什么了, 将规划一天的工作, 做的像每天喝水一样, 自然就能做好. 因此, 可以在每天喝第一口水后, 开始规划今天的4D任务.

我的每日待办清单演进过程

  • v1-普通清单-使用notion的todo block

    使用4D工作法规划每日工作_第3张图片

    最初, 我使用的是notion的todo block, 非常简单, 但是实施了后发现, 基本上只能做流水账, 做了什么后记录一下, 虽然能记录开始结束时间, 是否完成, 任务类别, 使用了几个番茄钟, 但是, 当我想进行一些统计分析总结的时候, 发现存在以下需求无法实现.

    于是, 对于每日任务跟踪, 进行了迭代.

  1. 我想知道每天完成多少个番茄钟,只能手工计算
  2. 我想知道一天的时间主要花在什么类别的任务上, 无法统计
  3. 这个todo 任务无法跟我的P.A.R.A 管理模型结合, todo任务不能体现在Tasks数据库中, 总是得重复建立task
  4. 不符合4D工作法
  • v2-多列清单-使用todo block结合多列排版

使用4D工作法规划每日工作_第4张图片

  • 这个模型,解决了之前的”不符合4D工作法”的问题, 没有解决其他问题, 但是, 事情逐渐变好.
  • v3-使用notion的table view的board,以及tasks database的properties迭代

    下图为一个任务所包含的属性

  • Tags: 标签
  • Projects: 关联哪个项目,这个项目需要有截止日期
  • Status: 任务状态,常规的那几个状态
  • Completed Time: 任务实际完成时间
  • Mood: 做任务的时候心情, 我想分析一下我做什么任务比较开心, 什么任务比较难受, 了解自己真正喜欢做什么
  • Actual Start: 实际开始做的时间,这个与完成时间可以进行计算花费了多少时间,如果做一天的时间分配计算可以用
  • Dead line: 任务的截止日期,我一般会设置一个Reminder
  • Plan Day: 计划去做这个任务的时间
  • Tomatoes: 花费的番茄钟

使用4D工作法规划每日工作_第5张图片

下图为新的4D看板,基于Table view制作,数据源就是Tasks数据库.

因为任务实际在数据库中,所以可以方便的根据属性进行一些聚合运算.因为是看板,所以可以方便移动更改状态.我把这些内容做成了模板, 每天只要按一下模板按钮就能生成一天新的4D计划.只要设置了Plan day属性的过滤器, 就能展示出今天的任务或者任意一天的计划的任务.

使用4D工作法规划每日工作_第6张图片

思考

目前, 我就用v3版本的每日任务规划, 使用感受良好, 等以后有新的需求再迭代. 归纳一下几点自己的收获.

  • 可以通过归一数据,减少数据的重复创建整理,以及建立模板内容,方便每日使用快速使用. 既可以节省时间, 又不重复工作.
  • 不要想着一开始就做得很完美. 与其纠结哪里没做好, 不如多想想如何设计得更方便迭代, 我认为好产品都是迭代出来的, 方法论如是.
  • 不能互相关联的任务, 就是流水账, 不好分析与反思, 也无法量化, ,每日任务只要基于4D工作模型, P.A.R.A知识管理模型, 直接使用模型中的Tasks数据库存任务, 不要使用todo block, 否则无法跟踪.

希望能够对大家有所帮助,帮助大家打开一些思路和思维。如果觉得总结的不错,或者方便大家阅读了,请不要吝惜你的赞哦。

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