手动管理采购订单周期的挑战以及如何应对

在过去的几十年里，采购实践有了显著的进步。精明的采购领导正在寻求额外的周期时间的提升。这一点至关重要，因为减少周期时间可以大大提升周转时间，降低你的采购职能的整体成本。它也使采购团队能够将较多的时间用于战略活动。

但是，为了比较好地利用你公司的采购订单周期，你需要知道如何优化它以摆脱冗余、延迟和数据丢失。

什么是采购订单周期？

从本质上讲，采购订单周期指的是采购过程，即从创建采购订单到结束采购订单的过程。它衡量了从申购到交付再到完成付款的整个时间。

这个过程是较大的采购周期的一个子集，是你可以用来确定采购团队的效率和生产力的主要KPI之一。

手动采购订单周期的挑战

手动采购订单周期依赖于人力资源，而大多数依赖人力的企业运营容易出现偏差和不准确。相信你已经体会到手工处理采购订单是多么的繁琐。

当企业依赖手动采购订单周期时，他们所面临的明显问题包括：

1.重复性任务

手动采购功能包括大量操作，员工必须为不同的采购活动重复操作。这类任务的例子包括但不限于采购文件的内部审批、多次打电话与供应商谈判、在不同时间创建类似的文件等等。

2.时间浪费

重复性的任务是采购团队比较大的时间消耗之一。整天重复联系同一个审批人员，总是指望他们有空，花五分钟以上的时间与一个供应商通电话，处理纸面上难以修复的错误，以及重复审批过程，这些都需要相对较多的时间。

3.流程延迟

依赖手动采购流程的企业发现很难进行紧急采购。对不同部门的依赖、时间的消耗，以及供应商或审批人缓慢的响应，通常会在一段时间内降低紧迫性。

4.增加成本

手动流程需要时间，需要采购部门获得较多的资源。延迟采购通常会影响到不同部门的众多业务流程，尤其是那些完全依赖采购项目的部门。

5.报告障碍

手动采购依靠人力来创建所有相关报告。这使得完成每个流程的数据输入具有挑战性，而且也很难使用多种方法并提供所需的结果。

6.错误处理

日常操作很可能产生由参与采购订单周期的各方面所造成的错误。如果你依赖手动采购订单方法，检测和处理此类错误并不容易，会迫使流程重新开始，而不是从实际错误发生的地方开始。

7.可见性

手动采购通常涉及许多团体，包括供应商、采购部门、最终用户、财务部门和审批人。在这个复杂的网络中，很容易失去对整个过程的可视性和控制。

8.文件控制

手动采购也伴随着控制大量纸质文件的压力。追踪归档文件很复杂，旧文件很容易丢失，而且较难跟进当前开放的文件。

9.沟通不畅

手动采购使人难以确定谁负责什么，谁联系了谁，哪个团队成员在联系供应商。这些都可能因为数据丢失和流程分歧而带来巨大的负担。

实现采购订单周期的自动化战胜挑战

随着企业的发展，采购订单的生命周期将变得较加复杂，需要较多的资源、时间和人才。正如你已经意识到的那样，使用手动方法来订单运行周期并不具有生产力或成本效益。

好消息是，你可以通过将企业的采购订单工作流程转移到一个可靠的软件解决方案中，来弥补手动采购订单生命周期的低效率。

借助新一代先进的采购管理系统8Manage SRM，你的企业能够简化采购流程，通过全方位的采购订单跟踪和执行管理，完成采购订单的生成、审批、价格、发货、发票及付款。

● 创建和处理报价单：帮助你向多个供应商发送报价单，接收报价并轻松进行比较；
● 创建和审批采购订单：每个采购订单的信息始终是比较新的，自动将预设的审批流程与采购订单绑定；
● 电子推送给供应商：提供电子签名和/或电子盖章，允许以电子方式将采购订单发送给你的供应商；
● 精确的三向匹配：将GRN与采购订单和发票相匹配，从而确保准确、及时地支付给供应商；
● 报告和分析：可以帮助生成报告和分析，如支出分析、供应商绩效和库存管理。

除了订单管理，8Manage SRM还提供采购全过程管理，支持供应商全生命周期管理、在线电子招投标、产品信息管理等，全面助力企业的采购效益比较大化提升。

利用手动方法管理采购订单的企业会因较高的运营成本和数据不准确而蒙受损失。而通过采购管理系统实现采购订单周期的自动化，企业可以节省时间，减少错误，提高效率，并获得对其采购流程的较好控制。