邮箱整理2020.9.20

邮箱用了一年多，邮件太多占用很大空间，运行速度越来越慢，今天下定决心好好整理一下。（第N+1次下定决心）

整理的总体思路是：一，旧邮件存档之后保存在本地，不占用服务器空间。二，存档后删除不需要的文件，可以选择批量删除，比如一些会议邀请，自动回执，Skype拨打记录等。三，新邮件分类，文件夹尽量少，使用类别标签来分类。

一，存档

邮箱存档有两种方式：一种是按照日期，在某个日期之前的所有邮件自动存档；另一种是把某一个文件夹里的邮件手动存档。存档的数据文件为pst格式，此文件还可以随时添加或者减少邮件，类似于数据库。

自动存档还没弄明白，先手动存档。把2019.6.24-2020.6.30的邮件全部存档，存档按照常规邮件和项目邮件来区分。常规邮件严格按日期存档，项目邮件主要还是按照项目号来存档，比如19开头的项目号，表示项目录入在2019年，存在2019-2020pst里。下一个存档文件名是2020.7.1-2021.6.30，存这一时期的普通邮件和20开头的项目相关邮件。

二，删除

已删除的文件其实保存在回收站里，随时可以撤回，仍然占用空间。可以定期把回收站清空。

一些自动发送邮件，可以设置规则，在收到以后自动删除，比如一些回执，状态提醒邮件。

在网页版删除更快捷，因为客户端删除以后还需要和网页版同步，常发生网页版和客户端不一致的现象。

三，分类

用文件夹分大类，用标签分小类。

首先把项目交流相关的邮件都存储在以项目号命名的文件夹。剩余的普通邮件，按照邮件来源于内部还是外部，存在In和Ex文件夹。统一发送给全公司人的邮件，或者是it邮件放在“通知”文件夹。已发送邮件存一个文件夹，发件人都是我。

对In文件夹里的邮件可以添加标签，比如采购、运营、财务、工人等。对Ex文件夹里的邮件可以添加标签，比如客户、供应商、支持等。

定期存档是一个很好的习惯，可以极大的减小邮箱的大小。以后每年保存一个pst文件，每个月定期存档进年度pst文件。