疫情时期的办公

在家办公

突如其来的一场新冠疫情打乱了年后的工作节奏，“安分守己，宅家抗疫“成了特殊时期的唯一选择，一夜间远程办公成了必须要面对的课题。在这之前，我对远程办公这个概念基本上停留在“听说过，没见过”的阶段，更不会思考如果某天自己需要远程办公时应该怎么准备和如何去做，所以在猝不及防但又真真切切地体验了一把远程办公之后，让我对远程办公产生了新的认识，而业界的分享更让我感觉摸到了新世界的门槛，去了解和思考远程办公可能的模样。

体验与感受

远程办公不只是VPN、即时通信工具、邮件和电话会议，起初我也认为工具是远程办公的关键，以为只要找了好用的工具一切都迎刃而解，但我很快就发现即使我用上了这些工具还是解决不了一个根本问题——焦虑。这种焦虑仿佛来自空间感的丧失和控制力的下降，Leader们焦虑员工的工作输出与工作效率，员工们焦虑工作资源、相互沟通与反馈，比如以前遇到问题、遇到不清楚的大家可以聚到一起写写画画，尽管现在能保持通讯畅通，可似乎却只能对着电脑和墙壁去猜测，所以远程办公绝不是开个电话（视频）会议、不是发几封邮件，而是需要一种方法论再辅以适当的工具来实现“运筹帷幄之间，决胜千里之外”。

远程办公不是一个人的事，平时工作大家事一个群体，特殊时期的远程办公大家也应该是一个群体，群体有群体运作的法则，如果因为远程办公而把员工看成是一个个孤立的个体加以对待可以说是自寻烦恼还会加剧焦虑（因为要管的事情太多了）。团队有它自己的组织度，虽然特殊时期可能会下降，但只要有足够的时间它一定能自己找到一条重新聚合的道路，而为了帮助团队更快地找到这样一条道路就需要提供某种能够让人感受到在线聚合工具。

远程办公工作时间更长、任务更多、感觉更累，2月份一半的时间我都是在家办公的，拜上面说到的各种焦虑所赐，据不完全统计，这段时间我的办公时间远远地超出了平时上班。更是由于电脑在手、在家禁足，因而随时都可以找到你，造成下班时间也随之消失了。至于为何大家都忽视了下班时间，我猜是因为大家觉得反正是在家，随时都可以休息，所以就无所谓八小时不八小时了，结果就是在家办公带来的疲劳感也超过上班，再加上远程办公的各种着急上火，如果找不到一条合适的疏导之路，时间长了容易出心理问题，这也就是很多远程办公的经验分享中都会提到对员工心理的关怀的原因。

思考

当我觉得这样的远程办公不太舒服的时候，我就喜欢看看业界是怎样解决这个问题的，在读完左耳朵耗子的博文《疫情下的远程办公，聊聊我的经验和实践》以及听完字节跳动的分享《疫情特殊时期，如何高效远程办公》后，我觉得有一些思考和举措值得尝试。

问题是什么

与日常的办公相比，远程办公究竟不一样在什么地方，总结起来有这么几点，也是提升远程办公体验需要解决的关键问题：

1. 工作时间更加碎片化，在家办公时总会有些其他的干扰；
2. 沟通成本上升，不管通讯手段如何发达总感觉不如当面交流来的顺畅；
3. 更多管理的不确定性，这也是焦虑产生的原因；
4. 少了团队氛围，没有交流、碰撞与例程的团队是没有灵魂的；

尝试突破

首先要说的是目标管理。有些公司在远程办公期间想到的让员工保持上班状态的办法是去统计在线时间，甚至要求打开视频实时监控，这样的办法既低级又无效反而会引发强烈的抵触情绪。当我们的远程办公时间碎片化后，管理者再以坐班8小时（甚至966）来衡量工作已经没什么意义，与其管理不容易管理的时间，不如换一种思路：突出和强化目标，纲举目张，全力以结果为导向。在远程办公期间，团队完全可以设立一个清晰的目标并且分解到人来引导团队每个人产生工作上的追求，再通过闭环反馈让目标信息在团队内持续地透明、拉通，让目标牵引大家去分配自己的工作时间。

要想增强远程办公期间大家工作的专注点，光靠控制和加压是行不通的，本来特殊时期在家办公的干扰就会多些（一家人都只能呆在家里，年龄层次都不一样，很难像公司环境那么单纯），专注力下降不是不能接受的，如果不能设法在线上办公环境进行回馈，那就有可能有趋向恶化。考虑办公和会议这两种常见场景下专注力容易分散的情况，大多数人都是在“等待中”慢慢地转移了注意力，比如，我要写代码的时候发现需求分析和方案设计还要再等等，于是我就打算去浏览下网页等方案出来再说；开会时发言者讲到中途有人抛出个问题讨论了起来，我对他们的讨论不感兴趣，只好打开朋友圈等他们讨论完了。压缩“等待”就可以减少不必要的注意力空转和切换时间，这种压缩要靠建立必要上下文来实现，即把需要的信息注入以保障工作顺畅进行。我觉得字节跳动的线上会议流程就是非常好的依托上下文提升会议效率的例子。

字节跳动的远程会议

在字节跳动开线上会议前首先要确定时间，通过共享日历就可以确定一个大家都能参加的时间，发起会议者需要准备一个会议协同文档（在线编辑），当会议开始时参与会议的人都要给予10分钟阅读这个文档，并在文档上写下评论，阅读结束后大家就可以针对评论进行讨论，最后讨论的内容与会议的结论被记录在文档上并同步至相关人的待办事项。从这个流程上不能看出，上下文在衔接各个部分上都起了作用，首先是预定会议不出现等待和调整，其次是会议内容充分准备和注入，最后是会议决议及时传达和执行，每个部分都贯穿起来

还有一种方式可以帮助专注力增强，那便是引入适当的仪式感，这也是一种上下文。谈到仪式感，我觉得上学的时候升旗仪式和课前的起立就是非常好的例子，仪式感给小朋友一个上学上课开始的概念（疫情时期的网课也恢复了网上升旗仪式），把注意力和关注点转到上学和上课。类似地，如果能巧妙地设计一些具有仪式感的环节放在每天远程办公之前也能发挥同样的效果。

字节跳动的共享日历

管理个人时间、管理他人时间已经是日常办公的难题了，远程办公下的时间管理更难，因为远程办公情况下工作时间与个人或家庭时间常常重叠在一起，特殊时期这种重叠会更明显，既要给工作留够时间也要给个人留下时间，字节跳动的共享日历是一个非常好的思路，既能规划自己的时间又让同事能看到自己哪些时间是空闲，还可以规划团队集体的时间，我把它称之为共享时间管理。在这种管理下，不仅减少了发生时间冲突的几率，缩小等待的窗口期，还能开辟专注工作的时间段（类似番茄工作法），并且对于提升时间有效利用率也有帮助（至少你不用在每次会议前，挨个反复确认参会者是否有时间，哪个时间段合适）。

所以在和业界的思想与方法进行了碰撞并结合我自己这段时间的体验后，我认为如暂时无法形成远程办公体系化方案或者远程办公的制度与文化，那么也要在目标管理、上下文注入、共享时间管理的流程和工具上下功夫、想办法（我很幸运，公司已经提供了上面的这些工具，现在方才体会到IT是企业核心竞争力的含义），这些投入是值得，本质上它能提升的不只是远程办公。最后放出字节跳动对于远程办公的总结，也许能帮助大家碰撞出更多思路。

字节跳动的总结