文档管理降低运营成本的 5 大方法

文档管理降低运营成本的 5 大方法

正在寻找降低成本和最大化生产力的方法的首席财务官和首席信息官已经知道，良好的文档管理可以在几个月内收回成本。数字文档管理（有时称为“企业内容管理”或 ECM）通过自动化工作流程和消除耗时的手动任务来减少工时，从而降低成本。

在文档管理的投资回报率研究中，Nucleus Research发现中小型企业（SMB）每花费一美元，回报率为8.55美元。Nucleus Research报告揭示了中小企业开始节省每一美元并赢回员工时间的主要好处和最佳实践。

节省运营成本的五种方法：

1. 存储成本
从基于纸张的流程转换为数字文档管理，意味着您不再需要付费在现场或异地存储和维护业务记录的硬拷贝。

2. 复印和打印成本
数字文档管理消除了打印和归档纸质文档的需要。在当今的远程工作环境中，数字文件可以安全地即时共享，这才是我们都需要的，而不是打印副本。

使用文档管理系统，从信件和电子邮件到发票和合同的所有内容都以数字格式存储。这些电子文档的当前副本存档在系统的集中存储库中，所有授权用户都可以使用。版本控制可确保每个人都在处理最新文档。结果呢？员工可以节省时间，公司可以节省印刷、耗材和设备方面的资金。

3. 员工时间

员工花在存储、检索和共享文档上的时间更少了。使用基于纸张的手动系统需要几分钟或几小时完成的任务，使用数字文档管理系统只需几秒钟。这对人力资源部门来说是一个巨大的优势。他们可以简化招聘；自动化所有入职任务；保护加密存储库中的员工文件，以满足隐私和监管要求；监督他们的绩效评估时间表。人力资源人员还可以通过使用 Web 表单捕获员工数据来消除冗余数据捕获。

4. 业务流程成本
自动化工作流程简化了会计、销售、客户服务、人力资源和其他部门的业务流程。利用优化的工作流程管理系统可以加快收款速度、降低采购成本、提高客户满意度和员工保留率。

5.安全和灾难恢复成本

当您使用基于云的解决方案时，备份文档是轻而易举的。文档管理系统（如DocuWare Cloud）通过文档和通信加密、将客户数据与系统数据分离、安全的数据存储达到保护关键业务信息的目的。多个数据冗余实例，确保即使活动系统不可用也可以恢复数据。即使是移动用户也可以安全地访问必要的数据，此外，借助强大的日志记录和分析功能，组织可以记录谁（以及何时）访问、更改或删除了文档。

考虑以上五种数字文档管理降低成本的方法。这是一个很好的实施高效流程的机会，确保公司的敏捷并响应不断变化的业务环境。