闲人闲谈PS之三十六——项目状态控制

**惯例闲话：**最近感觉时间不够用，脑子有很多想法，但是到下笔却感觉总是下不了手，写完一段，感觉和自己想的差距很大，然后有全部删除…这难道就是传说中年纪大了，手脚不停使唤…这让闲人更加焦虑了，前篇还说立了flag，难道就要打退堂鼓——还有一种可能性，就是追求完美主义的后遗症，但愿是后者。
闲话到此为止，今天聊聊项目状态管理。

项目状态管理的应用场景

项目全生命周期管理中，项目状态是常见的管控点。常见的有，将项目分成前期、计划、执行、收尾以及竣工等状态。
项目状态的主要应用于统计分析和管控业务。统计分析很好理解，管理层需要企业当前项目的进展情况，工程企业中，总共多少项目，哪些项目处在投标阶段，哪些项目中标，哪些项目在设计阶段，哪些项目在施工阶段等等，这些都是都是影响管理层需要了解的关键的经营信息。管控业务，则相对比较细节化，对于企业中层管理者而言，是一个重要的管理措施，举例如下：

通过上表可以看出，在不同的项目状态下，业务具有不同的管控点，大部分管控点均围绕项目的成本利润实现有关。下面就以上表为例，选取个别状态来说明SAP的状态配置和管控业务的实现过程。

相关技术配置

SAP的项目状态管理分为2大类，系统状态和用户状态。

系统状态常见的有创建状态CRTD、下达（REL）、技术性完成（TECO）、关闭（CLSD），系统状态是SAP固有的标准配置，为各个模块通用，不可变动。可以通过事务代码BS22来查看相应的系统状态下的受控业务。举例，查看创建状态的受控范围。

如果想改变系统状态的受控内容，如下图，则双击状态编码上I0001，对相应的业务动作上单选框上做勾选即可。但是，笔者强烈的反对这样改配置，系统状态是其他模块公用的，一改必然会影响其他模块的使用。在笔者参与过的实施项目中，曾经出现过更改系统状态造成模块之间冲突事件，比如把PS模块创建CRTD状态的控制点改为可以货物移动，那么PP模块的生产订单在CRTD状态也可以领料发货，此类类似的情况屡见不鲜，教训也是惨痛的。这就是为何禁止这样修改系统状态控制内容的原因。

因此，PS模块实施，必然要启用用户状态功能。PS模块可以启用状态管理的有项目定义、WBS、网络三个结构对象，配置方法一样，我们以最常用的WBS为例，配置如下：

第1步: WBS状态参数文件配置
操作路径 项目系统->结构->实施结构->工作分解结构（WBS）->工作分解结构用户状态->创建状态参数文件
事务代码 OK02
配置说明 SAP经典的参数文件配置，用户状态的核心配置。配置之前，需要业务确认的文件有，状态清单，每个状态受控的业务清单。
配置内容
配置路径如下。

选中PS000002 WBS元素状态参数文件，点击复制按钮生成ZPS0003自定义状态参数文件并保存。双击新定义的状态参数文件之后，进入主配置界面，按照蓝图确定好的状态配置。

配置参数说明如下：
状态编号：从准备10——关闭60，编号间隔按照10。 这里有个思考，为何状态编号补按1-6这样的间隔来设置？我们在SAP中出处可见这种有别于常见自然数顺序的排序编号，如网络作业编号0010、0020，生产订单工序0010、0020……经历过蓝图流程反复变更就知道这其中奥妙。比如系统刚配置完成，用户想在准备和计划状态之间，增加一个状态投标，那问题来了如果按照1-6这样的编号规则，那么新增的投标状态自然得从7号编号，但是从实际应用排序上，应该排在1,2之间，这样便于使用，不至于引起误解。但是计算机的排序是按照编码，所以这就产生了矛盾。那么解决这个问题的方法，就是扩大编码间隔的容量，这就很简单了，用编号11即可轻松解决，这种解决方案让人拍案叫绝，这就不得不佩服SAP的设计思路。所谓大道至简，大抵如此。
状态（ID）和短文本：Z010~Z060，对每一个用户状态定义一个ID，以及描述。ID编码规则同上。状态ID会在TJ30T中保存，可作为BAPI输入参数改变WBS状态。在后续BAPI章节做详细介绍。
最低状态和最高状态：每一个当前状态可退回去最低和最高状态序号。如图配置，20计划状态，设置10,30，表示当前状态如果为20时候，可以退回到10准备状态，以及上升到30施工状态。在业务上，通常会有这样的考虑，项目状态具有连续性，不得跳序，如计划状态时候不能直接到竣工或关闭状态，同样道理，施工状态也不能直接跳回到准备状态。

请读者思考，如果允许施工状态能直接退回到10准备状态，升级到60关闭状态，应该如何设置？
授权代码：每一个用户状态的操作授权码，当绑定授权代码之后，只有授权的用户才能去修改状态。如图配置，ZPS00001财务部门的授权，ZPS00002计划部门授权，表示对应的WBS用户状态只能由相应的授权用户来操作。
双击其中一个状态编号20计划，进入业务管控配置页面。

点击
进入详细的业务动作选择清单。注意这里所列的业务动作清单，是系统标准的功能，暂不支持自定义的事务功能。我们以请购和采购的控制点为例，希望能实现项目在计划Z020阶段，不能进行物资请购和采购。
在业务控制栏位下滚动查找，找到材料采购定单和材料采购申请，单选禁止，保存。

业务事务这个栏位中有比较多的选项，除了采购申请和采购订单的控制之外，结合常见的业务控制策略的选项说明：
控制物料移动：发货，发货过账，货物移动，采购定单货物接收
控制成本记账：FI: 统计记帐FI: 记帐
控制预算调整：锁定预算，预算补充，预算
控制销售单据：建立销售订单、建立开票凭证
具体每一个事务动作的控制，可边设置边做测试。

统状态是WBS（其他业务对象也适用）必填的属性，这就意味着，每个用户状态必然会对应一个系统状态，而且是唯一。笔者的结论，应在系统状态的基础框架下设置用户状态，用户状态对应唯一的系统状态。对于系统状态对应，笔者根据经验做如下对照：

设计用户状态的前提，需要了解系统状态的详细内容，避免出现，用户状态和系统状态的控制逻辑冲突，用户状态对系统状态一对多。

系统状态和用户状态联动。业务要求竣工和系统TECO状态联动。按下图配置，将技术实现动作的设置选中。注意这里的联动关系，区分主动和被动，系统状态主动，用户状态被动触发。

第2步: 用户状态的授权码
操作路径 项目系统->结构->实施结构->工作分解结构（WBS）->工作分解结构用户状态->定义WBS的授权码
事务代码 BS52
配置说明 用户状态的授权操作码定义。用于控制状态的修改权限。
配置内容：
配置2个授权码，用于步骤1中状态码的修改权限。授权码可按照部门也可按照状态清单每一个都定义。如果对于管控的颗粒度不是很高，可按照部门，本例按照部门来设置。

第3步: 状态参数文件分配给项目参数文件
操作路径 项目系统->结构->实施结构->工作分解结构（WBS）->创建项目参数文件
事务代码 OPSA
配置说明 用户状态参数文件分配给项目参数文件
配置内容
将状态参数文件分配给项目参数文件后，用户状态对项目生效。注意，更改凭证勾选，勾选后，任何修改状态的操作都会留下日志备查。否则，不会有日志保存，无法查询历史记录。切记要勾上。

其他模块配合

前台应用

第1步：建项目并改用户状态
操作路径
事务代码 CJ20N
操作岗位 计划管理部门
前置业务 项目前期结束，进入计划阶段
操作输出 项目和状态更改
操作内容：
创建项目1520000199，为了测试出差异，直接下达，将用户状态改为Z020 计划。

第2步：建采购申请的控制
操作路径
事务代码 ME51N
操作岗位 计划管理部门
前置业务 项目前期结束，进入计划阶段
操作输出 禁止建采购申请提示
操作内容：
ME51N建采购申请，系统提示：用户状态Z020（计划）是活动的。根据此状态，不允许事务’材料采购请求’。验证功能已生效。这里我们可以发现，虽然系统状态是REL，允许采购申请或采购订单，但是由于WBS启用了用户状态控制，在Z020用户状态的控制下，禁止用该WBS创建采购申请。这里可以推断，用户状态和系统状态，对业务的控制，是串联关系，必须同时满足才允许业务执行。从这个角度分析，笔者的结论是，系统状态的控制事务清单应包含用户状态控制事务，举例说明，系统状态REL控制了100种事务业务，那么REL状态下的用户状态，应在这100中事务业务中进行选取。避免出现，系统状态禁止的业务，在用户状态中可以被允许。

测试授权码对用户权限的控制

第1步：建2个角色
操作路径
事务代码 PFCG
操作岗位 IT后台管理
前置业务 业务蓝图的权限控制策略
操作输出 角色授权
操作内容：
进入角色权限对象参数维护界面，建角色Z_PS001_F804_01（财务人员），插入权限对象B_USERSTAT。授权参数中STSMA是状态参数文件，选择自定义的ZPS00003，对象类型OBTYP则选择PRN，这里可以点开搜索帮助在列表中选择，BERSL选择授权码ZPS0001。

再建一个角色Z_PS001_F804_02（计划人员），其他参数同上，授权码配置维护ZPS0002

第2步：计划岗位操作
操作路径
事务代码 CJ20N
操作岗位 计划岗位
前置业务 计划人员误操作项目进入计划阶段，出现特殊情况需要将项目状态撤回到准备状态
操作输出 计划人员未授权计划状态的授权码，禁止操作提示
操作内容：
系统提示无授权

第3步：财务岗位操作
操作路径
事务代码 CJ20N
操作岗位 计划岗位
前置业务 项目进入计划阶段，财务人员误操作状态改到施工状态
操作输出 财务人员未授权计划状态的授权码，禁止操作提示

再测试下财务改回准备状态。

第4步：状态联动
操作路径
事务代码 CJ20N
操作岗位 计划岗位
前置业务 项目进入竣工阶段，计划岗位做系统状态TECO
操作输出 TECO技术完成设置后，用户状态自动变成50竣工
操作内容：
实际测试中，我们在Z020计划状态做TECO，系统提示报错。这个错误信息。再一次验证了在用户状态逐级改变的策略下，系统状态变更也遵循配置规则。

逐级更改用户状态到40 收尾。做TECO操作，用户状态变到了50 竣工状态

小结

从这一测试过程中，我们发现，WBS系统状态REL，TECO，CLSD，通过用户状态的联动关系设置，可以对系统状态的设置起到约束的作用，从而有效解决实际应用场景中的一些管控需求，比如项目不到收尾状态不能TECO，可以用这个思路来解决问题。
需要注意的是，部分场景下，通过MRP自动跑出采购申请，则不受状态控制。这个就需要在MRP程序中做相应的增强干预。