什么是资源分配？项目管理中的资源分配与协调
项目的完成离不开资源。从人员配置及使用的设备，到材料和其他用品，甚至是你工作的场地，都属于项目资源的范畴。没有哪个项目的预算或团队成员是用之不尽的，但通过资源分配，可以最大限度地提高生产力和项目成功率。
什么是项目管理中的资源分配？
资源分配是为完成项目任务而安排劳动力、材料或设备等资源的过程。资源分配是项目资源管理的一个步骤，包括估算资源、采购资源、分配资源和跟踪资源，直至项目完成。
当你确定了资源，并准备将其分配到任务中，请将其添加到项目管理软件中。这样你就可以将资源与项目进度表协调起来，并在团队中进行分配。例如，在8Manage PM中，你可以在一个平台集中管理和跟踪日程安排、资源分配、进度和劳动力成本。
为什么资源分配很重要？
正确分配资源是周密的项目管理计划的重要组成部分，且应该在项目的规划阶段进行。这样可以降低成本，最大限度地提高生产率，并有助于团队士气的提升。正确分配资源还能通过实现最佳结果和成功交付项目来提高客户满意度。
资源分配流程：如何分配项目资源
资源分配是一项重要的资源规划活动，主要是为实现未来目标而制定的短期计划，目的是充分利用项目中可支配的资源。
以下是资源分配的一些技巧，希望对你有所帮助。
- 确定项目范围
在分配或管理资源之前，必须确定项目的范围。这是大项目还是小项目，是长期项目还是短期项目？
回答了这些问题后，你就能决定需要哪些资源，以及完成项目需要多少资源。项目范围越清晰，就越能弄清楚如何分配资源。
- 估算需要哪些项目资源
项目的范围、目标和任务需按时并在批准的预算范围内，因此必须整合资源。
你需要估算出需要哪些资源，包括人员、设备、材料和完成项目任务所需的其他资源。
在分配资源之前，要先拥有这些资源。因此，请根据上述标准列出一份清单，然后确保其符合项目预算。
- 评估当前的资源利用率与可用性
确定了项目所需的资源，还应该确定企业内有哪些资源可用。
一些现有资源可能正被用于其他项目，所以，你不仅要确定企业拥有哪些资源，还要确定其中哪些资源正被占用。
- 制定资源分配计划
利用从上述步骤中得到的信息，制定资源分配计划。列出项目所需的资源清单，以及每种资源的成本和数量。完成后，请回想项目范围，确保你的计划与项目范围保持一致。
- 跟踪项目资源
项目过程中应时刻了解资源的状况。例如，团队的日程安排如何，是否有人休假、生病等？场地或设备的租期是多长？这些都是在安排资源时需要询问的重要问题。
不要忽略了这些细节，着眼于整个项目，而不仅仅是各个部分。
- 使用资源分配报告
如果不知道资源的分配情况，可以重新分配。你可能已经很好地规划了资源，但项目中还是会发生变化。怎样才能知道实际发生的情况与计划相比如何？答案就是报告。
通过生成各种报告，你可以全面了解项目及其进展情况，从而帮助平衡资源。例如，资源报告可以让你全面了解团队的工作量，以及他们是否超额完成任务或闲置。而任务报告让你了解最新情况，差异报告则帮助你确定项目是否按计划进行。后者能为你提供重要信息，例如你是否落后于计划进度，是否需要重新分配工作才能回到正轨。
通过专业项目管理软件实现合理的资源分配
现代项目管理软件是更高效地管理资源的重要工具。8Manage PM是一款功能强大的项目管理软件，它提供多种工具，使项目经理能够分配项目资源、跟踪资源利用率和可用性、控制成本并取得项目成功。
-使用多种计划工具安排资源
8Manage PM 具有甘特图、看板、任务列表和项目日历等工具，可让你以多种方式分配资源。你可以在甘特图上创建可视化时间轴，或创建任务列表以保持进度。此外，该软件的工作量图表可帮助你规划和监控每个团队成员的工作量，从而保持团队的工作效率。
-通过项目仪表盘和时间表跟踪成本
分配好项目资源后，当然少不了跟踪其成本，以确保遵守预算。
8Manage PM 的实时仪表盘可以轻松监控成本、时间表和进度，从而避免任何疏忽。仪表板实时更新你所关注的项目情况，及时发现问题。此外，你还可以使用系统的项目时间表来跟踪人工成本。
-所有资源的实时完整视图
无论你是否在处理不同的项目、不同的客户咨询单、不同的计划操作任务和临时任务，你每天、每周或每月（取决于你要查看的粒度）都可以通过该软件全面了解每个资源在不同工作类别中的分配和使用情况。
资源分配是一项持续进行中的工作
资源分配不是在项目开始之前就完事了。你还要密切关注项目的进展，根据项目要求仔细平衡团队的能力。而且，由于影响项目成功的因素不断变化，你还需要足够灵活，根据需要调整资源分配策略。
项目资源经常动态变化，如果没有如8Manage PM这样的实时项目管理工具，几乎不可能进行充分管理。