项目经理如何做好项目数据分析？

“周一到周五哪天更适合工作？”

周一困倦，周二认命，周三亢奋，周四疲惫，周五又像打了鸡血……

项目经理：哪天都不适合工作，项目日报、周报、月报一个都少不了；不是在加班整理项目数据，就是在会议中继续整理项目数据，还得保持项目数据的及时性、准确性、完整性。毕竟能否获得有效资源以及支持就靠项目绩效报告了。

在项目管理过程中，当项目发生一些风险和问题超出了项目经理可控范围内时，项目经理需要及时向上反馈、申请支持。但组织内各项目之间存在一定的竞争关系，如何能有效获得支持和关注，这就离不开项目各项运营数据的收集分析，有理有据向上沟通时更有底气和说服力。那么在项目监控过程中，数据分析有哪些方式呢？

1.项目运营数据分析的方式及使用步骤

在进行项目监控工作时，项目经理需要跟踪、审查和报告项目进展，以便实现项目目标。项目经理会定期评估项目绩效，决定是否需要采取纠正或预防措施。常见的项目运营数据分析方式有：挣值分析、偏差分析、根本原因分析、趋势分析、成本效益分析、备选方案分析等。

第一步：进行表象分析

挣值分析：对范围、进度和成本绩效进行综合分析，这里可以统计项目整体情况。

偏差分析：分析实际与计划的偏差，例如成本估算、资源使用情况、持续时间估算等一系列测量指标。

第二步：根本原因分析，分析偏差的原因

根本原因分析可以识别问题的主要原因，其目标是找出：问题（发生了什么）、原因（为什么发生）、措施（什么办法能够阻止问题再次发生），便于项目经理找到重点关注的模块。

第三步：通过备选方案分析，选择出现偏差时的多个执行措施

可以在出现偏差时，帮助项目经理选择要执行的纠正措施。

第四步：成本效益分析，预防成本超支

当发生偏差后，范围和质量等维度都可能引发成本超支的情况，这也关系到项目业务目标的实现。通过成本效益分析有助于选择出最节约成本的措施，这个可以结合备选方案分析使用。

第五步：趋势分析，预测项目未来绩效

通过前面的几个步骤已经了解了项目过去和现在的一些运营情况，而这一步骤就是根据以往结果预测未来绩效，项目经理也应提前进行趋势分析、预留足够时间进行应对。

以上几个步骤通过整合项目数据、进行分析，掌握了项目过去、现在、未来的一些情况，由此可以生成一份完整、全面、准确性高的项目绩效报告，方便管理层进行决策。

但项目经理在实际工作中会面对多种情况，需要关注的项目运营信息侧重点又不同。例如：

每日需要关注项目的进度、成本等基本情况是否有异常；

每周/月则需要对项目的完成情况进行汇总分析，重点在项目可能存在的风险以及发生的问题，并分析找到应对措施；

项目各个里程碑阶段需要对项目重点维度的数据汇总分析，以便科学决策。

这些情景下，项目经理的工作会更加繁琐复杂，如果能借助一款专业且功能全面的项目管理工具辅助进行项目运营数据分析，则能轻松不少，下面以易趋为例。

2.借助工具高效进行项目运营数据分析

2.1项目概况，每日五分钟汇总数据

针对每日的项目汇报，通常情况下会向项目组成员收集并汇总，但往往不能及时有效收集到数据。在借助易趋项目管理软件进行管理后，项目经理可以通过项目概况模块，快速查询并汇总有效信息。

例如：项目进度情况、项目交付物和任务完成情况、项目目前所处阶段、项目成本使用情况跟踪、项目资源收益情况、项目基本工作项（问题、风险、评审）等基本信息，涵盖了范围、进度、成本等多方面的数据。

（易趋项目概况模块）

2.2项目周报/月报，一键查看项目状态

项目经理在进行每周或者每月的项目汇报时，涉及的数据量会更多、更复杂。不仅要对上一周/月的工作进展进行汇总，还要规划下一个周/月的安排，同时对识别出的风险及问题进行分析、提出解决方案。

在易趋项目管理软件—项目状态报告模块，项目的周报和月报会由系统自动钻取数据，定期生成报表，更加智能便捷。项目经理可以快速获取项目阶段以及交付物的延误情况，再结合根本原因分析，找到偏差原因。

（易趋项目周报模块）

而更为关键的项目问题以及风险的信息也会进行汇总，包含了问题的状态、解决方案、严重性以及解决日期；风险模块则是包含状态、应对措施、风险等级等信息。项目经理在向上汇报时，数据的整理也更加高效、省时。

（易趋项目周报模块）

2.3六大维度数据分析，决策更科学

当遇到一些重要里程碑节点时，项目经理会定期进行项目绩效考核，给管理层的下一步决策提供依据，这就需要对一些关键指标进行数据汇总和分析。

在易趋项目管理系统—项目报表模块，支持从项目任务、成本、风险、问题、工时、费用等六个维度来进行全面分析，并形成多样化报表。例如：任务维度会包含任务分布以及进度偏差分析；而成本维度会包含绩效趋势以及挣值分析等。

（易趋项目报表模块）

（易趋项目报表模块）

3.总结

在项目监控过程中，项目运营数据的分析是项目经理必备的一项工作内容也是一大难点。在不同的情景下，关注的侧重点也不同；而数据的准确性、及时性、全面性也会影响到后续的科学决策。项目经理可以合理的搭配使用项目运营数据分析方法，如：挣值分析、偏差分析、根本原因分析、趋势分析、成本效益分析、备选方案分析等。

而能借助一款专业且功能全面的项目管理工具辅助进行项目运营数据分析，则能轻松不少，摆脱数据收集不全面、不及时、不准确等难点。