项目计划怎么写？ 6 个步骤助你万无一失

项目计划是项目管理的关键步骤，如果跳过这一步，项目还未启动就已岌岌可危。

什么是项目计划？

项目计划是实现特定目标或成果的详细路线图。它是一份全面的文件，回答了 “谁”、“什么”、“为什么”、"如何 "和 "何时 "等问题，指导项目的执行。

在开始一个新项目之前，每位经理都需要了解以下内容：

● 目标： 概述收益和目的，说明为什么要完成该项目。
● 要做什么（范围）： 这是任务和活动清单，概述为实现项目目标需要做的事情。
● 什么时候做（时间表）： 提供了时间表，告诉你何时开始和完成项目的每个部分。
● 谁来做什么（任务和资源）： 这决定了谁负责每项任务，以及为每项活动分配了多少时间、资金或其他资源。

项目计划为确定项目目标、范围、时间表和资源提供了一种结构化的方法，有效帮助项目经理构思和控制项目。

如何通过 6 个步骤编写项目计划

项目计划过程可以分为六个步骤：

第 1 步：确定并会见利益相关者

利益相关者是指受项目计划结果影响的人，包括客户和最终用户。确保识别所有利益相关者，并在制定项目计划时牢记他们的利益。

与项目发起人和主要利益相关者会面，讨论他们的需求和项目期望，并确定范围基线、预算和时间表。接着，创建一份范围声明文件，以最终确定并记录项目范围细节，让每个人都达成共识，减少代价高昂的沟通失误。在这一阶段，成本控制尤其重要。

以下是你应该与利益相关者一起讨论的问题：

● 如何编写与公司目标一致的项目计划？
● 利益相关者的期望是什么？
● 如何衡量成功与否？
● 有哪些资源？
● 该项目预计会产生哪些资产或交付成果？

第 2 步：制定目标并确定优先次序

列出利益相关者的需求清单后，对其进行优先排序，并制定具体的项目目标。

确定优先级时应考虑以下因素：对项目成功的潜在影响、需求的紧迫性、可用资源以及与需求相关的任何依赖性或风险。

对利益相关者的需求进行优先排序后，就可以制定具体的项目目标。每个目标都应定义明确，并至少与一个利益相关者的需求相一致。

接下来，将这些目标及其所针对的利益相关者需求纳入项目计划。这样可以确保将目标传达给所有团队成员和利益相关者。这也使它们易于共享，从而提高整个项目团队的透明度和一致性。

第 3 步：确定交付成果

你期望产生哪些具体成果？确定实现项目目标所需的交付成果和项目规划步骤。

接下来，估算项目计划中每个可交付成果的到期日期。为重要的截止日期和交付成果设定明确的里程碑。工作开始后，你就可以跟踪进度，确保按时完成任务，让利益相关者满意。

第 4 步：创建项目进度表

查看每项交付成果，确定完成每项交付成果必须完成的一系列任务。针对每项任务，确定所需的时间、必要的资源以及由谁负责执行。

你可以使用 RACI 图表为每项任务分配角色和责任，并传达谁应该做什么，以确保项目取得成功。

在增加每个团队成员的工作量之前，要考虑到他们的带宽。有些团队成员可能同时为多个团队或项目工作，如果项目不一致，工作量可能会变得过大，导致延误和效率低下。

第 5 步：确定问题并完成风险评估

没有一个项目是没有风险的。你是否预先知道影响项目规划过程的问题，比如团队关键成员即将休假、哪些不可预见的情况可能会造成一些意外。

制定项目计划时，应了解如何管理项目风险，并考虑应采取哪些措施来防止某些风险发生或限制其负面影响。进行风险评估，制定风险管理战略，做好准备。

第 6 步：向利益相关者介绍项目计划

解释你的计划如何满足利益相关者的期望，并提出解决任何冲突的方案。

接下来，你需要确定角色： 谁需要查看哪些报告以及查看的频率？哪些决策需要批准，由谁批准？

让所有利益相关者都能清晰地了解项目计划，这样他们就不必为了简单的更新而追着你跑了。将所有项目计划数据存放在一个位置（如8Manage PM项目管理软件），就能轻松跟踪进度、共享更新和进行编辑。

最后是明确沟通。确保利益相关者清楚地了解对他们的期望以及他们需要采取的行动。对你来说是显而易见的事情，并不意味着对他们来说也是如此。

8Manage PM 如何帮助你制定项目计划？

项目规划是执行成功项目的第一步。但这不是一个小步骤——这是一个巨大的飞跃，需要项目管理软件的帮助。

端到端自动化的8Manage PM 可以帮助你简化流程、管理团队任务并立即开始项目执行，所有这些都在同一平台上进行。为了使创建项目计划变得更加容易，8Manage系统还有项目计划模板，可以帮助你将项目分解为可管理的部分，并在执行时跟踪进度。

8Manage PM为你提供以下项目计划工作流程：

● 将整个项目分解成更小的、可操作的活动
● 为每项活动设置开始日期和结束日期
● 跟踪变更，并在某项活动延迟时自动安排依赖
● 创建里程碑，指定负责人
● 根据技能、位置和可用性查找及分配资源

项目计划与执行实时同步是8Manage PM 最大特点，项目所有信息都会被实时记录和分析。系统以WBS架构带动项目计划与执行的全局掌控，实现项目进度、成本、资源、绩效、风险、变更等方面的有效跟进，大大提升项目成功交付的几率。