协调员提高篇培训收获与感想（三）

协调员沟通与信息分享

背景1：在协调员提高篇培训中，有协调员在谈论问题“为什么协调员交流少”与“信息与分享与回应”的过程中，有提出在筹备活动过程中，不清楚分享什么信息，在什么时候分享，或者该向谁询问或请教。针对此大家做出讨论，有具体可行建议整理如下：

l 1.1信息分享的内容

a.工作是否完成  b. 如何进行              c. 哪种程度        d. 情况变化              e.存在的问题      f.需要帮助                g.工作计划  (义务分享)

（举例：分享会筹备组，在第一次筹备会议后，需要将自己的工作计划告诉大家，以及自己的工作如何进行，哪项工作需要在哪个时间段去完成。而在筹备过程中，原计划在第一周内完成的事情，是否完成，也需要分享；其他待完成事情已经进行到什么程度，比如场地是否选好？参与者名单收集人数多少？各个营地视频进度等。

其次，在时间较长的筹备周期内，是否遇到什么情况变化，导致原计划无法执行，也是需要分享，比如场地变动；

如果筹备周期内，有些事情无法组内决定或者遇到困难，也应当分享。并且，当你觉得自己无法完成某件事情的时候，你觉得需要帮助，就需要分享。）

H．个人影响

当在共同筹备过程中，个人对工作计划产生影响，比如个人学习、生活、工作营事情突然增多，导致无法有效处理各类事情，可以分享自己的近况，与搭档协调工作内容，分担部分工作。

如果是个人情感状态出现问题，也建议分享，但不做硬性要求，至于分享给谁，自己决定。

l 什么时候需要分享信息？

该内容对应与1.1信息分享的内容。

a. 当你制定了工作计划时，需要去分享

b. 当你工作进行到某一阶段时或工作已完成时，需要去分享

c. 当你遇到问题时，需要去分享

d. 当你需要帮助时，需要去分享

l 1.2 与谁分享信息？ 即：项目相关的人员进行联络与沟通

在工作计划内，涉及到哪些人员或机构，就需要与之联络，比如协调员、信息组、财务组、项目组、地区代表、营员、BUT、酒店等，与他们联络，传达自己的信息。

比如，上面提到个人任务过多，需要与组内搭档协调工作，或者寻找其他协调员协助。

如果事情得不到有效解决，那么你肯定是找错人了！

l 1.3 通过什么形式去分享信息或沟通

a. 面谈 、会议、电话、邮件、QQ等

b. 以上是几种常用的方式，但更为重要的是选对方式。我们可以通过邮件去分享自己的计划，通过QQ公告去发布通知，通过QQ或电话去寻求帮助，通过QQ群去分享进度或困难。但是，你肯定不愿意将自己个人糟糕的状态发在群上，或者你分享一些困惑在群上，大家不一定及时回答甚至未放在心上，但你私聊或电话肯定不会这样。

所以，不要什么信息或问题都通过QQ群去分享，大家要学会寻找合适的分享或沟通形式。

l 信息分享小要点归纳

1. 一定要选对人去分享或沟通，比如你需要请教问题，自然需要寻找有经验的人去询问。

2. 一定要选对形式去分享或沟通。

3. 注意信息分享的时机和场合。在他人最忙的时候去沟通，你觉得他有时间理你吗？

4. 注意信息分享的时间，一定要及时，不然就没有任何作用。比如，邀请BUT的信息，你不能在活动准备开始才去邀请，你需要提前一个月才行。

5. 记住：协调员、营员、BUT都是伙伴，当你有需要的时候，大家都可以相互扶持，我们都可以成为对方依靠、信赖的伙伴。

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