Excel常用功能——数据操作（2/2）

分类汇总

分类汇总在数据选项卡中

分类汇总

分类汇总可对数据进行分类，以及各种计算处理。

分类汇总的机制是把连续的数据做分类处理，因此分类汇总前，需要先对要分类的数据列进行排序，排序的目的是把分类项集中起来，将每一个类别的数据放在一起，否则无法进行分类汇总。

分类汇总操作1

下面举一个应用实例，我们要对表格数据按“日期”进行分类，并且对“贷方发生额”进行求和。首先对“日期”进行降序排列，然后在分类汇总选项卡中，分类字段选择“日期”，汇总方式选择求和，汇总项选择“贷方发生额”，下边的三个选项按实际要求选择，之后确定，我们可以看到，表格按照我们的预期给出了每个日期的“贷方发生额”总和。

分类汇总操作2

数据有效性/数据验证

数据有效性，在excel2016及之后的版本里称为数据验证，在数据选项卡下。

数据验证

数据验证功能可以检查用户输入数据的有效性，例如，在表格中输入身份证号码，我们需要限定用户输入18位数字

检查用户输入数据有效性

在用户选定某单元格时提供输入提示

输入提示

可以在用户输入有误时给出提示（如图中“出错警告”选项卡，读者可以自己试试）。我们也可以用数据验证功能，限定用户输入的内容，比如输入性别时，提供“男，女两个选项”，注意在序列中提供选项时，需要用英文逗号隔开。

限定内容

点击小三角，只能选择“男”或者“女”

我们也可以通过这个功能限定某个区域表格的输入法，读者可以自行尝试一下。

数据透视表

数据透视表是一种交互式的表，可以对表格数据进行各种计算，功能与分类汇总类似，但是功能比分类汇总强大的多。创建的方法很简单，在插入选项卡中，选择数据透视表，默认会选择全部有数据的区域，也可以连接其他工作表。

数据透视表

之后点击确定即可创建。我们可以看到，Excel按照表头的数据将表格中所有数据进行了分类汇总。同时打开了“数据表透视分析”这个选项卡，右侧可以选择对哪些数据进行何种操作，右下角的四个小窗口，里边的每个选项是可以拖动的，对于图中的表格，如果我们希望查看销售数量，将销售数量拖动到“值”中，选择求和项即可。

生成数据透视表

我们也可以双击表格对应的列，查看更详细的数据，比如我们想查看图中广东的详细情况，双击打开即可。

广东销售详细情况

数据透视表是一种可以跟随数据源表动态变化的交互式表格，只要点击菜单栏里的刷新即可随数据源变化。数据透视表功能强大，但使用起来很人性化，没有太多需要注意的地方，这里就不做详细介绍。