工作分解结构WBS

一、什么是WBS

WBS：工作分解结构（Work Breakdown Structure），
创建WBS是把项目工作按阶段可交付成果分解成较小的，更易于管理的组成部分的过程。

WBS是项目管理重要的专业术语之一。WBS的基本定义 ：以可交付成果为导向对项目要素进行的分组，它归纳和定义了项目的整个工作范围每下降一层代表对项目工作的更详细定义。无论在项目管理实践中，还是在PMP，IPMP考试中，工作分解结构（WBS）都是最重要的内容之一。

WBS总是处于计划过程的中心，也是制定进度计划、资源需求、成本预算、风险管理计划和采购计划等的重要基础。WBS同时也是控制项目变更的重要基础。项目范围是由WBS定义的，所以WBS也是一个项目的综合工具。

对于工作分解结构（WBS）的概念，我认为应该在以下两方面重点理解：

1. WBS 以**可交付成果（Deliverables）**为对象，而不是以计划活动（Schedule Activity）为对象。
2. WBS 的结构，包含了一套科学的逻辑结构和分类方法，而非单个的、离散的、在时间顺序上不连续的成果的描述结构，通过层层的包含关系，非常严谨。

工作（work) —— 可以产生有形结果的工作任务；
分解（breakdown) —— 是一种逐步细分和分类的层级结构；
结构（structure) —— 按照一定的模式组织各部分。

根据这些概念，WBS有相应的构成因子与其对应：

1. 结构化编码
   编码是最显著和最关键的WBS构成因子，首先编码用于将WBS彻底的结构化。通过编码体系，我们可以很容易识别WBS元素的层级关系、分组类别和特性。并且由于近代计算机技术的发展，编码实际上使WBS信息与组织结构信息、成本数据、进度数据、合同信息、产品数据、报告信息等紧密地联系起来。

2. 工作包
   工作包（work package）是WBS的最底层元素，一般的工作包是最小的“可交付成果”，这些可交付成果很容易识别出完成它的活动、成本和组织以及资源信息。例如：管道安装工作包可能含有管道支架制作和安装、管道连接与安装、严密性检验等几项活动；包含运输/焊接/管道制作人工费用、管道/金属附件材料费等成本；过程中产生的报告/检验结果等等文档；以及被分配的工班组等责任包干信息等等。正是上述这些组织/成本/进度/绩效信息使工作包乃至WBS成为了项目管理的基础。基于上述观点，一个用于项目管理的WBS必须被分解到工作包层次才能够使其成为一个有效的管理工具。

3. WBS元素
   WBS元素实际上就是WBS结构上的一个个“节点”，通俗的理解就是“组织机构图”上的一个个“方框”，这些方框代表了独立的、具有隶属关系/汇总关系的“可交付成果”。经过数十年的总结大多数组织都倾向于WBS结构必须与项目目标有关，必须面向最终产品或可交付成果的，因此WBS元素更适于描述输出产品的名词组成（effictive WBS，Gregory T. Haugan）。其中的道理很明显，不同组织、文化等为完成同一工作所使用的方法、程序和资源不同，但是他们的结果必须相同，必须满足规定的要求。只有抓住最核心的可交付结果才能最有效的控制和管理项目；另一方面，只有识别出可交付结果才能识别内部/外部组织完成此工作所使用的方法、程序和资源。工作包是最底层的WBS元素。

4. WBS字典
   管理的规范化、标准化一直是众多公司追求的目标，WBS字典就是这样一种工具。它用于描述和定义WBS元素中的工作的文档。字典相当于对某一WBS元素的规范，即WBS元素必须完成的工作以及对工作的详细描述；工作成果的描述和相应规范标准；元素上下级关系以及元素成果输入输出关系等。同时WBS字典对于清晰的定义项目范围也有着巨大的规范作用，它使得WBS易于理解和被组织以外的参与者（如承包商）接受。在建筑业，工程量清单规范就是典型的工作包级别的WBS字典。

二、WBS主要用途

WBS是一个描述思路的规划和设计工具。它帮助项目经理和项目团队确定和有效地管理项目的工作。主要用途如下：

1. 清晰地表示各项目工作之间的相互联系。
2. 展现项目全貌，详细说明为完成项目所必须完成的各项工作。
3. 定义了里程碑事件，可以向高级管理层和客户报告项目完成情况，作为项目状况的报告工具。
4. 防止遗漏项目的可交付成果。
5. 帮助项目经理关注项目目标和澄清职责。
6. 建立可视化的项目可交付成果，以便估算工作量和分配工作。
7. 帮助改进时间、成本和资源估计的准确度。
8. 帮助项目团队的建立和获得项目人员的承诺。
9. 为绩效测量和项目控制定义一个基准。
10. 辅助沟通清晰的工作责任。
11. 为其他项目计划的制定建立框架。
12. 帮助分析项目的最初风险。

三、创建方法

创建WBS是指将复杂的项目分解为一系列明确定义的项目工作并作为随后计划活动的指导文档。WBS的创建方法主要有以下两种：

1. 类比方法。
   参考类似项目的WBS创建新项目的WBS。

2. 自上而下的方法
   从项目的目标开始，逐级分解项目工作，直到参与者满意地认为项目工作已经充分地得到定义。该方法由于可以将项目工作定义在适当的细节水平，对于项目工期、成本和资源需求的估计可以比较准确。

创建WBS时需要满足以下几点基本要求：

1. 某项任务应该在WBS中的一个地方且只应该在WBS中的一个地方出现。
2. WBS中某项任务的内容是其下所有WBS项的总和。
3. 一个WBS项只能由一个人负责，即使许多人都可能在其上工作，也只能由一个人负责，其他人只能是参与者。
4. WBS必须与实际工作中的执行方式一致。
5. 应让项目团队成员积极参与创建WBS，以确保WBS的一致性。
6. 每个WBS项都必须文档化，以确保准确理解已包括和未包括的工作范围。
7. WBS必须在根据范围说明书正常地维护项目工作内容的同时，也能适应无法避免的变更。
8. WBS的工作包的定义不超过40小时，建议在4-8小时。
9. WBS的层次不超过10层，建议在4-6层。

四、表示方法

WBS可以由树形的层次结构图或者行首缩进的表格表示。

在实际应用中，表格形式的WBS应用比较普遍，特别是在项目管理软件中，具体的模版样式参见WBS模版样式。

五、分解方法与常见问题

WBS的分解可以采用以下三种方式进行：

1. 按产品的物理结构分解。
2. 按产品或项目的功能分解。
3. 按照实施过程分解。

关于 WBS 的分解方法，许多项目管理的书籍都有介绍，常见的方式包括按照产品的物理结构、产品或项目的功能用途、项目的实施阶段和过程、项目组织的地域分布、各个子目标、部门或者职能角色等等。但由于每个项目的独特性，这些经验性的理论方法在实际应用中仍然会遇到很多问题，结合团队的服务实践，梳理归纳了以下3个痛点问题和对应的解决思路。

1. WBS 分解的颗粒度
   由于项目管理的自身特点，在项目规划阶段，我们很难穷尽项目涉及的全部事项，对一些远期才能完成的成果，项目初期可能无法分解。即使是在一个理想环境下，工作分解过细，也会带来管理成本的无效耗费，资源使用效率低下，同时 WBS 各层级数据汇总困难。

分细不容易，分粗一点呢？比如每个 WBS 设计三层，前两层概要、后一层是最终的成果，又很可能导致范围蔓延、权责分工不清晰，也是不合理的。

解决思路：
WBS 的实质思想之一，是要体现在项目过程中项目职责的落实和明确划分。
「责任到人」是项目管理的核心，实际工作中最糟糕的情况是事情出了，没人认账，没人负责，要避免这个问题的出现，就需要在每一层次WBS分解过程中都考虑到项目责任划分和归属，尽可能每一个最底层的节点都有唯一责任人（或部门）相对应。
因此，分解的粒度是"可以分配,可以交付"。

2. 不同分解方法之间的矛盾
   在实际的管理实践中，一个项目往往有多种分解方法，可以按照工作的流程、可交付成果分解，也可以在不同层级使用不同的方法，在一些大型复杂项目中，常常还涉及诸多的对外采购活动，合同中清单分解项目依赖具体的场景需求，有时候还会受到独立的行业标准和惯例约束。

不同的分解方式侧重点不同、相互之间难以统一，造成了 WBS 方法在理论上容易理解但在具体场景下操作实施的难度。

解决思路：
解决这一矛盾，首先要理解 WBS 方法的另一作用，是实现项目进度/成本控制的基础，如果没有这个功能，WBS 在具体活动中没有任何特殊意义，只是一个工作备忘录。
结合这一作用，我们可以考虑在应用 WBS方法的时候，将其分为两个部分：

• 上层部分为大项工作分解结构，可以参考项目的高层级目标，将整个项目按级别划分若干大项和单项。大项分解可以参考项目的生命周期、各个阶段、各个里程碑控制点等原则划分；
• 底层部分划分也不一定严格遵循80小时等传统原则，尽可能有一个相对完整等交付成果即可，如果涉及对外合同，尽量让底层部分的分解层次位于合同清单项之上，避免混乱、也利于工作量和成本衡量。

3. WBS 在项目各阶段的地位作用
   WBS 不是一个大而全、覆盖整个项目的分解结构，很多项目关键信息都不能在 WBS 中完整表现。由于主要呈现项目「可交付成果」，我们实际执行往往陷于细节，没有把它放到项目中系统看待其关联，远不如项目活动、进度类文件用得多，常常被束之高阁，沦为工作的备忘录。

解决思路：
WBS 并不是孤立存在的，它可与其他编码体系配合，体现不同的配置关系，比如 WBS 和 OBS（组织分解结构）结合，就可以进行职责配置，把项目工作分解结构 WBS 看作纵轴，组织分解结构 OBS为横轴，通过两者的整合确定部门或个人的工作任务和责任。

参考资料：
作者：Mia Tang
链接：https://www.zhihu.com/question/31966641/answer/840507040