B端产品员工管理优化及其历史数据处理

总结一下最近做的一个优化点，由于涉及到底层的东西，所以在此优化中，历史数据的处理是最麻烦的。有时我们认为最简洁、大家一致认同的方案不一定是最适合的。

这里提到的是企业管理软件中的员工管理与登录账号的管理。如果没有过相关经验不容易理解的话，可以联想一下OA系统，我们身为公司的一员，需要在OA系统中处理一些公司的业务，我们拥有OA账号。你的OA登录后看到的内容一定与你的领导登录系统看到的内容是不一样的，因为你们拥有的权限不同。同样小王也是公司的一员，但其是基层员工，在OA系统中可以查到小王的基本信息，但小王并没有OA的登录权限。

对于一款B端管理系统，系统要管理企业的所有员工，根据员工的不同岗位，管理员分配给员工不同的系统权限，或者没有系统权限（即没有系统的登录账号）。一些传统的ERP软件把这一点做的相当灵活，可能满足很多极端的场景。事情是相对的，足够的灵活，便要牺牲掉易用性，势必会对用户造成困扰。

图1  传统ERP员工与账户的管理

图2  传统ERP员工与账户的管理

上两张图是一些传统的ERP的管理模式，先建立员工，员工有自己对应的岗位，然后建立账号，每个账号有对应的角色（角色可以理解为权限的打包体，不同的账号可以共用同一个角色，即拥有角色中包含的权限，修改角色的权限，则拥有该角色的账号的权限一并被修改），然后把员工与账号绑定建立关系。这样做就相当的灵活，员工与账号是两条独立的线，最后把其关联起来。员工不绑定账号即代表此员工无系统的登录账号，账号不绑定员工即可能这是一个管理员的账号，没有具体的人操作。

这样做的缺点，一是操作复杂，一个员工如果要使用系统，其资料要到两个地方建立，学习成本与维护成本高；二是容易造成混乱，一个员工给了销售员的岗位，但在其绑定的账号里却给了收银员的权限。下图是一个真实的案例，客户实在是搞不明白员工、岗位、账号、角色之间的关系，为了给员工某个权限时，把所有的岗位都配给了该员工，但该员工仍没有想要的权限。

图3  给员工配置了所有的岗位

初提方案

即然不同的岗位会拥有不同的权限，那为什么不在岗位上直接设置权限呢，而在员工的创建时直接选择是否开通登录账号，减少操作、减少客户要接受的概念。

图4  方案一

图5  方案一

方案中，在新增员工时选择是否开通登录账号，如果开通，则给出默认登录账号与密码，无需客户再设置；页面左侧可按岗位对员工进行筛选，然后可以对岗位进行权限的设置。这样客户就可以在这一个页面中完成员工与登录账号的维护，方便快捷，且不容易出错。

历史数据

优化后的整个流程的确是要整洁很多，但是我们这不是一个从零开始的系统，做这种大的改动时一定要考虑到历史数据的处理。我们现有的客户该怎么办？新的改版会对他们造成哪些影响？这就需要我们拿新的设计方案与原有的系统做比对，原有系统中的每一个字段每一个概念，到新的设计中要怎么体现。如角色，这个概念将在新的设计中消失，账号列表也将不复存在，这样的改动，历史数据要怎么呈现呢？老客户对新的设计是否适应，是否需要重新学习？学习成本的高低？

为了处理历史数据，对设计方案做出了调整，把账号管理的入口放在员工管理页面，使其弱化。之前账号与角色的概念仍然存在，弱化账号与角色的概念，减少点击率。新增员工，如果开通登录账号，则账号管理列表自动生成一个账号；新增岗位时，便自动生成一个对应的角色，对岗位进行权限的设置，即是对角色设置权限。以前的逻辑仍在，仍能满足老数据，对于新签的客户，只要建立岗位与员工即可，方便快捷。 而老客户，在发版后第一次进入此页面时，给出浮层提成，告知客户这里的变化。

在开发之前，抽样几个老客户进行了调研，客户一致认为新的设计比之前更加简洁、容易理解，并表示弱化账号管理可以接受。

图6  在员工管理中加入账号管理的入口

我在文章中只提取了主流程，实际上历史数据的处理相当复杂，有些数据的处理是我们在前期做设计时考虑不到的，这就需要后期与开发人员再不断的沟通，这种情况要提前与开发哥哥打好招呼，预留足够的开发时间。

翻阅客户数据，有时我们考虑的复杂的情况其实并不存在。如，没有绑定员工的账号，极少，数百家店 上千条的账号里，只有十几条账号没有绑定员工，其中三分之二的数据是因为之前复杂的流程造成的错误数据，已被禁用，剩余的几个是集团管理员的角色，这几个账号极少被使用到。通过与几家客户的沟通发现，他们使用系统是为了记录，如果哪里出错了可以有据可寻，可以通过系统去查找哪个环节的错，谁出的错，如果账号不绑定员工那就责任不到人了。虽然传统ERP的方案很灵活，但使用起来不方便，容易把人绕晕，并且这所谓的灵活在实际的场景中并没有被用到。

做B端产品最忌讳大而全，然而B端产品很容易被做的大而全，因为我们面对的是不同的客户，客户之间虽然有很多相似性，但他们也有自己的独特性，一旦满足不了他们的独特性 我们将有可能失去该客户，我们失去的极有可能是几十万、甚至上百万的收款，而这直接关系到KPI的完成，对于这种情况，领导会让我们以客户的需求优先。久而久之，基本功能加上各种独特的功能，就成了一个大而全的系统了。有一定工作经验的产品经理或者设计师，在做设计之前会考虑各种各样的情况，这些情况可能是真的存在，也可能是我们虚构出来的。这就需要一些取舍了，根据对市场调研以及与行业专家的访谈，来定义我们产品功能的留舍。

企业管理软件的体验任重道远，身为交互设计师，不仅要从页面布局、层次结构等方面优化产品，更要了解行业，从整个操作流程上做优化！