管理实践.原创 | 替代电子表格进行台账管理

一、前言

      台账是企业规范管理的重要工具，在团队仅有一个人时，电子表格是台账管理的优秀工具，随着团队的不断壮大，电子表格在台账管理方面的短板非常突显，可以说已经严重阻碍团队的高效协作，现在给大家推荐一款开源的配置管理数据库(CMDB)系统--CMDBuild。

      CMDBuild是一款通过Web界面配置的轻量CMDB系统，支持内网部署，互联网能查找到部署文章，一台低配的虚拟服务器可以支撑数十人的同时使用，功能强大，运行稳定，界面友好。

      大家阅读完这篇文章后可以动手部署一台，开启替代电子表格进行台账管理序幕，更多功能可依据自身管理需要进行配置，一定能助力各位提升管理水平。

      本公众号发表的内容不包含企业秘密，仅代表个人言论，仅供各位参考。

二、系统优点

1、助力团队高效协同工作

台账原是指摆放在台上供人翻阅的账簿，故名台账。在团队协作中，成员通过随时查阅相关台账，可作为开展工作的信息支撑，如果台账仅由某人独立保管，将阻碍成员的高效工作。同时负责某项工作的人员通常有主备岗或多人，掌握最新信息是非主岗人员开展工作的基础，将电子表格台账文件存放于网络共享存储上是一种解决方案，但存在很多弊端，后续进行介绍。

      CMDBuild是基于Web的信息系统，可实现7x24小时运行，信息在录入或更新后，团队成员可立即获得此信息，不存在信息失误或信息滞后等问题，可实现团队高效协同工作。

2、支持从电子表格导入台账

CMDBuild支持模版导入台账，在配置好台账后可生成一个数据导入使用的模版，模版为电子表格格式，将原有电子表格格式的台账复制到模版后可轻松实现数据导入。

      文件数据导入支持单次或定时任务运行。

3、保留所有历史修改记录

CMDBuild保留每行数据的历史修改记录，包含用户名、修改时间和修改内容，非常方便追溯数据修改的全过程。按行数据进行记录，记录可达万条以上，时间可达数年以上，此功能是存放在网络共享存储上的电子表格台账无法实现的。

4、台账显示可灵活控制

CMDBuild支持按用户组进行台账的显示权限控制，该用户组能看到的台账信息可以灵活控制，有效防止越权访问数据，此功能达到或超越网络共享存储的权限控制。

     不同用户组显示的台账信息可以不同。

5、细粒度的台账行记录权限控制

CMDBuild支持按用户组进行台账行记录的编辑权限控制，灵活控制 可增加/可修改/可删除 功能，对于重要的台账可将“可删除”权限去除，此功能是存放在网络共享存储上的电子表格台账无法实现的。

6、有效支撑人员离职资产交接工作

 人员离职资产交接是离职办理工作的重要内容之一，如果是电子表格台账，一次负责人名字替换可能就结束了，后续可能就是一笔糊涂账。在CMDBuild系统需接收人员逐项进行资产变更修改，明确已接管该资产，将资产交接工作落到实处。

7、行数据克隆

CMDBuild支持行数据克隆，类似电子表格的行数据复制，对于需要批量数据录入时非常有用，仅修改有数据唯一性要求的 “IT固定资产编号”等信息即可保存。

8、个性化内容显示

CMDBuild支持个性化列显示，需要显示哪些列内容可灵活设定，不影响团队其他成员，电子表格台账的列隐藏功能是影响所有用户的。

9、强大查询功能

CMDBuild支持关键字查询功能，所有字段里包括关键字的行数据都会罗列出来，千条记录的查询时间在1秒之内，电子表格台账无法实现此功能。支持保存多个过滤条件，数据筛选功能强大。

10、与AD进行集成用户认证

      CMDBuild新版本已支持与微软AD的集成用户认证（笔者未验证），用户使用原有的ID和密码即可登录CMDBuild系统，无须进行用户创建和密码管理。

11、采用PostgreSQL数据库

      CMDBuild采用PostgreSQL数据库，支持数据库内容的查询、更新、备份等操作。同时CMDBuild支持与其他开源管理系统的对接，例如Zabbix。

12、时刻准备着被替代

      CMDBuild支持台账的单次或定期导出为电子表格，保证在CMDBuild维护的数据可以格式化输出，时刻准备着被其他更强功能的信息管理系统替代。

三、结束语

      据笔者了解，一套商业CMDB系统建设投入在50万元以上，建设周期需半年以上。建设商业CMDB系统之前，可以建设一套开源、免费、稳定、友好的轻量CMDB系统，满足团队协同的需要，后期数据可输出给商业CMDB系统。

      开源CMDBuild系统功能强大，开发团队持续进行升级迭代，已支持全球超过30种语言，已有大型集团企业引入使用，笔者仅有数年的使用经验，对部分功能了解非常有限，不当之处望各位专家指正。