微签的审批附件可以自动分类归档啦

唉，最近我们收到了不少微签老粉的吐槽：

微签的审批流程+电子签章确实好用，审批签章附件能够分类归档查询，这比OA审批文件都要方便太多。

问题是，审批任务要一个个地去归档，未免太麻烦了。

能不能审批签章完，就让我的文件就自动地分类归档？

对，就是不想多动一下鼠标那种。

OK，不想动鼠标，简单，经过我们新媒体部的隔壁的开发部的努力研发

今天，自动归档，它！来！了！

只要在文件审批流程中，开启“自动归档”开关，设置好规则，

审批签章后的文件就麻溜地、自动地各归各家！

接下来，就跟着小编，看看怎样帮你偷懒吧！

一、指定一个目标文件夹归档

如果你只是单纯地想归档到已有的某个文件夹里，自动归档就非常简单。

直接新建一个自动归档规则，选择你心仪的文件夹就好了。

但如果你要归档的目标文件夹，不是固定的，

而是不同部门人的文件想放到他自己部门的文件夹，

能根据不同审批流程的主题内容自动分类

还能按照年、月、日自动创建文件夹，仔细分类

对，就是完全自动、智能匹配的懒人型那种……

好吧，没有关系，我们聪明的程序员GG已经料到你会有这么一手，特地为懒人们做了按规则自动创建文件夹，智能匹配自动归档的功能。

二、智能自动创建文件夹归档

可以智能自动新建文件夹的规则有4种，分别是按流程任务主题关键字、按发起人姓名、按部门和按日期归档。

1、按流程任务主题的关键词归档

所谓“流程任务主题的关键词”就是你在发起审批任务时，填写的任务主题。

譬如我的任务主题是“采购合同”，审批结束后，微签就自动新建了一个“采购合同”文件夹，并且将文件归档进去。

如果第二次我的任务主题是“请假单”，那么又会再建一个“请假单”文件夹并自动归档，而且以后再有“采购合同”或是“请假单”，都会按这条规则自动归档到对应的文件夹。

2.按发起人归档

按发起人，就是按上传这份文件，并发起这次审批流程的用户名称来进行归档。

譬如发起人是“小李”，审批结束后，微签就会在指定的根目录里自动新建了一个“小李”文件夹，并且将文件归档进去。

如果第二次发起人是“小王”，那么又会再建一个“小王”文件夹并自动归档，而且以后再有“小李”或是“小王”，都会按这条规则自动归档到对应的文件夹。

3.按部门归档

譬如发起人在“市场部”，审批结束后，微签就会在指定的根目录里自动新建了一个“市场部”文件夹，并且将文件归档进去。

如果第二次发起人在“技术部”，那么又会再建一个“技术部”文件夹并自动归档，而且以后再有“市场部”或是“技术部”，都会按这条规则自动归档到对应的文件夹。

4.按日期归档

日期指文件发起审批时的日期，这次我们设置年、月、日三个规则子目录，实际使用中也可以仅设置年、月。

譬如发起人于2023年6月27日发起该份文件，审批结束后，微签就会在指定的根目录里自动新建年、月、日三级文件夹，并且之后当日发起的文件都将被归档到这三级文件夹内。

下面给大家展示一下自动创建文件夹，智能匹配自动归档的效果：

• 为不同规则选择适用的审批流程

可是，公司的审批流程很多，能不能不同流程选用不同的归档规则？

当然可以！

比如我可以只让“财务部主管审批”和“市场部主管审批”这两个流程的文件按日期归档。

然后“领导审批”、“人事审批”两个流程的文件则按发起人部门归档。

所有自动归档好的文件

都支持查看、删除、下载、发邮件，

管理员还可以管控用户权限哦！

赶紧用起来吧