02《番茄工作法》——有效的工作方法

《番茄工作法》

书籍简介

        番茄工作法由弗朗西斯科·西里洛与1992年创立。那么番茄工作法的作用体现在哪里呢?它体现在帮助个人或团队提高时间管理能力,并让每一项任务的结果都能达到预期。

        《番茄工作法》这本书是番茄工作法创始人所撰写,此书出版后,这个工作法便风靡全球了30多年。被全世界各国热衷于GTD(GTD是Getting Things Done的缩写,意思就是把事情处理完)的朋友们奉为“神奇的时间管理方法”,这种方法也经过许多人的测试,有两百万人都认为是非常有效果的。

作者简介

        弗朗西斯科·西里洛于——番茄工作法创始人,他也是一名企业家、软件设计者以及时间管理培训讲师。多年来,一直在全球各地做时间管理方面的培训工作,目前任教于柏林经济法学院。此外,他致力于研究有助于提高个人和团队工作效率的工具。

书籍介绍内容简介

        整个书籍介绍将通过阅读难易程度、个人看法和理解、阅读本书建议、各章重点、原文金句摘抄这5个部分来介绍书籍。

阅读难易程度

        这本书内容适合所有人,它没有任何的阅读困难,可以算是简单的读物,书中会提出几个概念名词,可能一瞬间不好理解,但并无大碍,因为它不会影响你对于之后内容的理解。

看法和理解

        这本书是实实在在的工具书。给你的好处就是在你阅读后能立马学会一项管理实践的技能。我在阅读完这本书后并使用了这个方法,看着那一项项本会拖延的项目被完结,的确获得了许多成就感。经过这本书对于时间管理的介绍也让我对个人生活方式有了另一个认知,那就是让我那有限的时间都尽可能的去掌控住。在真正实行这个方法之前,我在工作、学习、玩乐时经常会感到效率低,没有学到什么,玩乐时不安心等情绪。然后再一看时间,就又开始焦灼,或者发现完成不了就开始不断的拖延。当我看了作者对于工作法的介绍以及他的一些心得体会,我知道了,“时间是不断的流逝,你不去做一些什么,它永远不会等你”这个道理。这本书不仅让我对自己的工作学习以及玩乐都有了很好的把控,而且它让我敢于面对困难的事情,也敢于挑战任何新鲜的事务,并且不会想要去拖延,而是想要一点一点的用‘×’号填满我的一天。

        举一个我在刚阅读到这个方法是如何使用的时候的例子,我阅读到这个方法后,我开始了对于这本书的一个计划。以前我也是会计划的,比如计划一天阅读多少多少页,多少天阅读完等等。但是我依然不会去执行,就因为当我看时间感觉时间还够,心想着这么多内容我用多少多少时间就可以看完,于是就一拖再拖,直到一天快要结束,抬头看看时间,发现还剩余多久多久,心想着“不行不行,我要马上去看书”,但是当在此时此刻心情的情况下看书的时候就会越来越着急,总想着快速看完这样的心理,这种心理也是书中流变症这一概念的体现,并且还会想着为什么看这本书的这块儿内容效率这么低下等等一堆乱七八糟的东西。

        如果你也有这样的疑虑或者说类似的疑虑,那么通过阅读这本书,看看这本书作者提出的案例以及作者的一些个人经验,就会消除掉你的很多陋习以及紧张的心情。做好个人或者团队时间管理,在工作中计划在学习中计划,并一点一点的实施,就是对自己一生最大的负责。

阅读本书建议

        阅读本书时可以采用快速浏览法,最好是一口气读完这本书,这样你才能真正的掌握这个时间管理工具的用法,一口气的目的还有一个就是希望你不要半途而废,有的人看着看着就又搁置,搁置后就慢慢的淡忘了它,然后这个方法你依然学不会。

        因为这是本工具书,有人会想着要不要实际操作,跟着做,我这里给出的建议是,可以按照时间管理的最基本的方法先做,尝试阅读这本书就利用这样的方法,之后更高级的方法等之后再去摸索。

各章重点

书籍是给分成四大部分,part1的基础 part2的达成个人目标 part3的达成团队目标 part4的结果。

        Part1这部分完全在讲述人们对于时间不敏感的程度以及对时间管控不合理而出现的各种糟糕结果。在这一部分也提出了“流变”这个概念。(接下来请看一下这密密麻麻的解释:流变是指时间抽象和空间的一面,生成了按“秒”“分”和“时”度量时间的习惯;流变也是在一条轴上代表时间的想法,就像我们用坐标轴代表空间的各个维度一样;流变是一个时间用时的概念,也就是在时间轴上两点之间的举例;流变也是迟到的概念。)并且提出了流变是会令我们产生焦虑。介绍几个的番茄工作法的能够解决我们什么样的问题。并提出了此工作法的建立是立在三个关键元素上,分别是对时间的不同看法、更好地使用大脑、简单上手不复杂的工具。意思是,这三个都具备才是一个合格的番茄工作法。

        Part2部分通过六个目标来分别介绍如何使用番茄工作法,我们也可以通过这六个目标来制定我们的计划,目标一是计算活动所需花费的时间,目标二是减少干扰,目标三是预测活动所需多少工夫,目标四是让我们的番茄时间更高效,目标五是制作一个时间表,目标六是定义一下个人的提升目标。跟着这六个目标其实就可以设计出一个我们的计划了,这六个目标看似好像很宏观,但是里面的内容会特别的微观,目标一的内容是完全的从计划—开始—完成任务—休息—开始—完成任务这样的实际流程来描述的。并且在里面还给出了估时的技巧以及计算多人合作时完成一个项目总工耗费的人力价值。目标二里介绍了干扰的分类,大体分为两类,一类是内生干扰,一类是外在干扰。而作者也在文中通过具体的情景来解答了我们如何解决内生干扰和外在干扰,并且通过以往的经验,来改变你对于内生干扰以及外在干扰的看法,让你不那么反感,而且还能解决好这些事情。目标三这一内容主要是为了锻炼你对于项目或者说某一计划的估时能力,估时能力不要小觑,大厂里面的产品或者开发都要有这个能力,给出一个项目需求,开发或者产品最好就能一同来评估这个时间,而如果你做的事情往往没有时间限制,那么你会发现你做完的事情其实很少。因为估时往往都不会精确,所以出现了特出的情况如提前完成以及超额完成等情况,作者都提供了针对不同情况的番茄记录方法。目标四看似是让番茄更有效,其实作者的本意就是希望你能够通过复习前面的内容而更好地连续性工作,并且在复习过程中产生了更高效的方法,则希望你使用这样的方法工作下去,并提出了设置合理番茄时间组的重要性。目标五作者提出了时间表的重要性,也就是你一天可以支配的番茄时间一定不要过多,比如你一天只能工作8小时,但是你分配给这8小时的时间里面超过了8小时,这都是不对的。而且你只要做过了这些分配的时间,就一定不要再多做,因为过犹不及。今天做过了你就要想办法优化你以后的时间表,或者时间真的特别多地时候,你可以尝试将第二天要做的简单的事情给提前过来。目标六也就是优化自己这个工作法的思路,我们要知道的是,我们通过番茄工作法最终目标是管理时间,但是其他的目标可以有优化我们的时间,比如提升我们的工作效率,以往开一个重要的会议需要2个番茄时间,那么之后就要想办法变成一个1个番茄时间,以此达到提高工作效率的目的。

        Part3这部分是讲解如何将番茄工作法运用到团队中去的。在当今社会,绝大多数的目标靠个人是很难完成的,我们需要别人的帮助才能获得成功,他们可以是我们的伴侣,家人,工作伙伴,一起工作数年的同时或者偶尔一起合作的人。一起合作让我们不断进化、获取知识。文中指出,不合理的项目时间规划会让整个团队产生挫败感和焦虑感,而这些会破坏团队气氛。那么团队陷入了挫败感以及焦虑感后,随着时间的推移,团队成员就会围着目标兜圈子,指责和猜疑对方,最后筋疲力尽。那么这样的情况为了避免,就要利用番茄工作法了,番茄工作法在团队中使用有几个好处:1.减少成员的摩擦2.减少不必要的会议3.保护团队不收干扰4.帮助团队按时完成既定目标和任务。为了配合团队使用,那么番茄工作法的目标就要从原先的个人目标定义成团队的目标,分别是:1.确定一项任务需要花费多少工夫2.减少干扰3.预测各项任务所花时间4.提高番茄时间效果5.制定时间表6.定义团队个人的改善目标,那么对于团队是怎么用番茄时间呢,那就是“一个小队,一个番茄时间”,什么算是一个小队,就是完成一个目标的,什么叫一个目标的,你要细致到执行层面。比如现在一个PGC内容团队,一个领导说现在要生产处20篇文章,然后谁谁谁负责什么,谁谁谁负责什么,假如总共有ABC三人,A负责6篇文章,BC负责14篇文章,BC负责的内容是一起的,那么他们两个就用一个番茄时间,A自己就用一个番茄时间。如下图:

为什么不是整个团队用一个番茄时间呢,因为人数越多那么不可控的因素也就越多,这样会严重干扰整个番茄计划的时间等等。因为团队工作协作的有很多,所以像如何安排一个每个人都需要参加的会议?谁来设置定时器?谁来做预测?谁来记录番茄时间?团队工作如何调整工作表?如何在番茄时间内进行轮班?等等一系列问题都提出了解决方案。因为团队自己摸索出符合自己团队的工作法需要的时间非常的久,所以作者也提出了三种比较通用的团队协作番茄时间工作法,三个分别是柜台工作法、番茄黑客松工作法、破城槌工作法这三种。这三个方法团队其实可以快速的运用其中一个,之后的方法可以等到团队已经磨合许久的时候再使用上。

        Part4这一部分主要是告诉你学习番茄工作法的时间大概需要多久,以及我们平时的番茄时间长度如何根据我们自己的情况去个性化设置,还有就是由于我们不是机器人所以不可能按照计划一点都不改动的去执行下去,那么有变动的时候如何去决定自己何时休息,休息多久等等细枝末节的问题都得到了解决。其中讲到了看待时间的新视角、番茄定时器声音的问题、番茄工作法使用者被声音影响的问题、番茄定时器在公共场合下使用会影响他人的解决、使用者对于响铃的焦虑这些问题都做了一一解答。如果尊重每个番茄时间之间以及每组番茄时间之间的休息安排,你可以用自己的节奏工作或学习。你会疲倦,这很自然,但是你不会筋疲力尽。换句话说,通过有意识地安排休息时间和工作内容的复杂性,最后每个番茄工作法的使用者都能了解自己的可持续性节奏和生理节奏。

        下一步中的几个理念比较重要,那就是1.我们需要知道,我们的每个番茄时间都很重要,并且在我们的工作中不要想着我们需要和时间赛跑,时间很公平,每个人都这么多时间,就看谁能更有节奏更有效率的去完成自己想要完成的任务。2.很多人在利用番茄工作法的过程中依然焦虑,依然认为自己现在做的效率低下,不要着急,你要告诉自己下一个番茄时间会更顺利的。3.休息让你从工作中抽离一会儿,它令我们更高效,它们并不干扰工作。4.一次完成一个目标,如果当我们的任务很复杂,超过了5-7个番茄时间,那么我们就可以考虑一下,是不是要拆分一下目标,一点一点的去完成。5.我们没有必要赶时间!!!我们的目标不是在最短时间内完成所有目标,而是按照我们的节奏一点一点的去完成自己定好的目标。但是我们不要变成一个有计划但却不优化的人,比如我做一个事情需要4个番茄时间,别人需要3个就够了,那么我们应该去考虑在下一次做这个事情的时候如何优化我们的工作方法以及工作质量和效率。

最后还有一些法则是比较重要的,这些法则时不时的可以看一看提醒自己,让自己不要忘记番茄工作法的初衷:

1.一个番茄时间包括25分钟的工作时间和5分钟休息时间2.每完成一个番茄组,就要休息15-30分钟3.一个番茄时间不可分割4.一个番茄时间必须有始有终5.如果一个番茄时间被不停终端,则该番茄时间作废6.如果一个番茄时间没结束就完成了任务,请检查、回顾任务,直到定时器响起7.保护番茄工作法,及时告知对方,迅速协商、重新安排中断事件并按照协商时间回复来找你的人8.如果任务要超过5-7个番茄,那么就进行拆分9.如果单独一个任务预计不够一个番茄工作回见,那么就累计起来。10.结果是一个又一个番茄时间的累计11.时间表优先于番茄工作时间12团队协作中,一个小队一个番茄时间13.下一个番茄时间会更顺利!!!

原文摘抄金句

-“记住,时间是个贪婪的赌徒,从不作弊,逢赌必赢”

-“在工作期间,这些干扰或者拖延的方式被称作内生干扰。它通常掩盖了我们不能够以想要的方式和节奏完成工作的恐惧。内生干扰往往和不能够集中精力息息相关。”

-“在一个新项目或者学习活动开始的时候,花些时间探索有益无害。”

-“不习惯自律的人,对完成目标非常看重的人,这两种人,很难集中精力完成番茄工作法的首要目标”

-“如果你抱着娱乐身心的目的去第一本书,这时候就根本不需要用番茄工作法,你要将番茄时间从自由时间里抽走。”

-“通过打破和倒转我们对时间的依赖,时间的新视角就产生了”

-“番茄工作法里频繁的小憩对于流动的、清醒的和有效地大脑活动颇有益处,并能带来生产力的提升。”

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