今日细读《沟通圣经》,发现这些计划准备沟通内容的方法步骤非常有参考价值。值得按照这样的步骤准备内容的沟通,一定是非常重要的沟通。如此写出来的沟通计划稿,只要稍加润色,就是一篇很好的文章。因此个人以为,将这七大步骤的应用扩展开来,把它应用到写作上,一定也可以收到很好的效果。当然,从广义上讲,写作是我们沟通交流的一种特殊形式,做好写作的功课也会对提高沟通交流的能力起到很大的推动作用。下面我们来看一下这七大步骤。
步骤一,先写下沟通的目的
沟通之前,先确定自己希望通过本次沟通达到的目的,把它写下来。内容不用太长,一到两个句子即可。
步骤二,收集相关信息
自己觉得需要提出的想法和重点全部写下来。这个阶段应注意,只选择重要的相关信息,但这些重点信息一定要全面。这时可以使用《麦肯锡思维》和《完全写作指南》里提供的头脑风暴法来收集信息。之后对收集来的信息进行筛选,将那些不相关的信息全部舍弃。筛选相关信息的时候,可以问自己以下几个问题:
1)这个信息跟我沟通的内容真的有关系吗?
(2)我沟通的对方真的需要这些信息,才能理解我的信息吗?
(3)这个信息对我达到目的会有帮助吗?
步骤三,把收集来的信息进行分类
仔细研究你列出来的信息,并按照一定的规则对它们进行分类。然后把各项信息按照新划分的类别重新写一次,这时可以在每一个类别前面加上一个标题。这个标题可以以后的步骤中继续发挥它的作用,也可以帮助你撰写该段的“主题句”,因为它基本涵盖了该段的主旨。注意,一个段落应该只有一个主要的想法。段落中的其他内容都是用来支撑这个想法的。
步骤四,按照合适的规则排列这些不同内容的顺序
把分类好的各个类别的信息按照某种逻辑顺序排列出来,方便读者理解。内容排列的逻辑顺序主要有以下几种:
(1)按照时间顺序
按照事件出现的时间顺序叙述,是最常用的排序方法。虽然在某些情境下,“顺叙法”是最合适的做法,但是在决定采用“时间顺序”之前,务必先看看各类信息之间是否还存在着更为重要的逻辑关系。这一条也同样适用于其他逻辑关系的选用上。
(2)按照空间顺序
按照空间顺序排列便于描述机械、建筑、家具、地理位置等内容。例如从南到北、从上到下、从左到右、从高到低、从内到外、从近到远等等。
(3)按照事物的重要性顺序排列
按照重要性顺序排列的方式有两种:一种是“重要性递减法”(或称演绎法),即先说明最重要的信息,引起读者的注意;另一种是“重要性递增法”(或称归纳法),先说明最不重要的信息。商务沟通或者写作中,通常不会建议采用“重要性递增法”,除非是以说服对方为目的文件,此时这种做法会很有效。这一点在《金字塔原理》和《一本小小的红色写作书》都有精到的论述。
(4)复杂性递增法
这种方法是先提出简单的信息,渐进到复杂的信息。
(5)熟悉度递减法
这种方法是从“已知”的信息渐渐地过渡到“未知”的信息。
(6)按照因果关系
这种顺序就是先说明原因,再说明结果,也就是“因为……,所以……”模式。
(7)按照事物的主题排序
有时候各类信息之间似乎没有很明显的逻辑关系,这时唯一合适的做法就是按照主题逐项说明。
步骤五:制作大纲
完成前面四个步骤之后,你其实就已经有了一个成型的大纲了。如果内容很多,可以将其整理到电脑中,必要时可以打印出来。
步骤六,开始撰写初稿
整理完计划大纲之后,你就可以开始写初稿了。初稿是先写给自己看的,所以不用担心风格和修辞的问题,这一部分可以在以后的时候再专门进行修饰。 通常情况下,无论是多长多短、多简单多复杂的内容,多数人都会觉得开始动笔写是最困难的一步。但是只要按照以上的步骤里说明的做法,并做好必要的准备和计划,想想要在开头、正文和结论中写什么,你就会发现开始写初稿其实没那么难。
步骤七,编辑修改初稿并完稿
初稿写完之后,可以放置一段时间(如果时间足够宽裕的话),然后再进行修改编辑。对初稿进行修改编辑的时候,你要从对方的角度来阅读你的稿子。站在对方的立场,看看有没有含糊不清、错误、用词别扭的地方,连接词的使用是否恰当,有没有漏掉的地方。此外,在文字风格上,力求简洁清晰。以下是编辑内容时的注意事项和修改技巧:
(1)变化句子的长度,不要让句子过长,最好是长短句相间,形成一定的韵律感。
(2)一个段落,只能表达一个主要的想法。
(3)尽量使用对方能够理解的或简单的词语。
(4)避免不正式的口语说法。
(5)省略赘字,尽量不要叠用意思相同的词语。
(6)用简短或常用的字眼来代替生僻的词语和词组。
(7)避免陈词滥调
(8)注意用词的变化,尽量避免相同的字词重复出现在同一段落当中。
(9)用词中肯,不要言过其实。
(10)多用正面积极的说法,少用负面消极的说法。
(11)多用主动式,少用被动式。
以上虽然是沟通计划稿的撰写步骤,但是经常写文的人一眼就可以看出,这其实是一个很实用的写作流程。很多专业的写作指导书籍中详细论述的方法和流程,在这里都可以看到它们的影子。按照这个流程所列出的写作步骤创作,可以让写作更简单、更容易动笔、效率更高。