OpenText文件管理

     ---使用OpenText文档管理软件系统捕获，存储和跟踪电子文档的生命周期

OpenText™Content Server是OpenText Enterprise Content Suite的核心内容
存储库和基础文档管理技术，通过在整个生命周期中保护和存储文档和业务内容，
来控制整个企业中的文档和业务内容。

您对Content Server的基础投资将使您能够：

1.实施和跟踪良好的公司治理实践，并降低违规风险；
2. 通过更快，更轻松的信息检索来提高员工生产力；
3. 通过提高生产率，降低部署和拥有成本来提高投资回报（ROI）；
4.通过扩展OpenText文档管理来满足您的需求，从而利用其他技术投资。

OpenText文档管理软件解决方案：

通过良好的治理实践降低企业风险

通过低成本的部署和拥有成本来提高投资回报率

提高个人生产力和企业敏捷度

捕获并提取电子文档资产中的价值

利用技术投资

特征：

企业级才能：Oracle 11g R2和Oracle RAC数据库可提供出色的性能，并且是内容和文档丰富的应用程序的理想数据库平台。

组织和共享电子文档：文档管理以任何文件格式管理任何类型的电子文档。您可以在三种类型的工作空间中将电子文档组织到文件夹和复合文档的层次结构中，这三种类型的工作空间反映了人们的不同工作方式。项目工作区；和个人工作区。

将自定义元数据应用于文档：通过文档管理，您可以将额外的信息（称为元数据）与文档相关联。元数据已建立索引，可用于根据您的自定义条件轻松检索和生成有关文档的报告。每条元数据信息都是一个属性，可以将属性集分组为可以与任何文档关联的类别。您还可以添加属性，从而提高属性的准确性并提高查询精度。

根据备用分类层次对文档进行分类：多个分类可以与原始位置的文档相关联。这样，您就可以根据与文件夹结构所隐含的分类法不同的分类法浏览和搜索“文档管理”存储库中的文档，而不必创建多个文档副本。

对文档进行评分和批注：“文档管理”使您可以对文档的价值进行评分，并撰写与文档一起保存并供其他用户查看的评论。除了向用户提供评价最高的文档列表之外，该解决方案还可以跟踪文档的使用情况，以显示最新的和经常访问的文档。

自动化变更请求，审查和批准过程：Document Management的图形化Workflow Designer工具使您能够自动化文件管理过程，例如文件变更请求和文档审查和批准过程，以确保准确，一致地执行它们。您可以根据自己的要求或监管机构的要求设计流程。

直接通过流行的文档创作工具工作：通过文档管理，流行的桌面创作工具（包括Lotus Mail和Microsoft Word，Excel，PowerPoint和Outlook）的用户可以直接从存储库中打开和保存文档。使用Windows资源管理器，用户可以在桌面和存储库之间拖放文档和文件夹。文档管理还支持WebDAV协议，从而允许符合WebDAV要求的桌面应用程序的用户直接连接到存储库。

通过电子邮件向/从存储库发送文档：您可以为OpenText文档管理存储库中的文件夹分配唯一的电子邮件地址，从而使用户可以将文档附件直接通过电子邮件发送到特定文件夹。存储库中的每个文档都具有“电子邮件”功能，使文档的链接或文档本身可以通过电子邮件发送给任何收件人。

使用权限来微调对文档的访问：您可以在文档管理存储库中的文档或文件夹上设置多达九个级别的权限。这可以帮助您根据公司策略微调要授予个人和组的访问类型。例如，某些用户可能甚至没有权限查看文档，其他用户可能仅具有查看权限，而其他用户则可能能够修改或删除文档。

审核所有文档事件：使用文档管理的全面审核跟踪功能来自动记录可以在文档上执行的每种类型的事件的日期，时间和执行者。可以记录的事件包括文档创建，重命名，保留或取消保留，添加或删除版本，查看等等。

通过简单或高级搜索查找文档：Document Management的Web界面在每个页面上都包含一个简单的搜索栏，支持在文件夹内或整个存储库中进行全文本或自然语言查询。该解决方案还包括一个高级搜索表单，用于使用系统和自定义元数据，分类学分类，布尔运算符以及修饰符（例如Soundex和同义词库）来构建搜索查询。搜索结果页面提供结果排名，自动摘要，集群结果主题，突出显示和查找类似内容。用户可以保存查询，结果快照和多个搜索表单模板。

控制和管理文档版本：使用文档管理的签入和签入功能，控制文档版本并防止多个作者覆盖彼此的工作。当用户签出文档时，其他用户可以查看该文档，但不能对其进行修改。用户可以访问文档的完整版本历史记录，并查看以前版本的内容。

生成文档使用情况报告：文档管理包括预定义的报告，例如最大文档的列表或给定用户拥有的所有文档。此外，文档管理还包括用于创建自定义报告的报告构建工具。

管理复合文档：使用文档管理的复合文档容器来管理包含多个文档文件的文档。在复合文档中，可以对子文档进行排序，还可以创建嵌套的复合文档。您可以创建复合文档的主要发行版和次要修订版，以及直接指向特定发行版或修订版的链接。

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