OKR落地中,最容易被忽略的一个工具:OKR看板
在OKR落地的过程中,最容易被忽视的工具就是这个OKR看板了。
它被忽视的原因并不是大家不知道有这个看板工具,而是这个工具,看起来挺简单,但落地起来却很花时间,而且,其中的内容也容易让大家觉得失去动力;
比如,如果以周为单位进行工作沟通,有可能一个事情这周在干,下周也在干,而对应的OKR,这周的状态是,完成进度20%,下周还是停留在20%上……连续几周下来,大家就会质疑,这个沟通会议是否是在浪费时间?就不太容易坚持下去了……
但是这个看板,在最开始推进OKR工作的时候,在帮助团队熟悉OKR工具,不跑偏,不失去目标感的过程中,还是非常有价值的。它包括这四个象限:
象限1:本周任务:一般在这里需要明确本周最主要的3-4项工作;还记得时间管理的四象限么?哪一个工作是重要的,哪一个工作是不重要的,并不是每一次自己和老板的看法都一致,明确出来工作任务的重要性,就可以避免大家在协同中的掉链子;
象限2:OKR当前的状态:O进行到什么程度了,KR进行到什么程度了,每次的沟通可以强化大家对于目标和关键结果的理解,尤其是帮助不同部门找到理解的偏差,从而有机会提前进行修正;
象限3:状态指标:包括团队当前的状态,士气情况,外部环境情况,团队的信心指数等;
象限4:未来4周要做的工作:尤其是当工作存在上下道工序的时候,可以让相关方提前知悉我们的工作进展安排,提前做好对接准备。
建议大家可以在最开始做OKR方式的时候,每周进行这样的内容沟通,一方面,帮助我们进行目标和进度的对齐,另一方面帮助我们整个团队在工作过程中,达成对OKR的一致认知。
如何使用OKR看板进行OKR计划每周迭代?
在《OKR工作法》这本书中,提到了在OKR实施过程中,最好先进行本周行动计划和未来四周推进计划的反复沟通和调整,也就是:
1、找出来围绕O和KR,本周应该高度关注的任务是什么,找出来每一个KR对应的行动计划,也许一个KR对应一个行动,也许一个KR会对应几个行动;
2、确认整体OKR的目前状态到了什么程度,我们是继续向前推进着OKR,还是原地不动?达成到了怎样的程度,百分比是多少;
3、确认外部环境的状态,团队状态是否正常,我们对于整体目标的达成,是更有信心还是信心下降了,如果士气不高的话需要及时干预;
4、同时,向团队成员以及外部人员,同步我们未来四周的计划,让大家在着眼于现在的同时,也对于要去往的方向有一个提前的了解。尤其是有哪些事情需要其他团队成员做好准备的,要在那之前就彼此同步,避免需要支持的时候对方说还没准备好。
[下一周,再过一遍这个看板;把各项工作推进的进度同步给所有的团队成员,并把重要的工作做一个清晰的明确,确保团队的每名成员对于各个工作的重要程度达成一致的理解。
书中提到的案例是,当他们启动向餐厅供应茶叶的计划过程中,不断进行OKR看板管理,其中一次的看板是这样的:
1、 本周的任务有4个:其中3个都属于Plan1的行动:和食品厂签约,完成订单系统的需求文档,完成3个候选人面试;1个是Plan2的行动:完成客服的岗位描述;
2、OKR目前状态:KR1完成50%;KR2完成50%;KR3完成50%;
3、团队状态,目前努力的方向一致,餐厅供应商的满意度还不错;
4、 未来四周的计划是:提升客户复购率,优化订单系统;提高餐厅供应商的销售数据;招聘售前人员;
如何使用OKR看板进行OKR计划每月迭代?
当团队开始熟悉OKR工具后,我们可以逐步降低OKR沟通会的频率了。
可以从一开始的按周进行OKR沟通,变成按月进行OKR的沟通。这个时候主要沟通的侧重点,仍然是对目标的一致理解,和向团队成员同步目标的进行状态
也就是:
1、 找出来围绕O和KR,这个月应该主要投入完成的任务是什么,列出最主要的行动计划;
2、确认整体OKR的目前状态到了什么程度,并把OKR目前的进度同步给相关的团队;
3、确认外部环境的状态,团队状态是否正常,如果士气不高的话需要及时干预;
4、 同时,向团队成员以及外部人员,同步我们下个月的计划,并且,如果我们的工作是其它团队的前置工作时,我们能够提前对于这一工作做好准备。
下个月,更新看板里各项工作的进度,以及加进来本月的主要工作;确保团队的每名成员对于各个工作的重要程度达成一致的理解。
使用OKR看板的情况下,需要季度进行OKR review
OKR方式相对于以往的目标管理方式来说,是处于高度模糊和变化的环境下的目标管理方式。所以,切忌把OKR的目标定完了就不管了,到了年底拿结果甚至发奖金的时候才来看,一定要平时做好目标和主要任务的沟通和管理。
所以,建议大家采取OKR方式的情况下,一定要在季度的时候进行一次OKR的Review,一方面再次同步目标,重申大家对于目标的理解,另一方面,可以及时纠偏,对于设定OKR的时候模糊不清的地方,找出执行中的偏差,从而反过来对目标进行校正和修改。
对于OKR的Review,我们通常并不是像KPI那样直接进行打分的。但是具体的打分方式也是看企业内部自己的管理逻辑的,有时候可以根据量化目标达成的情况打分,有时候可以根据我们在目标过程中的投入程度,或者说,贡献程度来打分,尤其是当那些目标本身就没有达成的时候。
比较经典的打分方式,是根据员工的engagement,投入度打分的。
就是说,虽然我这个目标现在还没达成,但是在目前的实现目标的过程中,这名员工承诺投入程度如果是8分,那他现在的投入程度达到了多少?十分还是五分?我们现在在打分的时候,不考虑距离目标的远近,仅考量对于目标的投入状态,是否进到了全力,是否做到了全力以赴。
通过季度的Review,我们就可以避免到了年底,忽然才来沟通工作成果时候的Surprise。
在OKR看板中,把部门OKR和公司OKR连接起来的关键节点在哪里?
OKR在一个企业里,很可能最后形成的一张地图是这样子的。一层一层下来后,形成相互交错的网状结构。
那对于整个网络而言,撬动管理的关键节点在哪里呢?
首先,肯定是在公司和部门层面的分解这里,两者不能出现大的偏差,要确保每一个公司层OKR都可以拆解彻底,组成目标达成的重要方面不能被忽视,或者遗漏掉;
而从另一面看,就是部门层面实现了所有的OKR后,就应该可以确保公司层面的OKR也可以达成。
而在整体的OKR推进的时候,把部门和公司OKR连接起来的关键点在哪里呢?
这个时候的关键节点,就体现在OKR看板的四象限中,第二象限虽然每一次的沟通会议中更新的程度会非常慢,但这里的进度推进,才是整个工作地重中之重;
如果发现,某些工作的完成,对于整体目标的推进没有帮助,那就需要及时中止在这里的投入;如果发现,某一些工作对于完成整体进度有非常大的帮助,但暂时没能提上日程,那就需要尽快调整工作计划,把这部分工作安排到行动计划里。
所以,我们说,把部门和公司OKR连接起来的关键点,在于进行OKR看板管理的过程中,一定要紧锁住第二象限,当前OKR达成情况追踪这里。
如何在OKR看板中,把两个不同部门OKR连接起来?
我不知道你们在实践中,是否遇到过这样的情况?
销售经理说,研发给到的支持力度不够,研发说,我们已经在尽力完成销售提出来的需求了。
那问题来了……
这个问题要如何破解呢?
我在实践中的确遇到过这种情况。研发干的很辛苦,但是销售团队始终觉得,支持没到点上,他们的感受是,似乎研发在干他们自己的事情,和我们部门提出来的需求无关……
在OKR看板里,有一个重要的地方:OKR的当前状态:通常情况下,两个部门针对相同的OKR拆解出来的不同行动,应该基本是保持同步的,也就是说,如果,销售部门认为,我们的采购系统当前落地的进度是50%,那么在研发部门的进度中间也应该体现在50%;
如果双方的进度理解不同,肯定意味着,初始沟通的时候,双方其实对于需求的定义,系统细节的理解上存在偏差;
比如,可能会是,A类客户,B类客户,系统中是按照客户订单金额来区分的,但是,实际工作中,存在着,单个订单并且在90天内全部回款的,或者多批次订单并且在90天内回款的,或者多批次订单然后无法确保回款的情况,那么,即使在同样的初始定义的基础上,销售部和研发部在客户类型的定义上其实已经出现了不一致,围绕着这一个细节,就可能会在造成,一线的销售人员,在操作这个系统的时候,很难拿到自己想要的数据,并行呈报表的情况。
解决办法其实非常简单:一发现两部门对同一个OKR达成进度理解不一致,就建立两个部门深度沟通的渠道,找出理解的偏差所在,从深层次解决同步问题。