复盘是围棋中的一种学习方法,指的是在下完一盘棋之后,再重新摆一遍,看看哪里下得好,哪里下得不好。对下得好和不好的,都要进行分析和推演。
通过分析和推演,我们不仅能知道自己这盘棋胜利和失败的原因,同时推演过程中还能在某些关键节点尝试和原来不同的方法,从而推演出不同的假设带来的不同后果。
这也是总结和复盘最大差别:总结主要分析成功或失败的原因;而复盘不仅可以分析成功失败的原因,还能够通过假设的推演,找到不同的方法和可能性。
一次总结可以获得一个项目的经验,而一次复盘可能获得多个项目的经验!
众所周知,复盘分为四个阶段:
Step1 回顾目标
Step2 评估结果
Step3 分析原因
Step4 总结规律
现在我就结合之前带领1个项目团队进行实际复盘的程序,来对复盘的这四个步骤做详细介绍,包括引导话术也会给到你,相信看完之后你就能立即开始基本的复盘实践。
组织项目团队进行复盘之前,要做以下四项准备工作(个人复盘也是一样,可以迁移):
1、提前调研收集项目的目的和目标。
2、提前调研收集项目目标的实现结果。
3、提前调研分解项目的关键里程碑。
4、环境:最好有一整面可以粘贴的平整墙面,作为“复盘墙”。
5、道具:各种大白纸、A4纸、笔、便利贴和粘胶。
接下来就是可执行、可迁移、可实施的操作指南了。
Step1 【回顾目标】
回顾的具体含义是回顾目标,以及评估结果,然后提出问题:
当时定的目标是什么?
计划实现的结果是什么?
如果你是复盘的引导师/会议主持人,你可以在这个环节提问现场所有参与者:
“我们做这个项目的初心是什么?”
“我们原定要达到的目标是什么?”
可以鼓励大家两两交流或者小组交流, 确定目标,然后分别分享。
接着,引导师邀请项目负责人修正和归纳大家的发言结果,并书写在表 1 上(提前画好了复盘表)。
PS:在回溯目标时不仅有直接的成果或业绩等直观、外显的目标,也可以延伸到团队能力成长、 客户满意、品牌形象提升等隐性的目标或收益上。
Step2 【评估结果】
评估结果,需要评估的是:
现在做到了什么程度?
现在的结果和目标对比处于什么状态?
评估的指标包括:
超额完成的目标、未完成的目标、消失的目标、新增的目标。
通过理清目标达成的情况,找到实际结果和预期目标之间的差距。
引导师/会议主持人可以将提前收集的结果数据书写在表 1 上(提前画好了复盘表)。
然后,引导师可以向全场全体参与者和项目负责人确认、修正。
接着,引导师带领大家一起评估结果的达成情况,书写在表 1 上。
在评估过程中,可以用“箭头、加号、减号”分别表示“超出、低于、新增和消失”的目标。
PS:尽量用数值或百分比量化呈现。
回顾了总的目标和实际结果,并找到差距之后,有必要对事项进行阶段性的“目标—结果分析”,从而找出关键阶段,以便通过关键阶段找出关键因素。
我们把项目中的关键阶段称之为“项目关键里程碑”。
我们需要在本次复盘会议之前,提前写好分解好的里程碑,一个里程碑写在一张白板纸上面。
这时候的任务是:找出复盘的事项在过程中,主要的亮点有哪些,主要的不足有哪些。
后面还要分析亮点和不足产生的主观、客观原因是什么。
引导师/会议主持人将提前梳理好的项目关键里程碑“分解挂图”张贴在复盘墙上面。
引导师向全体参与者和项目负责人再次确认、修正里程碑的分解结果。
引导师根据里程碑数量,将现场成员进行分组,最好一个组负责一个里程碑的梳理。
接下来,请各组就自己负责的里程碑(项目某个阶段)进行研讨:
1、各小组认领负责的里程碑,研讨亮点(GOOD)和不足(NEED)
2、为保证能够充分的集思广益,小组成员采用书写式头脑风暴的形式:
每个人先将自己的观点写下 来(一个观点写一张小便利贴)。
每人充分思考写完后,再小组风暴,汇总意见,筛除重复内容。
3、小组将研讨成果贴在项目关键里程碑“分解挂图”所对应的阶段上,GOOD (亮点)写在上半部分,NEED(不足) 写在下半部分。
这时候,引导师可以组织开放空间的促动活动:
每个小组留一名成员在本组的里程碑前负责介绍,其它全体成员在场内自由走动,在每个里程碑前驻足,补充自己的看法和观点(用便利贴)。
开放空间环节结束之后,引导师请项目负责人对大家的研讨成果做总结和补充。
Step3 【分析原因】
这个阶段就涉及到事项过程的可控性性分析,要分析哪些可控、哪些半可控、哪些不可控。
简单来说:事项的主观过程基本是可控的;事项的客观过程基本是不可控的。
可控的部分无论是亮点还是不足都可以成为未来可借鉴的经验;
然而不可控的部分无论成功失败,如果作为未来的经验就会存在一定的风险。
这个环节,引导师可以邀请小组成员聚集到本小组负责的里程碑前,对 GOOG 和 NEED 进行可控性评估。
小组成员在每条内容前用白板笔进行标记,用实心圆、半实心圆和空心圆分别代表可控、半可控和不可。
引导师将项目各里程碑中的所有“半可控和不可控”GOOD 项汇总,挑出来汇总粘贴,将所有“可控和半可控”的 NEED 项挑出来汇总粘贴,其余的摘走。
如果现场汇总后的待讨论项过多,可以让大家一起来投票,筛选出分别不超过 6 条的待分析 GOOD 和 NEED。
为什么GOOD 项挑选出来的是“半可控和不可控”的内容呢?
为什么NEED 项挑选出来的是“可控和半可控”的内容呢?
这和接下来的步骤有关,马上你就会知道答案了。
一、成功关键因素分析
现场成员分为 A 和 B 两大组,每组负责一半的讨论项。
1、讨论项用大号便利贴书写,一个讨论项写一张大便利贴。
2、每个讨论项对应的成功因素用中号便利贴书写,一个成功因素书写一张。
3、小组成员将讨论项和成功因素对应贴在复盘墙上。
两组发表观点并相互设问:
1、 A 组派代表发表他们的研讨成果,B 组在倾听时,如果认为挖掘的还不够本质,可以随时发问“为什么?”A 组其它成员根据 B 组的设问情况,酌情修订研讨成果。
2、交换:B 组派代表发表他们的研讨成果,A 组在倾听时,如果认为挖掘的还不够本质,也可以随时发问“为什么?”B 组其它成员根据 A 组的设问情况,酌情修订研讨成果。
PS:多谈客观因素和外因,因为这是可以在未来借鉴和重复利用的。
二、失败关键因素分析
现场成员分为 A 和 B 两大组,每组负责一半的讨论项。
1、讨论项用大号便利贴书写,一个讨论项写一张大便利贴。
2、每个讨论项对应的失败原因用中号便利贴书写,一个失败原因书写一张。
3、小组成员将讨论项和失败原因对应贴在复盘墙上。
两组发表观点并相互设问:
1、A 组派代表发表他们的研讨成果,B 组在倾听时,如果认为挖掘的还不够本质,可以随时发问“为什么?”A 组其它成员根据 B 组的设问情况,酌情修订研讨成果。
2、交换:B 组派代表发表他们的研讨成果,A 组在倾听时,如果认为挖掘的还不够本质,也可以随时发问“为什么?”B 组其它成员根据 A 组的设问情况,酌情修订研讨成果。
PS:多谈主观因素和内因,从自身找问题,狠挑劣势,因为这是未来改进和提升的重点方面!
Step4 【总结规律】
记录员将以下内容电子化整理:
1、复盘项目名称
2、时间
3、参与人员
4、GOOD和成功关键因素
5、NEED 和失败根本原因
接下来探究如何提升。
提升的具体含义是对我们后续的行动计划进行明确,包括三个方面的行动计划:
1、开始做(经过复盘,发现哪些之前没做,现在需要做的);
2、继续做(经过复盘,发现哪些之前做的不错,现在仍需保持的);
3、停止做(经过复盘,发现哪些之前做的不对,现在要停止做的)。
具体流程如下:
1、引导师/会议主持人将现场全体成员重新分为 3 组,三个组分别讨论开始做、继续做、停止做的行动计划。
2、各小组头脑风暴研讨,并书写在大便利贴上面,一个行动写一张大便利贴(用不同颜色的便利贴来分别代表“开始做、继续做、停止做”)。
3、各小组发表观点,全体成员补充。
4、记录员记录汇总。
最后将复盘表完整地呈现出来,供大家拍照记录,以便大家在以后的项目中可以更好的完善行为。
这就是完整的团队项目复盘流程,当然,迁移到个体身上也是可以用得。
大家可以就这个流程,进行复盘的基础实践,相信大家实践之后也会调整出适合自己的复盘套路和流程工具。
在当下社会无论是个体还是组织,快速的学习成长和更新迭代是持续保持竞争优势的最有力保障。
在知识信息爆炸性的涌现时,我们很可能会迷茫:“我们到底要学习什么?”
很多别人身上的经验看似美好,但是我们发现别人的经验往往受限于环境、时空,很难复制。
不过,在带领很多企业进行过复盘之后,我深刻的意识到:
永远从过去获得力量,来帮助我们更好地面对未来 —— 这才是复盘的意义。