一对一会议的重要性
一对一会议是管理人员和团队成员相互沟通、互相跟进，并了解彼此工作关系的重要渠道。定期举行的一对一会议是最强大的管理工具之一，可以使管理工作事半功倍。
一对一会议是一个管理者和团队成员双方都应该感受到尊重和重视的场合，在这里，双方可以开诚布公地问对方问题。因此，一对一会议可以增强团队和你之间的信任感，并有效改善团队的沟通情况。
需要注意的是，一对一会议不适合头脑风暴和项目创建类场景，这些通常更适合在项目会议或定期小组会议中被处理。一对一会议也不是批评和强烈纠正问题的地方，虽然偶尔会有反馈和小的修正，但如果出现有待讨论的严重问题，应该在一对一会议之外进行讨论。一般而言，一对一会议更适用于你每天或每周定期与团队成员沟通。
谁需要进行一对一沟通
当我们说到一对一会议时，有些人不太确定他们应该与谁举行这样的会议。为了帮助你确定一对一会议的最佳人员，下面提供了一个简单的工作表，可以引导你完成决策的制定过程。
现在我们来看看这个表格，第一列是“姓名”列，需要你在此写下经常一起工作的团队成员的姓名。第二列到第六列是评估列，我们将通过这几列的分数来评估你与每个团队成员的工作关系。
其中，第二列是“管理关系”列，它的可选值是0或3，当答案肯定时填入3、否定时填入0，也就是，如果你管理着这位成员或者他在管理着你，就填入3，反之则填入0。
第三列是“问题”列，即多久问对方一次问题；第四列是“委派”列，即多久委派任务给该成员，或多久被该成员委派任务；第五列是“协调”列，即是否经常与该成员协调日常安排；第六列是“跟进”列，即多久跟进一次该成员。
这些列的分值都在0-3之间，0代表从来不、1代表很少、2代表偶尔、3代表经常。当然，填写时不需要特别精确，因为它只是一个主观的尺度，只是想借此找出需要一对一沟通的团队成员。
填写完毕后，将第二列到第六列的分数相加得出总分，然后根据总分高低进行排序。经常与表格中排名前三、前四名的成员进行一对一会议。
建立时间表
在你决定跟哪些团队成员进行一对一会议后，下一步就是建立时间表。
具体的会面频率以及会议时长，并没有一个标准答案，最常见的一对一会议时间表是每月两次，每次会议时长为25分钟。
如果你认为每月两次会议不够的话，频率可以安排更高一些，但次数越频繁，会议时间就应该越短。总而言之，会议安排上可以比较灵活，但要确保留有足够的时间讨论我们可能遇到的各种问题。
确定了会议频率及时长之后，接下来就要将一对一会议排入你的日程，并让它形成定期模式，成为一种习惯。如果你不遵守时间表，一直错过会议时间，那会议的效果就会大打折扣。因此，坚持会议计划很重要，能让参会双方都感受到大家对于这个会议的重视和尊重。
确定议程
现在你已经建立了一对一的会议日程，接下来你可能想知道，议程是什么？应该涵盖哪些内容？下面提供一个简单的会议议程模板，你可以根据自己的特定需求调整此大纲。
首先，准时开始会议，这确立了互相尊重彼此时间和会议本身的价值。
其次，跟进上次会议中承诺的待办事项。如果对方达到预期，就可以赞美他，并问问对方从中收获了什么；如果对方没有达到预期，就可以问问对方遇到了什么阻碍，并对他进行指导修正。这很重要，因为我们在这些会议中所采取的行动与我们贯彻执行的能力一样宝贵，所以一定要检查参会者是否履行了承诺。
然后，进行简单的成长辅导或培训，大约三到五分钟。无论与谁见面，这都是一个很好的学习机会，可以帮助彼此逐渐成长。接下来到了议程的第四步，让对方有机会向你倾诉他的需求，你要耐心地听，让对方有机会询问他想问的问题。议程的第五步，你将扭转角色，现在，你有机会向对方提问并提出要求，包括将任务委托给对方。
之后，请回顾你们在会议期间彼此所做的承诺，这是你在下次一对一会议开始时需要检查的事情。最后，按时或早点结束会议，同样，这表明了对彼此时间的尊重。
帮助个人提升
当你是一名管理者时，一对一会议为你提供了一个帮助他人提升的机会，使你有机会为另一个人提供一些有针对性的培训。但由于一对一会议本身时长就相当短暂，所以，你需要保证培训内容简短、明晰，时长最好控制在五分钟内或者更短。那么，每次培训内容如何选择，用何种方法教授，你都需要仔细考量。基于时长考虑，我的建议是每次培训内容仅涵盖一个方面，尽量做到专注。这里有三种选择供你参考：
第一种选择是涵盖另一个人已经请求帮助的事宜；第二种选择是覆盖对方最需要的事宜，你的选择取决于你与对方的互动及其在公司的表现；第三种选择是提供有关新系统的培训，如果你的公司更改了规则或实施了新系统，那么一对一会议可能是回顾这些改变的最佳时机。
一旦你决定要培训对方，你就需要决定如何教他，同样有三种方式供你参考。第一种方式，你可以使用一个故事，如果是一个真实的故事就最好了。例如，你可以讲一个上周发生在你身上的事情，通过一个简短的故事来表达你的观点，要比直接告诉某人该做什么，所达到的效果更好。
第二种方式，使用简单的视觉辅助，比如照片或其他道具。通过视觉辅助来对关键信息建立记忆点。第三种方式，使用视频。短视频非常适合一对一训练场景，彼此可以一起观看后进行讨论。选择适合你和你的团队成员需求的方式，通过在一对一会议中提供简短的培训，为另一个人服务并帮助他改进。
跟进委派的任务
开始一对一会议后，首先需要跟进上次会议中委派的所有任务。这就需要你保留每次会议中达成共识的待办事项列表。无论你使用项目管理工具还是在自己喜欢的工具中创建任务列表，都需要将这份列表保存好，将它用于每次的一对一会议中，以便询问每个任务的进展。然后，根据对方完成的结果，酌情给予简短的赞扬或纠正。注意要以简短评论的方式操作，举个例子，如果对方完成了委派的任务，那么只需一句“做得好”就足够了。
你也可以询问对方在完成任务时收获了什么？这将让对方有时间停下来思考他所做的工作，并且创造了一个迷你教学时刻，让他跟你分享他获得的经验与见解，这些经验可能使未来的工作或委派任务变得更容易。
还有一种情况是，他没有完成委托任务怎么办？你可以问他，是什么阻碍了你完成这个任务？这比单纯询问未完成任务的原因更加有效。
举个例子，假如你问对方 “为什么不这样做？” 这可不利于你们增加彼此之间的信任。“为什么” 是一个非常强硬的词语，带有假设的责备态度。它会暗示对方，为什么你不能做到这一点？为什么你会失败？反之，通过询问具体的阻碍原因，可以了解到他未完成任务的具体原因，并帮助对方完成任务。在对方回答之后，你将更深入地了解如何帮助他完成任务，以及纠正未来可能出现的失误。
如果你确实需要纠正某人没有完成委派任务的问题，那么，请以真诚的赞美来进行更正。通过遵这种简单的模式，你将成为对方一个值得信赖的资源，而不是一个要求严格的主管。这样的结果是，大家会欢迎你的观点，并在发生错误时更加关注错误，因为大家会觉得你认识到了他们的优势，而不仅仅是他们的缺点。这种跟踪委派任务的简单方法将使你与他人的关系保持平稳，并能确保对分配的任务负责。
倾听对方的需求
如果你是会议负责人，请让对方先说，即管理者应该首先问对方“你有什么问题想问我？”你需要成为一个良好的倾听者，为对方创建一个安全的空间，让他在浏览任务列表时花些时间，确保他有机会询问他写下的任何问题，甚至在谈话期间想到的任何问题。
接下来，你需要从了解如何帮助对方的角度，认真倾听他对你提出的所有要求，并尽最大的努力以任何可能的方式帮助他们。
此外，清楚了解对方对你的期望后，当他们要求你做某件事时，一定要明确这件事相关的人、事宜及时间，这可以帮助你更好地准备以贯彻执行。最后，在听取意见和讨论之后，你应该酌情做出口头承诺，遵循并按照你所说的去做。
在一对一会议中，你最重要的角色是为另一个人服务。当你们都有服务态度时，一对一会议就会变得更有意义。
分享你的需求
现在轮到你在一对一会议期间分享你的需求了，你必须直截了当的说出自己的想法。如果你想让其他人帮助你取得成功，首先要让他们了解你的需求。
在会议中，如果另一个人需要花费很长时间来找你的需求，那对方就很难为你服务。因此，建议你在会议开始之前先了解自己的需求，这样，在一对一会议中，轮到你提出问题时，你就可以对照你之前准备好的任务列表，向对方提问。
提问时，建议采用开放式问题，而不是封闭式问题或是否型问题，这会鼓励参会者深入挖掘他的答案。例如，问他是否喜欢这个想法，要比问他喜欢或不喜欢这个想法的什么地方更为糟糕些。
如果你需要其他人的帮助，请具体说明你希望获得什么帮助，并描述当你获得他的帮助后，最终希望得到的结果是什么样的。
接着，在你对他应该实现的结果进行具体描述后，让他清楚地告诉你，他执行每个项目所需的人员、内容和时间。如果你提出请求时，对方直接或通过肢体语言间接地表达出犹豫的态度，这时你应该先停下来，询问对方在想什么，避免让对方做自己不想做的事情。这样的话，一对一会议就成了真正的伙伴关系，让你们步调一致并相互尊重地完成任务。
回顾并结束会议
在一对一会议期间有机会互相提问时，应该专注于执行相关的问题，特别是你们会后要采取的行动。轮流简要介绍你们对彼此做出的所有承诺，确保重复每个事项的人员、事宜内容和时间。
重复是有价值的，因为它可以帮助我们避免混淆和错误。另外，当重复人员、事宜内容和时间时，确保你允许对方自由地确定他的日程安排，以及完成任务的方式。而不是直接问他能在几天内完成这项任务，或能否在下周二完成这项任务。如果你需要协调时间表，那也没关系，可以跟对方协商，这样会比直接下达截止日期更为友好。
如果你已经将任务委派给其他人，并且你认为有必要跟进他们，那么请为自己创建提醒，以便跟进该执行人。也可以让执行人在规定时间用电子邮件的方式向你汇报结果。你需要关注任务完成的结果，而不是关注完成任务时具体采取的步骤，这样更能使对方感受到尊重，并避免不必要的微观管理。
最后，请务必按时或早点结束每次会议。如果你提前完成了会议的内容，这样很好，请保持并结束会议，没有人会抱怨会议提前结束。如果你尊重他人的时间，他们也会尊重你的时间，你越及时地结束会议并明确承诺，你就越能将一对一会议视为生产力的宝贵资源。
——读自极客时间