不应使用Excel进行项目资源规划的 7 个原因

项目资源规划早期仅限于基本分配和调度。因此，企业使用自制工具或excel表来执行这一简单功能。然而，随着技术和业务流程的发展，资源规划变得复杂，并包括其他组成部分，如预测和容量规划，优化等。
 
由于传统的excel表无法处理这些复杂问题，企业开始采用专门的资源管理软件来进行项目资源规划。
 
资源规划如何随时间演变？
 
企业遵循传统的等级结构，资源规划仅限于基本分配和调度。此外，由于部门各自为政，使用电子表格可以满足他们的业务需求。
 
随着时间的推移，全球化的到来使企业能够从不同的地区获取资源。由于 excel 无法提供企业范围内资源调度的实时可见性，企业开始采用使用复杂的自主开发工具作为解决方案。
 
全球化也导致了矩阵组织的出现，当跨部门共享资源并同时处理多个项目时，分配资源变得很困难，导致重复预订和内部冲突。因此，使用Excel表或甚至基本工具来实现这一目的是不可行的。

使用Excel进行资源计划的弊端
 
许多企业采用 Excel 进行资源规划，因为它具有成本效益、随时可用且管理人员熟悉它。虽然 Excel 为用户提供了许多好处，但它也有一些缺点。
 
1.电子表格易开发难维护

随着企业规模的扩大和雇用更多的资源，定期处理和更新大量数据变得充满挑战。虽然资源管理人员可以创建内嵌的宏，这很容易开发，但很难维护。
 
2.无法为决策提供实时数据

资源规划是一个数据驱动的过程，因此需要及时提供准确的信息。如果没有以资源为中心的信息的集中可见性，就无法做出正确的决定。资源经理可以使用多个电子表格，导致数据不一致。信息无法实时同步，导致重复预订等相关冲突。
 
3.不提供高级预测和容量规划

在制定资源计划时，资源预测至关重要，因为它可以帮助管理人员提前弥合产能与需求之间的差距。但是，Excel 表不包含此高级功能。因此，企业无法对项目进行有价值的预见，从而导致各种瓶颈。
 
4.电子表格不提供集中式或多维视图

采用矩阵结构的企业需要在统一平台上查看数据，以便根据个人的工作职能做出明智的决策。由于 Excel 表是由各个部门手动更新的，因此无法集中查看员工队伍。此外，管理者没有自由从多维度或不同角度查看信息，这可能导致决策延迟。
 
5.缺乏基于角色的安全访问

安全和访问控制对于防止信息过载和数据泄露至关重要。然而，电子表格不提供基于角色的访问，工作场所的每个人都可以访问敏感信息，导致信息过载。
 
6.无法在多个电子表格之间协调数据

Excel 表不具备跨多个电子表格整合大量数据的能力。如果有人手动执行此操作，这将非常耗时并且容易出现许多错误，从而导致决策不充分和效率低下。
 
7.Excel 表格容易出现人为错误

在电子表格中，员工手动输入和修改所有类型的数据，很容易出现人为错误。一些简单的东西，如一个错误的公式、数字或格式，可能会引起大量误解，导致数据的倾斜或错误。例如添加计费工时时出现错误可能会导致计费和发票不正确。
 
受制于这些缺点或限制，企业是时候寻找替代解决方案来简化项目资源规划了。
 
8Manage PM项目管理解决方案
 
虽然Excel在世界上占有一席之地，然而，就智能管理资源而言，Excel并不是正确的选择，因为它不具备任何有助于制定准确的资源计划和确保成功交付项目的高级功能。
 
面对更复杂的项目环境，为了简化项目负责人的工作量，合理调配项目资源，建议使用PM项目管理软件来高效管理。
 
​PM包含范围与需求、时间、收入与成本、质量、沟通、资源、风险、变更等管理功能。其中的资源管理功能可按照区域、部门、项目以及活动进行资源的查找、申请、分配并跟踪所有资源的使用情况。
 
因此，使用PM，项目经理可以很容易地跟踪和分配资源到每个任务，监测团队的利用率，并实时安排团队能力，以避免分配的冲突。
 
同时，8Manage系统的资源管理与成本关联，通过对项目中需要的资源进行费用预算和实时费用记录，管理者和执行人员都能够清楚地了解到预算消耗情况，进而减少不合理资源的使用，防止项目出现成本漏洞。
 
系统的集成报表功能，可帮助你轻松使用收集到的数据，分析员工的工作量、项目预算或公司的投资回收率，通过清晰的项目视图，做出更科学的有效决策。
 
一个好的项目管理软件在资源管理方面可以起到不可思议的作用。它帮助项目经理管识别资源的过度利用或利用不足，并确保每个人在正确的时间从事正确的任务。因此，它有助于更好地进行资源规划和管理、时间管理、成本估算和智能决策。