一个复杂项目的打磨三步骤

工作多年,一个最深的体会就是不断完善打磨自己的内核。不论是知识、内容、流程、产品,都是在不断反馈中完善起来。这里有三点非常重要,第一是反馈,第二是完善,第三是反馈到完善的时长。


项目,复杂繁琐


目前我最重要的工作是检修停电计划的审核工作。在我的doit.im日程管理软件中,梳理出来大的项目流程数就达到17个,每个大项目中还包括3-6个子行动。这些行动步骤数量就多达50多个,在每个行动步骤中都有对应的子流程。需要一项项进行工作任务的执行。可想而知整个工作量是很大的。

与此同时,在整个过程中需要不断与各个部门单位协商、平衡、权衡。任何环节上出现问题都会影响到后续的工作开展。跨部门协调的工作是需要不断完善工作流程,已达到更好的执行效果。而一旦自己所在部门,或者其他部门的工作流程和关注点发生变化,就会影响到整个工作流程。需要及时调整和变更。


反馈,沟通大门


正是项目庞大,涉及部门和人员众多,需要大家一起完成这项超级复杂的任务。所以反馈非常非常重要。大家各自站在自己的角度上来看待这件事,就一定会有很多好的想法出来。他们的反馈是最为直接和赤裸裸的。这些反馈都是必须关注和考虑。

如何得到这些反馈呢?首先自己必须要打开这个反馈的通道。任何人有任何疑问和意见,自己不能首先用抵触的情绪将它们排除在外。建立一个意见反馈档案,先不做判断,全收集下来。最后谢谢对方给自己的建议。

在固定的时间内将收集箱中的意见一一取出来。判断它们是否合理,如果不合理就直接删去,如果合理就保留下来。


完善,不断精进


保留下来的意见再逐一进行分析和梳理,看看可以通过何种方法来解决。这个部分特别重要和关键,自己的思路会被限制住,但是通过大家集体的力量就会有更多的新鲜火花出来。头脑风暴大家一定不陌生,但是很多人不一定能够很好的使用这个工具。

头脑风暴需要每个人都有权力发表各自的意见,可以设置每个人两分钟的时间进行意见的提供。在这两分钟之内,其他人不能说话,保持沉默。目的是让大家先不否定、不判断,为了收集到更多的意见和建议。

所有人头脑风暴完毕后,就会出来很多的行动建议。有的是可行的,有的是不可行的。放在整体上来看,就会自然而然的判断出来。所以并不需要在头脑风暴的阶段就否定他人的意见,反而在否定他人的时候,耽误整体进程和浪费宝贵的时间,甚至会让大家不愿意提供建议了。


时长,尽量缩短


从反馈到完善的过程尽量缩短时间。加速完善的周期,让项目管控能够越来越顺利。大家一起顺利出来了建议后,需要马上放在实际环境中进行试验和检测效果。如果有多条建议,可以一条条建议来改变,然后检验建议的效果。

短平快是这个阶段需要关注的要素,每次改变的点少一点,能够马上出来效果的建议就保留使用,如果没有明显效果,或者有负面效果的,就立马删掉。

有反馈,有完善,再短平快。一个超级大的项目也会越来越顺利的。最为关键的是在doit.im中要不断调整自己的行动计划步骤,以期与实际流程相匹配。


每周一问:


你的工作中是否涉及大型的项目呢,你是如何面对它的呢?如果从反馈、完善、时长三个方面来看,你会怎么来更新项目流程呢?

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