作为秘书，不论是长任者二三十秋，还是短任者两年三载，都少不得几番坎坷磨砺，几多风风雨雨，乃至几度惊涛骇浪。这其中有苦有甜，有忧有喜，有舒坦也有愁难。秘书人员的苦辣酸甜，一般局外人是难得而知的。
——《参谋助手论——为首长服务的艺术》
“像心理学家一样善于观察和理解他人；像政治家一样有灵敏的头脑；像外交家一样有潇洒的风度；有调查各种棘手问题的丰富经验；有良好的速记能力以及文字功夫；熟知各种商业往来中的法律关系；能熟练地使用各种办公自动化机器；具备相当的金融和税务方面的知识；能熟练地对各种文件资料进行整理归类是高级行政人员必备的九个条件。”有着多年企业内训经验的加拿大iSpeaking国际教育机构中国区副总裁祁娜总结，老板需要的秘书/助理是看起来舒心，用起来省心，身边放心的人。“没有人是完美的，‘知人者智，自知者明’对自我的认知和管理是助理工作首要的职业技能。”
分享《请给我结果》中的一个经典案例：
总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。秘书该怎么安排？
一段秘书：发通知
什么叫发通知，就是你让我干什么我就干什么，我一定马上就做，但做的好与不好是另外一回事了，我们就以秘书通知开会一事来跟大家讲解一下什么叫九段秘书。
一段秘书发通知，不是你让我发通知，我马上就去发了，我是跑到了办公楼前的黑板上写了个通知：“今天下午1点半，******，请各位中层准时到一楼会议室开会。”落一款，完事了。反正这活了干了，而且是第一时间做了，至于大家来不来，跟我就关系不大了。这是例行公事，应付了事。这就是一段的水平，全国平均薪水1000元，这个数是一个虚数，九段秘书也是一个概念性的原理，大家理解注意一下。
好的，请问这样的秘书水平，这种秘书你愿不愿意要？你可能不愿意，但如果我非要让你要，你能给多少钱呢？我想这不是钱的问题，是因为无论我们给付多少钱给这样的秘书，都是一个时常误事的秘书，这不是我们想要的，钱给得起，事耽搁不起。
二段秘书：抓落实
所谓抓落实，就是不只是发个通知就可以了，而是要落实到位，确保每一位与会人员都通知到位，通知，通知，要统统的都知道，才叫通知。所以，如果像刚才那样，你是把通知从黑板上发出去了，但有没有可能有人看不到呢？当然有，所以二段秘书在要做好一段的基础上，又多做一个动作，就是抓落实，他会点对点、一对一的电话、短信来通知到位所有的与会人员，下午要来开会的这件事，做到每个人都通知到位。这个秘书水平当然好了一些，所以薪水也涨了，可以给到1200元了。
可是所有人都知道下午开会就一定都会来吗？不是他不想来，路上堵车有没有可能？不是不想来，是中午喝多了也不一定，所以三段秘书又多做了一个动作。
三段秘书：重检查
什么叫重检查，我是已经通知到位，每一个人也都知道今天下午要开会的这个事了，但是为了确保会议如期顺利举行，我可能会在提前半个小时的时候，再次短信、电话确信一下：“李总，你有没有堵车，能否准时到达，您的分享很重要”、“张总，你的饭局是否正常结束，我们1点30要开会你的出席发言很重要哟”，所以我会再次短信、电话确认一下，以确保所有重要的与会人员全部到齐，保障会议顺利进行。
这就叫重检查，他是在做完了前二段的基础上又多做了一个动作，重检查。就算真的有人来不了，的确赶不到了，我们至少还有半个小时的回旋空间，可以跟领导请示一下：“张总，我们的李总确实来不了，我们是推迟呢？还是延期呢？”我们至少还会有所准备。
四段秘书：勤准备
我们所有参会的人就算都到了，这个会就一定能开好吗？不一定，比如我们来开会了，可开着开着，投影仪不亮了，麦克风不响了，这会不会影响我们的会议效果，当然会，所以不只是与会人员来了就OK了，还要确保现场的准备工作是到位。有一次我去到某企业培训，提前我让其HR帮我准备一块白板，结果课中我就要去用白板，结果我走到白板那里又回来了，你一定可以猜出来我遇到了什么事？是的，没有白板笔，下课我去问那个HR：“为什么没有准备笔呀？”，她一脸无辜的告诉我：“马老师，我有好几只笔呢！有红、有绿、还有黑，你没管我要啊，你问我要，我早给你啦！”原来这是我的问题。
所以四段秘书要做的是，不但做好前三段，还要再多做一个动作就是勤准备，把准备工作做好，而不是现场没有预案的。其实一场会议的准备工作是非常繁杂的，可能没有什么太大的难度，但却需要有足够的细心。
可是准备工作做的再好，我们也常会遇到大家来开会，但是来开会的人却并不一定知道今天开的是什么会？怎么办？下一段解决。
五段秘书：提前量
五段秘书要做到的是，在通知大家开会的时候，要明确的告诉大家，我们今天是什么主题的会，我们大家每一位都需要带着什么东西来开会，让大家有所准备，提前做好功课。当大家都是有备而来的时候，这个会议的效率才会更高，这就是五段秘书提前量。
好的，大家该来的也都来了，而且也都是有备而来的，那会议就一定高效吗？不一定，你们公司有没有这样的人，会上说的“呱呱”的，会后开的“稀里哗啦”的，所以光是大家都来这开会了不重要的，关键是会上的决议有没有去执行，所以我们来看下六段还需要做什么？
六段秘书：做记录
你不是经常会后不认帐吗？我们学习一下宝洁公司的“备忘录制度”，在每一次开会的时候，都要有一个记录，让我们平时的工作都能有据可查，有据可依，而不是会后开展起工作来推委扯皮。事实上建议大家每一次开会都要做一个记录，可能有些会议没有专人记录也要养成做记录的习惯，“有会议必有记录，有记录必要发布”，这样不但可以减少大家推委扯皮的机会，还为监督检查提供了依据，而且当把记录发布出来的时候，还会有一个第三方的无形监督力量帮助大家把会上承诺的事项完成。
聚英国际
七段秘书：发纪要
六段薪水已经到了5000元了，但这离九段还有相当大的差距，我们再来看看比六段高的七段秘书，发纪要，这是在做什么？七段当然还是要做好前面的六段，但又多做一个动作，就是发纪要，七段秘书会在会后把你的发言、你的录音、你给别人的承诺、别人给你的承诺等等，所有会上关于你的资料整理一份，发到您的邮箱，或是放到您的办公桌上，这样的秘书你喜欢不喜欢？当然，这样的秘书可遇而不可求了，因为这哥们就是可以想到你的前面去，会让你省去很多的精力，做事的结果也是总给你一些小惊喜，当然七段秘书薪水也涨了，8000元了。
八段秘书：定责任
我们在工作中，会上定的事，总有一些会不了了之，会上说的好好的，后来慢慢就没有人提了，而今天我们的八段秘书所做的恰恰是：他不但做好了前七段，又多做了一个动作，定责任，什么是定责任呢，就是你在会上定的所有工作事项，他会帮你跟、他会帮你盯、让你会上定的任何工作都不会虎头蛇尾，或是不了了之，因为有人帮你跟踪、记录、检查、汇报、及时纠偏相关工作的执行情况，如果贵公司有一个八段秘书，则意味着你每天的工作一定是有始有终的执行状态，这样的秘书好不好？当然，薪水10000元哟
但是，这还不是最高境界，最高境界是九段，我们来看九段还可以做成什么样？
九段秘书：做流程
这是什么意思？如果你们公司有了一个八段秘书，他干的这么好，可不可能这个秘书会被领导提拔了，不干秘书了，当然。那怎么办？难道好不容易我们的秘书水平做到了这种状态，却要辛辛苦苦几十年，一夜回到解放前？不可以，所以九段秘书不但做好前面秘书所有该做的内容，又上升了一个高度，他做流程，以开会举例，他把会议分为事前、事中、事后，梳理出来一场会议，我要在会前做什么？会中做什么？会后做什么？任何一个人来组织开会这个事，只要按照我的流程来做，你的水平比我高，你可能做的比我还好，你的水平比我差，也不要紧，只要你按照我的流程来做，至少可以达到一个底线的开会的结果。
所以九段秘书他站的更高，看的更远，他从公司长远发展的角度来看待问题，来回答秘书这份工作应该如何开展。当然结果好了，价值也就更高了！
工作中需要考虑到方方面面，一次简单的会议可能就能看出你有多大的耐心好人细心，只有不断的提高，才能做到最高！