如何进行授权监督

授权监督要素

1. 授权之初制定监控机制
   在授权之初，管理者就应该约定监控的机制。这是授权监督的第一个要素。监控机制的内
   容包括：被授权人的报告频率、交流方式及预警信号。如果在授权开始的时候就约法三章，
   事先约定监控的机制，效果会比事后想监控的时候临时通知好。此时下属更能理解管理者采
   取一系列监控的原因是要为最终结果负责。如果在授权之后才进行监控，会让下属觉得这是
   对他们的不信任和干涉。
   怎样确定报告的频率、交流方式及设置预警信号呢？

• 报告的频率取决于你对员工的管理程度。你越想对其进行管理，报告的频率就越高；
  你想要给他更多自主权，报告的频率就低一些。建议你在最初就确定报告频率，并始
  终坚持执行。
• 交流方式主要有两种，一种是书面信息交流，另外一种是口头交流方式。如果你希望
  给予员工更多的自主权，你可以采用电子邮件和短信等书面信息交流方式。如果你要
  对授权任务有所控制，确保任务能顺利按时完成，建议你采用口头交流的方式，具体
  方法包括面谈和电话。
  建议在项目的重要节点或在其他方式无法控制进度的时候使用面谈的方式。在整个授
  权任务的过程中，这两种方式可以组合使用。
• 设置预警信号。你可以根据具体工作情况，设置关键指标或警戒线，如最高成本线、
  最高预算等。一旦情况出现异常，超过警戒线，要求被授权者及时报告，方便你立即
  采取干预措施。

2. 把握监督的“度”
   此时你要考虑四个问题：

• 首先是任务的难度。这项任务是否棘手？你的员工能够胜任吗？任务越棘手，就需要
  越多监督，这样你就可以提供必要的帮助。
• 第二个问题是任务的重要性：任务越重要，就需要对授权任务施以更多监督。
• 第三个问题是被授权人的个性和能力。如果员工在授权任务方面的工作经验很丰富，
  监督的程度可以低些。相反，如果员工没什么经验，监督的程度应该高些，这样你可
  以监控他的做法是否正确，及时纠正。
• 最后，要考虑你的时间可用性：监督的程度要适应你的时间安排以及你工作任务的优
  先级。如果你没有足够的时间，而授权任务又需要你严密监督，你就要问问自己哪个
  更优先。

3. 让员工了解所有可能影响任务的信息
   让员工了解有关任务的信息。这是规避授权任务风险的最好方法。从你的员工接手授权任
   务开始，他就应该了解所有可能影响任务的信息，保证他们了解可能影响任务可行性的一切
   因素。它可能包含以下信息：

• 其他团队参与人员及资源的可用性
• 任务的目标
• 任务时间节点的重要性
• 公司的情况，或者执行任务部门的情况

4. 授权中的注意事项（一）

• 恰当掌握工作的进度和情况
  为了确认工作进展正常，保证一旦出现偏差仍能得到及时地纠正，掌握工作的进度和情况是必要的。在这个过程中，你应该：
  1）避免以下做法：偷偷巡视、不停地开会了解进度、见面就问。这些做法会让下属觉得你不信任他们，干扰他们的工作。
  2） 让下属自愿与你沟通。让下属感觉到你的信任，同时取得他的理解。你可以说：“把工作委任给你了，你放手去做吧！我相信你能做好，我不想多干涉。但是你一定要让
  我了解事情的进程，这样即使失败，我也可以知道是出现了什么问题。”
  3） 用帮助来代替监控。你可以对下属说：“如果觉得需要我帮忙，尽管来找我！”鼓励下属遇到问题或进度受阻时，主动寻求你的帮助。
• 控制目标，不控制细节
  如果你连细节都要问员工，评价他做得对不对，甚至替他决定怎么做，那你并不是在授权，
  而是把职权收回去了。真正应该控制的应该是目标，包括最终目标、阶段性目标、关键指标等。你不仅不应该主动过问细节，而且也不应鼓励员工大事小事都向你请示汇报。要告诉他，这是他的事，你只管理“例外”。
• 及时纠正偏差
  如果你发现员工的工作脱离标准，偏差超过了一定的限
  度，就要及时出面纠正。这时你可以：
  1） 调整任务：如果员工无法完成标准是因为你规定的目标或标准不合适，你需要及时调整任务。
  2） 批评或处罚：如果是由于员工个人的不良表现导致偏差产生，就应该提出批评，严重的甚至给予处罚。
  3） 多辅导：如果员工能力不足，你则需要多加辅导。这也有助于及时纠偏。但是要掌握分寸：你是在提建议，而不是下命令。
  4） 培养员工纠错的主动性。要解除员工“承认错误就是无能”的观念，在员工中培养其
  不怕处理棘手问题的思维。你可以说：“你第一次做这件事，一定会遇到不少困难，这是正常的。如果需要我帮忙，就尽管来找我，不要为此耽误了工作。”

授权监督的常见误区

• 常见误区之一：管得太少
  授权监督的第一个常见误区是管得太少。授权并不等同于完全放权，放任不管。一些管理者在授权后，出于对员工的信任，全面授权，做“甩手掌柜”。而有的管理者，以李孟为例，他们虽然会听取员工对于进展的汇报，却由于“管得太松”而不能了解到任务进行的实际情况。而对授权的监督不是像案例中那样简单地要求被授权人每月提交一份工作报告就万事大吉的，管理者必须及时了解授权执行的效果、在授权出现问题后及时调整和改进。否则可能会因为监督不力而使得授权失败，使企业蒙受难以估量的损失。
• 常见误区之二：步步监控
  授权监督的第二个常见误区是步步监控。这样的结果往往会使被授权者有一种不被信任感，工作积极性下降，不利于授权任务的顺利完成。而步步监控、事事过问也使得授权“形同虚设”，管理者非但没有“解放”自己的手脚，还因为要时时管控员工而变得更加忙碌，完全违背了授权的初衷。这个时候的管理者应该做的是用指导、鼓励或增加资源等适当的方法来帮
  助员工自己解决问题。要记住：完成任务比用什么方法来完成任务更重要。