项目管理系统中的任务和项目

如果您不熟悉项目管理或以前依赖任务管理系统来管理您的项目，那么任务和项目之间的区别可能会令人困惑。任务和项目是项目管理系统中的主要构建块，使您能够跟踪和组织您的工作。

 

任务是需要在项目中完成的单个工作单元。项目是需要一起完成以实现单个结果或目标的整个系列任务。例如，如果您要创建一个新产品，那么整个创建过程就是您的项目。该项目中的一项任务可能是“构建原型”。

项目管理系统中的任务是什么？

任务类似于待办事项列表中的项目。这是将您的项目推向预期结果所需的一项行动或步骤。任务应该用于：
1、计划完成项目的所有必要步骤
2、可视化项目甘特图上的各个步骤
3、存储有关流程、操作方法或注释的详细信息
通常，一项任务将分配给一个人，并且需要相对较短的时间来完成。例如，一种最佳实践是任务长度在整个项目长度的1%–10%之间。这意味着如果您的项目需要100个工作日才能完成，则每个任务的长度应为1到10天。因此，任何超过十天的任务都应分为两个或多个任务。
次要选项是将较长或复杂的任务分解为子任务。此选项使您能够保持总体任务的可见性，同时仍将其划分为更易于管理的工作。例如，使用上面的示例，假设您有一个名为“构建原型”的任务。此任务可能涉及以下子任务：
机械师建造原型车身
Ironworker完成原型外壳
如果需要将主体和外壳构建在一起，则将它们分组在一项任务下可能是有意义的。但是，由于每个人都由不同的人负责，因此拥有子任务可以让每个人都清楚地看到和理解对每个团队成员的期望。
为了在项目管理系统中跟踪您的整体任务进度，父任务应该显示一个子任务进度条，随着子任务的完成慢慢填满。此功能允许您轻松跟踪个人贡献及其对总体任务的直接影响。

什么是项目管理系统中的项目？

项目包含为达到特定结果而需要完成的所有内容。这可以包括实现特定目标所需的所有行动、输入、输出和里程碑。项目可以从简单到复杂，并且在长度、资源、成本和范围方面差异很大。每个项目都应该有明确的开始和结束日期、明确的工作范围和所有者。
项目管理系统中的项目用于：
1、监控整个项目的开始和完成日期，而不仅仅是单个任务
2、快速轻松地跟踪高级项目状态
3、管理任务依赖性和交互，例如如果一项任务延迟另一项任务
4、使用软件报告轻松更新项目利益相关者的项目信息
5、存储整个项目团队需要访问的项目相关文件和注释
更大、更复杂或更长的项目可能会分解为各个阶段。一些项目管理方法，例如敏捷，将项目分解为单独的冲刺。每个阶段或sprint都应该有自己定义的时间段和结果，因此可以在项目管理系统中被视为自己的项目。

项目与文件夹

一些项目管理系统解决方案还允许您创建和管理文件夹。文件夹用于包含和组织数据。它们不是可操作的项目，并且它们没有自己的一组属性，例如开始日期和结束日期。文件夹的目的只是将相关信息保存在一个地方，并创建一个组织结构或层次结构，使用户可以轻松查找和共享信息。
您可以使用文件夹：
1、将相关的任务和项目组合在一起
2、将与任务和项目相关的支持文档组合在一起，例如会议议程、笔记、待办事项、问题或风险以及临时请求
3、为任务添加标签，以便单个任务可以在多个文件夹中查看
文件夹可用于按团队、客户、工作阶段或最适合您的团队的方式对项目和任务进行分组。您可以创建一个文件夹来对同一项目的不同阶段进行分组，或者对具有相同客户的不同项目进行分组。
或者，您可以为每个部门创建一个单独的文件夹，并为其相关部门标记任务。例如，如果您有一个“营销”文件夹，任何营销人员都可以在一个地方快速浏览他们的所有任务，即使它们涉及不同的项目。
文件夹可以包含子文件夹、项目和任务。通过使用标签，文件夹允许您以对团队成员最有用的方式对信息进行切片、切块和分组，而无需复制数据。

使用文件夹、项目、任务和子任务的最佳实践

以下是有关创建工作并将其组织到文件夹、项目、任务和子任务中的一些提示：
从顶部开始：组织项目管理系统的最简单方法是从尽可能大的存储桶开始，然后逐步向下工作。例如，一个文件夹可能专用于单个客户。他们要求的每个独特产品或可交付成果都可能是该文件夹中自己的项目。
创建和使用模板：通过为文件夹结构、项目结构和任务构建模板，您可以节省时间并确保整个软件的工作结构一致。使用模板，每次创建新项目或任务时，您已经有了大纲和结构。
熟悉项目管理最佳实践：PM最佳实践将帮助您提高项目绩效和项目管理系统的使用。例如，了解如何创建WBS（工作分解结构）将帮助您将项目分解为任务。
与他人合作：从您的软件供应商、社区论坛或公司内的其他人处寻求帮助和建议可以帮助您发现在系统内组织项目和任务的最佳方式。没有适合所有场景的完美解决方案。但是，通过与他人互动，您可以发现新想法并了解对与您类似的公司或项目有效的方法。