写封合格邮件有多难

“请告知XX客户在X日之前把某文件原件寄到我们办公室，谢谢。”我默默叹口气，回复“麻烦告知贵办公室地址及收件人联络方式”。

看似专业的邮件可能带来更大的摩擦成本。发件人默认我知道客户应该把快递寄到哪儿和寄给谁，而并没有考虑我获取相应信息的难度和成本。也许我可以自行查阅通讯录或者询问其他同事得知准确快递信息，但从提高工作效率的角度来看，发件人明显给我出了难题——本来我在写邮件给客户时顺便粘贴回邮地址即可，现在不管我手头多忙，无论自己查找还是等待回复，我都浪费了时间。

工作中接触的人越多，我越珍惜简明扼要观点清晰的邮件。如何写一封合格的工作邮件呢？我认为，最重要的是考虑怎么让收件人准确获知你想传达的信息并给予反馈。在发送时注意形式上的一些小技巧，可能能更好达到预期效果。

(1) 收件人

如果有多位收件人/抄送对象，按职位排列。如果收件对象既包含外部组织的人士也包含同一公司的同事，把外部客户的名字放在前面。

理解收件人/抄送对象/盲抄对象的区别，并应用于不同场景。

例如：同一份文件要对外报送给不同客户，同时要抄送老板和同级同事，选择盲抄发送一封邮件还是逐封点对点发邮件？我选择后者，尽管老板和同级同事会收到数封内容一样的抄送邮件。理由是，点对点发送时可以针对不同的收件人个性化其称谓，让他/她更能感觉到邮件是专门而写，重视程度可能会有所提高。

又如：你认为某人应该收到某封邮件，但又不想被收件人知道，此时使用盲抄比较合适。如果盲抄，就一直维持，不要一不小心又换回抄送模式。我当年网申世界银行职位时，收到了HR盲抄的申请确认函，但没过多久又收到一封所有收件人都在抄送栏的澄清信。虽然我不知道盲抄和抄送的对象是否完全相同，但很可能HR已经把他/她想隐藏的邮箱地址完全暴露。

（2）主题

我比较习惯的方法是项目名称+写信事由，比如xx基金/xx项目-x协议需要于x时之前审阅。这是律所教会我的好习惯。该命名法至少有两个好处：更容易引起收件人的注意，使其对发件目的一目了然，以便做出相应工作安排，以及方便自己归档邮件，便于日后查找。

求职邮件更应该把主题写好：xx公司xx职位申请-姓名-毕业院校。即使职位描述的最后已经写出邮件主题该怎么写，HR姐姐的信箱里还是塞满各种题目就不合要求的邮件，可想而知，这些发件者获得后续面试机会的几率不会太高。

主题栏还有一点需要注意：如果是回复邮件，麻烦把自动出现的Re/或者答复删到只剩一个再发送，不然万一同一事项邮件往来频繁，标题最后都淹没在“Re:答复：Re”的海洋里，不但看着心乱，还反而容易忘了正题。

（3）正文内容

身在职场的小伙伴都能体会，来回邮件确认一些琐碎事项非常低效。如果一封邮件把事情说明白，能极大降低沟通成本。

最重要的事项放最前面。第一段里除了客套话就写清楚要对方做什么。邮件不宜长，但是要言简意赅地解释要对方做事的原因，希望对方采取的行动，以及截止时间点。要是光说“麻烦您帮我把协议盖个章寄回来”，我肯定得问这是什么协议，为什么要签这个协议，需要盖几份，最晚什么时候要。但如果第一次发邮件提出请求时就已经说明前因后果和需要怎么做，什么时候做，能节约不少时间和精力。

不管邮件用中文写还是用英文写，都别太长，这不是论文——虽然中心句+论据的结构是必要的，但是如果要写快1000字才能把事说明白，还是写个备忘录作为附件吧。甭管是电脑屏还是手机屏，看多了长邮件估计都头晕。

还有，如果发英文邮件，跟中文邮件一样，得文通字顺。文绉绉的词汇不一定是你想象的意思。比如有的国内律师认为“It is understood”比"I understand"好，因为主体模糊，能规避责任。我问过大学教授，也问过英美律师，他们都说能用主动语态尽量别选被动，何况It is understood的主体不还是发件人。

（4）事前检查

即使职场老鸟也可能大意失荆州。我第一个老板说，他做律师时，曾经不小心把己方的memo抄送给了对方律师，又无法撤回，只得紧急打电话，请对方不要看邮件附件。我也遇到过收到客户邮件后，又接连收到几封撤回失败通知的情形。客户后来解释，发现附件不是最新版本，但总是显示撤回不成功，连续点击几次，影响了十几个人。我也曾经因为没有回复最新邮件而误解对方的意思。

防患于未然总好过亡羊补牢。邮件发出前一定全面检查，尤其是以下事项的准确性：

a. 收件人/抄送对象的邮箱地址；

b. 主题栏的项目名称和事项；

c. 正文中提到的时间；

d. 是否回复了最新邮件；以及

e. 附件的内容及版本。

如果写邮件时时刻提醒自己为对方着想、言简意赅、信息准确，虽然你看不到收件人的表情，但他们可能因为心塞程度降低而更快回复你，并更及时地提供帮助。同时你也会发现无论是自己的写作技能还是工作效率都会显著提高。此等好事，何乐而不为？