成功项目管理必备的五个关键因素

在任何组织中，良好的项目管理都是项目成功的首要标准。然而，一旦被淹没在无穷无尽的任务、持续的紧迫性和利益相关者相互冲突等情况中，管理好项目可能会让你感到力不从心。找出项目成功的关键因素并加以解决，就能避免一切失败。

那么，如何在开始之前就为成功做好准备呢？在整个项目过程中，又该如何保持项目顺利进行？

项目管理的关键成功因素

管理好一个项目不仅仅需要勇气和决心。其中有几个因素始终发挥着重要作用，即使是在彼此迥异的项目中也是如此。

无论是从事建筑、研发还是专业服务工作，以下这些都是项目成功需要考虑的关键因素：

1. 一支能干、敬业的团队

项目由团队需要完成的所有任务组成。因此，项目经理最终实际上是在管理人。

项目需要一支从计划到执行都能达到预期效果的团队。首先，为项目的每个方面分配具备适当技能的人员。每个相关人员都应为项目的成功投入精力。否则，项目很可能会功亏一篑。

其次，确保团队有动力为一个共同目标而努力。每个团队成员都应该：
● 明确知道自己的职责
● 能够坦诚地解决问题
● 鼓励与他人继续合作
● 独立工作，无需项目经理不断指导
● 知道如何给予和接受建设性反馈

最后，保证团队中的每个成员都充分了解情况并参与其中，大家保持友好沟通。

2. 有根据的估计和规划

走捷径和计划不充分往往会影响整个项目的成功。

规划项目时首先要投入的时间是发现阶段。在这一阶段，项目经理要与客户或其他利益相关者密切合作，以了解更多有关领域的信息：
● 行业
● 优势和劣势
● 痛点
● 过去的项目

当掌握了项目所需的信息，你就可以制定出更有力的行动计划，并确定未来可能遇到的障碍。你还可以制定明智的估算，使项目目标切合实际。

在进行估算时，成功项目的管理者会考虑最好、最坏和最现实的情况。根据实际情况而不是希望的情况来制定计划，并在必要时增加应急措施。在研究项目需求的同时，还要明确优先事项、首选方法和最佳实践框架。

3. 明确的项目目标

所有利益相关者都应投入一些时间来制定明确的项目目标。要想让目标真正坚持下去，就要明确目标的标准是什么，以及如何衡量这些目标。请记住，人们喜欢简单的目标，因为很容易理解。当项目团队制定了明确的目标，项目经理就必须确保每个人都明白项目要实现的目标。

大多数优秀的项目经理在设定预期成果时，至少是以 SMART 为基础。这个完善的框架指出你的项目目标应该是：
● 具体
● 可衡量
● 可实现
● 相关性
● 有时限

随着项目的进展，这些目标绝不能被抛在一边。相反，它们应该：
● 让每个人都能看到
● 在项目的不同阶段与相关利益者重新讨论
● 在关键决策点进行分析
● 在项目结束时进行评估

4. 监测和变更控制

在项目实施过程中，很容易陷入项目的细节之中。手头的任务往往会成为优先事项，尤其是那些计划在一年或更长时间内交付成果的较长项目。

但作为项目经理，你也必须考虑到更大的范围。监控项目的大小目标有助于实现这一点。你应该能够清楚地了解项目是否步入正轨，是否在高效地推进。有了这些信息，你就可以及早发现问题，避免错过最后期限，将时间和资源浪费到最低限度。

如何监控项目？最可靠的方法是通过以下两种方式：
● 根据关键绩效指标（KPI）衡量绩效
● 创建项目状态报告，评估当前进度

当然，在项目完成的过程中，团队成员很可能会提出新的想法。成功的项目经理懂得如何辨别和评估每一个想法，管理好优先顺序。

5. 合适的项目管理软件

你所使用工具的质量也直接影响到项目管理的便捷程度。毕竟，大多数程序并不适合项目管理团队的需要。你应该拥有一款简单易用且功能丰富的软件，让项目的方方面面都更有效率。

8Manage PM是一款专业的项目管理软件，支持范围、时间、资源、成本、风险及质量管理等领域，全面推动项目交付成功。

● 明确事：为项目范围、预算和时间轴建立基线，让团队每个人都清楚每项任务的目标；
● 找对人：确定项目利害人及权限，自动跟踪团队成员的每个项目计划与实际工作量；
● 排计划：对资源进行预分配，设置项目里程碑，创建责任明确的工作分解结构；
● 定机制：项目信息与业务实时联动，追溯各种变更，让项目干系人始终了解项目进展；
● 收好尾：控制可交付成果的质量，数据可视化并对项目成果汇报，为项目创建文档库。

8Manage PM最大优势在于项目廉明和责任跟踪，能掌控项目人员的诚实度，适用于各类型项目管理。