PowerQuery获取文件夹最新文件-默认方法

此系列文章用于讲解如何使用Excel或PowerBI中的Power Query功能，读取文件夹中的特定文件。

文章分为以下几篇：

一、默认功能读取修改日期最新的文件

二、一步读取修改日期最新的文件

三、一步读取文件名包含特定日期的文件

四、一步读取文件名日期最新的文件

此系列文章主要用于解决日常会持续收到更新的数据源，且每日的文件命名会产生变化，我们需要用到此数据源做报表，又不想每日打开文件复制粘贴的情况。

本文内容为：默认功能读取修改日期最新的文件

一、背景描述

假设我们每天会收到业务部门汇总的一个销售数据的文件，同时这个文件是汇总了历史数据的。

以前，传统的方法是我们每天打开收到的文件，然后复制粘贴到我们的报表中，替换历史数据，然后完成报表。

来源文件夹文件

现在，有了Power Query（理论上Excel2010版本就有了，2013及之后的版本会更成熟一些），我们就有了更简便的新选择，可以把我们以前的手动步骤瞬间变成：

打开最终报表，点击刷新数据，等待数据刷新完成就可以了。

上面的例子，今天我们使用默认的功能来实现打开“修改日期为最新的文件”，如截图中的“file1-20220807.xlsx”这个文件。

二、实现步骤

以下示例均在office 365中操作，理论上Excel2016及之后的版本不会有太大的差别。

1、首先，我们新建一个Excel文档（一般是作为最终报表使用的文档）；然后通过“数据→来自文件→从文件夹”功能，找到我们存放源数据的文件夹

获取目标文件夹

2、出现弹框，点击“转换数据”，以进入Power Query编辑界面

文件列表

3、可以看到PQ已经为我们读取了文件夹下面的文件列表，有文件名、扩展名、访问时间、修改时间、创建时间等等字段

这里，我们就获取“修改时间（Date midified）为最新的时间”

文件列表的结果

4、我们点击“Date midified”右侧的向下箭头，在出来的选项卡中点击“日期/时间筛选器”，然后选择最晚

筛选修改日期为最新的文件

5、这个时候我们就只保留了了我们想要的文件“file1-20220807.xlsx”。但这还不是最终的内容，实际的表格内容在“Content”字段中

筛选得到的结果

6、然后点击“Content”字段右边的两个向下箭头对数据进行深化，就可以看到我们这个Excel文件里面所包含的表格，在左侧选择需要导入的sheet名称，右侧会出现数据预览；确定好需要的表格会后，点击确定即可获得数据

进行深化

7、获得的最终数据我们可以看到多出了一列“Source.Name”，多文件合并时，可能需要保留此列，用以溯源。如果不需要，可以邮件点击列标题，选择删除即可。

得到数据结果

8、最后我们点击菜单“主页”的“关闭并上载”，即可将数据加载到Excel中。

加载到Excel

三、问题和衍生

一般而言，这样做就可以实现减少我们的手动复制粘贴步骤的目的。

但其实细心一点的小伙伴可能就发现了我们的PQ窗口的“查询”界面，从一开始的只有一个查询，变成了有5个查询，并且生成了一些文件夹和看起来不是很明白的东西。

查询窗口的变化

对于读取单个文件，这种影响不大，但在实际应用中，我们读取的文件数量可能是几个几十个的。如果每个源文件都按这样生成查询记录，对后续的维护是一个比较大的挑战。

所以，我们下一期讲，如何调整优化查询，使它的查询只保留一个。