企业如何使用OA系统？OA系统有哪些功能和应用的场景？

企业如何使用OA系统？OA系统有哪些功能和应用的场景？

办公自动化（Office Automation，简称OA），是将计算机、通信等现代化技术运用到传统办公方式，进而形成的一种新型办公方式。办公自动化利用现代化设备和信息化技术，代替办公人员传统的部分手动或重复性业务活动，优质而高效地处理办公事务和业务信息，实现对信息资源的高效利用，进而达到提高生产率、辅助决策的目的，最大限度地提高工作效率和质量、改善工作环境。

一个智能化的OA系统应当包含办公、人事、考勤、项目等等系统，将他们紧密的拼接起来，完美地运行下去。

那OA系统到底如何使用呢？下面我将以简道云OA系统为例，介绍如何使用OA系统。

简道云OA模板：http://s.fanruan.com/kunjs

一、在什么场景下使用OA系统 

首先OA系统的使用，往往要在特定的场景搭建下进行具体应用，具体系统场景有以下这些：

物资管理系统：

• 公司物资的难统计，没有档案可以归纳，专人管理费时费事。对于物资的进出手续繁琐，库存计算困难。急需库存物资管理数字化系统；
• 按固定资产和流动资产将物资分类，物资库存分类清晰；
• 采购、入库、出库填表自动上报，物资库存自动修改，报表系统随时可查。

以简道云OA系统为例，物资管理主要分为以下几个部分：物资统计、物资信息、物资采购、物资领用和物资归还。 

下面展示一下物资信息表如何填写~

• 物资编号：流水号，录入物资编号，采用固定字符+自动计数。
• 分类：单选按钮组，将物资进行分类，便于管理。
• 名称：单行文本，物资名称。
• 单位：单行文本，物资计量单位。
• 物资录入价格：数字，录入物资成本价格。
• 物资录入数量：数字，初始数据录入时需要录入现有物资数量，后期建立物资信息时无需录入，通过采购录入数量。

车辆管理系统：

• 一些企业日常工作时，需要大量使用车辆。有的时候是使用公司内部车，当车辆不够用的时候，从租车公司租车使用。租车还车流程化，流程结束自动变更本公司的车辆状态；
• 在车辆使用过程中，必要使用油卡充值等操作，内置油卡充值流程化，记录统计信息一目了然；
• 同时，车辆相关的维修保养事故流程全记录，损伤保险花消统计一应俱全。

汽车作为日常使用工具，难免需要进行维修处理和定期保养。汽车维保主要分为：

• 维保登记：提交维保登记记录，将车辆送去4s店或者维保地点进行维修/保养。
• 维保取车：汽车维保完成以后，约定时间将车辆取回。取回的车辆需要登记车辆状态，可供车辆借出使用。

（注：企业若无此业务可以替换企业自身主要业务进行应用搭建）

日报周报系统：

• 公司要对员工的每日工作情况做收集，需要日报系统作为支撑；
• 报表展示员工填报次数，周报写的次数；
• 系统规范日报录入格式，统计清晰。

事项审批系统：

• 公司杂事需要审批，纸质化审批费时费力，需要一套流程来走审批系统，数字化审批档案，方便业务的流转；
• 该系统对于零杂事项起到了一个规范化流程的作用，统一了审批入口和流程，保证了事项申请的正常进行。

公司杂事需要审批，纸质化审批费时费力，需要一套流程来走审批系统，通过数字化审批档案，方便业务流转。

主要包括：

• 合同审批

• 加班申请

• 外出申请

二、如何使用OA系统（最大限度发挥OA系统作用）

明确了OA系统的功能模块以及对应的使用场景后，如何最大限度发挥OA系统的作用才是关键所在。

1. 制定明确的OA使用规范：培训员工使用OA系统的技能和方法。可以考虑组织专项培训，培养员工的OA应用技能和操作能力。同时，也可以制作相关的培训教材，方便员工随时查阅，提高培训效果。
2. 定期反馈与经验共享：定期举办OA使用经验分享会，激励员工分享使用OA系统的最佳实践。可以考虑邀请部门内的高级员工进行分享，或者开展跨部门的分享交流活动，促进不同部门之间的沟通和协作。定期收集员工对OA系统的反馈和建议，及时跟进和解决问题。可以采用在线调查、反馈箱等形式，收集员工对OA系统的意见和建议。同时，也需要建立问题反馈机制，及时跟进和解决员工反馈的问题。
3. 按需加强OA系统具体应用：整合OA系统与其他系统，提高OA系统的应用价值。可以将OA系统与其他部门或者公司内部的系统进行整合，实现信息的共享和互通，同时建立OA系统使用数据分析体系，了解员工使用情况和需求，优化OA系统的设计和功能。可以通过数据分析工具，收集员工对OA系统的使用情况和反馈，深入了解员工的需求和痛点，及时优化OA系统的设计和功能。
4. 定期维护与修复：设立OA系统管理员，负责OA系统的维护和更新。可以设立专门的OA系统管理员，负责OA系统的维护、更新、备份等工作，保证OA系统的正常运行和数据安全。定期对OA系统进行安全评估和漏洞修复，保证数据安全。可以定期邀请安全专家对OA系统进行安全评估，及时发现漏洞和弱点，并及时修复，保证OA系统的数据安全。
5. 推行移动办公：将OA系统与移动设备相结合，方便员工随时随地使用。可以考虑推行移动办公，将OA系统与员工的移动设备相结合，方便员工随时随地使用OA系统，提高工作效率和灵活性。
6. 密切联系供应商：与OA系统供应商保持密切联系，了解OA系统的最新发展动态。可以建立与OA系统供应商的长期合作关系，了解OA系统的最新发展动态，及时了解和掌握OA系统的新功能和更新。

相信读完本文您对OA系统具体应用场景和使用方法都已经有所了解，希望本文对您使用OA产品有所帮助。