职场写作（一）怎么让写作促成结果

一、职场写作三原则

导向行动

用户意识

默认公开

二、导向行动 

 首先一定要清楚写文的目的是什么，传递有价值的信息。 

 公式写法：导向行动=起止时间+执行动作+赏罚结果。

所有的文体都能导向行动。

有的文体本身就带有明确的行动指令。比如通知、邮件、会议纪要，把指令写清楚就可以了。

有些文体其实是需要对方给出资源。比如简历需要 HR 给面试机会，方案需要领导支持我的措施，申请需要领导审批，这一类文体当然就更难一些。

 凡是行动，必有起止。

我们来看一个具体场景：你是一个大型商场的招商负责人，要发招商启事。下面这两种写法，你觉得哪一种更容易让人来联系你呢？

A 本招商长期有效

B 招商截止日期2021年6月29日24:00

凡是执行，必有结果。

明确了执行动作的重要性，执行动作应该怎么才能交付呢？咱们千万别拐弯抹角。职场不是谈恋爱，要有什么，就直接说，尽量不要让别人猜。写执行动作的过程中，我们也尽量少用修饰性的词语，少用形容词。

凡是结果，必有赏罚。

假设你是建筑工程项目的负责人，你的工作是代表施工方和甲方协调项目工作。有一次你在开挖地下室，挖开之后才发现，完了，地下埋的不是正常的泥土，而是掩埋了很久的垃圾。面对这种情况，普通的施工方案肯定行不通了，得赶紧修改施工方案。

施工方案要更改，可不光是一个项目负责人自己就能决定的，必须得让甲方确认才行。但是工期很紧张，拖一天就是一天的成本。那这个确认你应该怎么写才能催着甲方尽快通过呢？

我们来看一下这两种写法，哪一种效果更好。

A 请于6月22日24:00前确认设计修改。

B 请于6月22日24:00前确认设计修改。如延迟确认，现场会面临挖掘机空等、人员空闲等问题。

这个B选项厉害了，一句话就戳到甲方痛点上：可得赶紧确认啊，确认晚了，那边的挖掘机、人员都在干等着，钱咱得照样付，这花的可是咱的钱。这就是在展示“不行动”会带来什么负面效果，可以换来对方的行动力

总结：

第一，时间起止符合标准，写得精确；
第二，用祈使句说清楚行动标准；
第三，赏罚结果要有明确的正向、负向激励，来推动别人的执行

三、用户意识  

 只有你的用户能按照你的期待行动，这才是一次成功的职场写作。那要怎么带着用户意识去写作呢？需要你问自己三个问题：

第一，我的用户是谁？他的需求是什么？
第二，我的用户理解我的意图吗？他理解起来有什么难点吗？
第三，按照我的要求去行动，他会遇到什么障碍吗？

 1.你的用户是谁？

写会议纪要，参会人就是你的用户，他们需要按照会议纪要的内容，去推进会后工作。

写工作计划，你的领导就是你的用户，因为他得按照你的计划去指导你的工作

职场写作务必得有准心，这个准心就是你的用户。职场写作不需要你面面俱到，但你得实时校正，不能够偏离你用户的需求。

用户意识=踩油门+清路障

2.踩油门

踩油门的第一个技巧：要事优先

第一招是“要事优先”，重要的事要放到开头写，别憋在后面。理由很简单，职场上用户看你文章的心态，可不是逐字逐句欣赏，而是想尽快找到跟自己相关的信息

年终述职很典型：

我是董青青，来自河南郑州，1985年生，女。

担任宇宙公司营销中心总监三年，过去曾在一线门店担任数据库后端工程师四年，深入了解一线工作。

现在我的主要工作内容是制定营销计划，拉齐销售动作。......

回到用户的角度想想，台下坐的是谁？是评判你今年工作成绩的人，是评判明年要不要晋升你的人，那他们最关心的是什么？不是你是哪里人，而是你去年的工作表现，你的能力如何。

我是董青青，现提出申请竞聘市场部总经理一职。我是一位会写代码的运营总监，
我的特点是能从数据视角，产品化地设计营销方案。
我擅长根据数据制定营销策略，明确产品定位。

我曾带领团队在单个季度拿下950万销售额，130%完成当季利润目标；
我制定的营销计划，在一线门店启用后，提升了20%的业绩。......

述职要论证的是，今年的工作完成得怎么样？如果是竞聘，我们就得论证，我为什么能够胜任更高一级的岗位。

职场写作里的“要事”一般就两类：结论，或者是行动。我们在写作之前，可以先问自己这么一个问题：“如果对方没有时间看这篇文章，只有时间看一段话，我必须得让他知道的那个信息是什么？”带着这个问题来写作，你就能够知道什么是“要事”了。

踩油门的第二个技巧：划出重点

 划重点就是在加速传递关键信息，把关键信息传递给用户。

比如，我们写会议通知的时间、地点，就是关键信息，可以加粗，另起一行，别人就能一眼抓到这个重要信息。

第一，给文章加小标题

第二，加上方括号，提取关键词

第三，其他方法：下划线、加粗、高亮

踩油门的第三个技巧：给模板和示范 

 3.清路障

清路障的第一个技巧：消除歧义

之所以是歧义，一定是我们写的时候没有意识到的问题，那我们只能去找它会在哪儿高频出现。我给你总结了两种歧义的高发区：

第一，相对信息。什么是相对信息？相对的时间、地点、称呼，这些容易变化的信息都容易产生歧义。

比如你要说下周三，你写“下周三”就不如写“2022 年 2 月 16 日周三”来得准确。比如你要说3楼会议室，就不如你写“305 会议室”，来得准确。要说新同事小王，你就不如写“新同事王进步”，来得准确。

第二，形容性的词汇。容易产生歧义的地方，是形容性的词汇。

体育老师是最能意识到这个问题的。你想想，一般体育老师是怎么下指令的？不是说“大家站整齐！”怎么做才叫“整齐”呢？人群当中的你肯定是蒙的。你的体育老师会这么说：“以抬头为基准，两臂向前平举向前看齐。”你只要干了这个动作，队伍自然就整齐了。

我们工作当中其实也经常犯类似的问题：

这件事要得很急，你快点做。

急有多急？快得多快？这些都是抽象的感受。那好的写法应该是什么？

这件事很紧急，我希望你今天15:00前给到，可以吗？

对方就有了明确的执行标准。给其他人交代工作的时候，这也是我们经常容易犯类似错误的时候，稍不注意就容易扯皮。

清路障的第二个技巧：消除顾虑

 对方可能已经明白了该怎么干，但是他干这件事可能会给他带来新的麻烦，所以它行动起来有所顾虑。怎么办呢？

我们来说一个很常见的例子。很多企业为了内部培训的培训质量，都会在培训通知里面加上这么一句话：

所有参与者，培训期间都要关上电脑和手机专心听课。

但是培训现场还是会看到很多人都拿着电脑和手机在处理工作，为什么他们不能按照要求去完成行动呢？是因为参加培训的人不知道有这条行动要求吗？大家肯定都知道。但是培训是在办公时间，万一来了事，我没有及时回应，怎么办？

 清路障的第三个技巧：减少协作

 看一个案例，宇宙公司的一次部门会上，运营部门负责人王总就跟董青青说：

我有个朋友对你们新研发的这个产品很感兴趣，你给我发一点你们的产品资料，我帮你们牵线。

董青青很高兴，回去就把产品的文档压缩，打了个包，微信发给了王总，加上了一句话：

王总，这个是产品资料，感谢！

结果，王总回复了一句“收到”，就再也没有下文了。董青青心想“王总您这也不靠谱”，你想想这件事问题出在哪了？是王总忙忘了吗？董青青是不是该去催他？

王总可能是挺忙，但是董青青打包压缩文件发给王总，这个做法非常不合适。王总无论是自己看还是传给别人看，都很麻烦，不方便他进行协作。那在这个环节里面，王总本来是牵个线，如果这件事需要他投入非常多的精力，王总自然就没有行动的意愿了。

她可以给王总发一段信息，有这么三层意思：

第一，简单的产品介绍。
第二，合作的对接方式，包括流程和联系人。
第三，告诉王总“王总上面两段信息你可以直接发给客户就可以了，感谢”。

尽可能减少对方的协作动作

 在相对复杂的行动面前，不要给对方提太多要求，而是要想办法减轻对方的负担，给他清路障，让他能够更简单地行动起来。

把简单留给用户，把复杂留给自己。复杂，不是指字多字少，而是行动的复杂程度。我们能做的就是尽量减轻对方的行动负担，消除歧义也好，消除顾虑也好，减少协作动作也好。这些都是用户意识的体现。

总结：

第一，如果想尽快落实行动，心里就得装着你的用户。时时校准，保证自己写的内容没有跑偏。

第二，针对用户没有听懂的问题，可以踩油门，让用户第一眼就知道我们想让他干什么。

第三，如果用户听懂了，但还是没有办法去行动，我们要给他清路障，想想我们还可以帮他做什么，降低对方的行动门槛。

三、默认公开

无论你的写作对象是谁，有多小众、多私密，你都要把它当作有可能会被公开。

我们来看几个场景你就理解了：

你想升职，要给领导写一封邮件，这封邮件可能会被转给大老板、人力，甚至会在会议上被传阅；
你写了一份会议纪要，可能半年之后，其他的部门要展开同类工作，还会想要参考你这份纪要。

你看，职场的特性就是高度协作，再加上互联网的传播性，文档一旦发出去，我们没有办法控制它会被谁看到。
所以不管你愿不愿意，当他们看到了你的文档，就已经成为了你的用户。

它提醒我们什么是默认公开：任何你觉得不能够发到网上的文字，就绝对不要出现在你职场写作的文章里。

这其实就是写作的特点，白纸黑字是你写下的，它很有可能就会成为证据。你看，其实再私人的写作都可能被公开。

默认公开=经得起扩散+经得起时间。

我们的职场写作，只要能经得起这两种考验，就能符合默认公开原则的要求了。怎么理解呢？

第一，如果这篇文章被扩散了，被公开了，其他看到的人会怎么看待？他会不会感觉到被冒犯？
第二，如果这篇文章经过很长时间，人们再看，还能不能正确理解

默认公开是你得默认，只要是工作的文档，就可能溢出你原本设定的用户。

同样一句话，放到不同的场景里，意思可能就变了。

你天然就得假设传播是可能会被断章取义的。

那么，针对外人，我们应该怎么做才能让自己符合默认公开的原则呢？给你三个方法。

方法01：检查

第一个方法就是检查。

举个例子。董项目完成了，主动给领导发了一封单独的复盘邮件，领导看了也很满意，就把这封私发的邮件转给了全组人，让大家都学习学习。

结果组内的何看到邮件就不高兴了，问题出在哪儿了呢？这是因为这个项目中，何其实帮了董很大的忙。但是董在邮件里没有提到他，就觉得董在独揽功劳。董其实也不是故意不提的，她原本觉得这是私下发给领导的，就只提及了自己的工作。她没有意识到，还得考虑万一公开了，别人看到是什么感受。

如果董知道在发邮件之前检查一下，问问自己：这封邮件，如果别人看见了会不会挑刺？会不会有误解？就能避免这场风波。

所以咱们得提醒自己，千万别觉得默认公开离自己很远，咱们就抱有侥幸心理，这件事就在我们身边。好，说完了第一个方法“检查”。

方法02：永远保持正面情绪

写职场文章时，不能带负面情绪，负面的问题也可以尝试中性表达。

举个例子，某公司就有这么一个市场专员，发微信控诉乙方团队，结果乙方同事转手就把截图发给自己领导。甲乙双方领导见面的时候，一起看了这张截图，甲方领导当场就下不来台。就算甲方占尽了理由，但是只要你在宣泄负面情绪，你就显得不职业，有理也不占理了。

同样的道理，你觉得公司内部的同事不配合你，你能在周报里吐槽吗？当然不行。先不说，你有可能直接把对方整个部门都得罪了，你还向公司其他人传递了一个信号：你的情绪不够稳定，职业性不够成熟。那未来其他部门要合作的时候，可能也不会主动找到你。

不光情绪要正面，在正式文件里最好也不要出现负面意义的词汇。

方法03：缩小对象

为什么文字公开了就容易引发争议呢？因为人群扩大了，大家的信息、背景、立场、观点是不一样的，那争议就是必然的。

要解决这个问题，写作者可以主动缩小文章用户，锁定到一类具体的人身上。比如，你的员工、你的粉丝、特定顾客，明确了一类人群，明确这群咱们还是有可能达成共识的对象，这也就是明确了落笔的分寸，就更好把握了。

对后人：经得起时间

 如果我们把时间拉长，未来可能还有其他人要查阅我们写的文件，这个时候写作内容就必须经得起时间的考验，把后人也作为用户考虑进来。那谁算是后人呢？所有需要事后查阅这封文件的人，都算是后人。

比如，你写了一封会议纪要，其实是写给现场参会的人看。但是过了两个星期，有新同事来了，他跟这件事也相关，可能需要查阅会议纪要，那他就是这篇纪要的后人。

方法01：绝对信息

第一个方法，不要写相对信息，尽量都写绝对信息。

时间这么一个容易过时的信息。如果我们写“周三”，那可能到了下周我就不知道你指的是上周的周三还是这周的周三。但如果我们要求大家写的是“2022 年 3 月 7 号20:00”，它就是一个绝对信息，只有绝对信息才能穿越时间也不变形。

称呼，也是一个职场里特别要注意的信息。比如，董青青，今年你写的抬头是董老师，明年可能就是董总了。那你写“董老师”指的是谁呢？不如带上她的名字，也可以带上称谓“董青青老师”，这样的表达就是准确的。

第一，给绝对时间，不是给相对时间。我建议，所有正式文件的时间写作，都要细化到年月日计时，最好用 
24 小时计时法。比如“2022 年 3 月 3 日19:00”，这就是一个标准的计时方式。

第二，给相对完整的地址，不要只给个关键词。不要只说东三环，而要说北京市朝阳区东三环。我前两天
刚刚在微信上收到一个名片，地址只写了区，问题是我连他在哪个城市都不知道。

第三，提到人的时候，要写具体的真实的人名。不要写“小王”“陈总”这样的代号或者是职称。

第四，在提到具体的事的时候，最好用全称，而不要用缩写。比如小鱼会议系统就不要缩写成“小鱼”，
不然可能其他人都不知道你在说什么。

方法02：标签意识

 第二个方法：打标签，我们写东西时，值得养成标签意识。

什么叫标签意识？就是在容易检索的地方给关键词。比如，写一封邮件，你可以在主题里打标签，因为主题特别容易被检索到。

有一套统一的命名方式，我们会用“文件名+版本+时间+修改人”这样的命名方式来管理。不管这个稿件中间经过了多少人的修改，修改了多少轮，都不会乱。

所以我们给文件命名，发邮件，往群里发关键信息的时候，都值得有标签意识来管理住这些信息，让它容易被检索到。

总结一下，什么是默认公开？写作的时候不能只想着第一用户，还得经得起两类考验。

第一是来自外人的考验，要经得起范围上的扩散。
第二是来自后人的考验，要经得起时间的考验，保证后人看到这句话的时候，意思还能不变形。
考虑外人的时候，我们可以想一想：这个文件发到网上会不会有问题？
考虑后人的时候，我们可以想一想：如果后人来查阅，他能不能正确的理解我想表达的意思？

四、怎么写得又快又好，使命必达？

 职场写作的三原则导向行动、用户意识和默认公开。这是我们职场写作的三把标尺，能给写作内容划定边界、找到方向、规避风险。但是在写作过程当中往往还是很痛苦的。

怎么写得又快又好，使命必达？清单体。它是职场写作的大杀器，更是一个写作的快捷方式，能让我们快速逃出传统写作的困局。

清单体=列条目+涟漪结构

1.列条目

举个案例：

董小小在群里汇报工作，“下周要考察的那家培训机构，调研结果是什么？”董小小就赶紧写了两三百字，挺详细的，发到了群里。结果大领导半天看了没有回应。我们来看一下她是怎么写的：

 如果我们也用清单体来改写一下，可以怎么写呢？

如何把一大段的文字拆成一条条合理的清单体呢？重要的就是一条只写一件事。

 第一，清单体的形式是一条一条的，每一条内容都是独立的。
第二，一条清单不要太长，一般也就不超过三四句话，不超过一百个字。太长就不叫清单体了。
第三，一条清单就说一件事，可以是一个核心动作，可以是一个观点，可以是看问题的一个角度。如果维度变了，就要另起一条。
第四，如果同一条清单提到两个不同的行动，就可以把它拆成两条。

清单体的原则就是：宁愿多写几条，也不要一条包含好几层意思，看也看不明白。

 按照这样的格式来写：每一条清单，都用“标题＋核心意思”的格式来。

但是怎么起小标题呢?

第一，小标题可以是一组关键词。比如上述案例，学术背景、招生对象等等。

第二，小标题可以是同一个结构的短语。比如，

1.扩大科研经费管理自主权。简化预算编制，下放预算调剂权。扩大经费包干制实施范围，在人才类和基础研究类科研项目中推行经费包干制。



2.减轻科研人员事务性负担。项目承担单位要确保每个项目配有相对固定的科研财务助理，所需人力成本费用可通过项目经费等渠道统筹解决。

第三，小标题可以格式一致。这也是一个很明确的加分项。工整的格式，朗朗上口，而且能降低用户的理解负担。八个字里，有四个字是一样的，那我只用看不一样的字，我就能够更快速地理解每一段想要说什么，理解上一段和下一段有什么关联，有什么区别。

2.涟漪结构·

涟漪结构翻译到具体清单里面，分别是什么？有四层：

第一层，这是最重要的，应该放什么呢？导向行动，用户最关心的就是“你需要我干什么”。

说完行动之后，他第二关心的是什么呢？是你的观点。你是怎么想的？为什么让他做这件事呢？所以紧接着，就要把我们对这件事的态度、主张、观点摆出来。

第三重要的是什么？是事实。有了观点，紧接着用户心里会有什么问题？你能证明你的观点吗？有什么样的事实在支撑这个观点呢？

在职场写作里面，涟漪结构就是金字塔原则的实操版，我们在写汇报、方案、总结的时候，就套用涟漪结构，填空就行。

很多大V写卖货文章的时候，其实特别爱用这样的顺序，它跟涟漪结构完全是反过来的。我举个例子，你看看是不是这样：

开头，开篇很宏大，“所谓天下大事，分久必合、合久必分”，都不知道从哪开始扯起了。
第二，开始摆事实，历史上有多少大事证明这个事有多重要。
第三，开始总结，谈谈观点。我们生活最重要的还是要享受。
最后，享受生活这么重要，你应该怎么做呢？来买我一斤桃子。

职场写作最重要的是以用户为核心，以用户的行动为核心，这才能促成他的行动。

第一，我要给你推荐一个特别好吃的水果，很不一样，它叫铁皮柿子。
第二，放观点：它是现在市场上最流行的西红柿，很贵，但是很好吃。
第三，用事实来证明，一斤 20 多块，确实有点贵，但好在它口感独特，七分酸三分甜。这是马上用具体的事实来支撑我们的观点。
第四，可以扯一点闲篇。这个柿子目前种植困难，良品率不高，最近几年也不会降价。

 对于喜欢吃西红柿的人来说，看到第二条可能就想下单了。所以写作的时候，只要你想快点让对方有行动，那就应该按照涟漪结构来排序。

但是真写起来其实我们还有一个难关，就是区分事实和观点，很多同学可能都会在这犯难。我从刘润老师那儿看到要一个很好记的口诀，你只要记住，就解决了这个问题。这个口诀是：“观点无对错，事实有真假。”

各级政府的官方文件，正文都是清单体。其实越是大型的公务类的组织文章，或者越是面向公众的正式文体，就越要用清单体的底层结构，因为你要协作的人太多了，我们得靠准确、清晰的文章，才有可能调动更大范围的用户的共识。

其实在很多文章中，只需要做一点小变形，就能快速地把清单体用上。比如，开头和结尾的部分还是用一般文体的惯用写法，但是在正文的部分用清单体；或者，我们在自然段落上，再加一层小标题，点明段落的主旨。如果你不放心直接用阿拉伯数字的1234，你也可以用这样的方法，让清单体更好地融合进你现在的写作环境里。