文件管理方法

根据文件废弃基准，对判定为保存或保管的文件，装订成文 件夹，并要保证任何人对必要文件 30 秒内能够取出。具体按如下方法进行：

1. 原则：只保管一个文件夹

根据 One Best 原则：One File，One Location 的原则，使公司 的文件不重复保留，在指定的场所只保管一本原件，禁止文件夹 个人所有。

2. 确立分类的体系和分类项目

确立文件分类体系，对文件进行层别，分类。

进行文件夹管理，文件夹侧面奇缝标明大分类（业务），文件 名，文件编号，文件收录日期，收录文件名，保管期限，保存期 限，管理责任者等。

3. 制订目录

制作文件摆放位置清单，方便任何人查取。

4. 可视化管理

文件摆放的位置与数量要做到一眼就能看清楚，常常利用颜 色标签或对全体文件摆放后画一条斜线（如图 6-8 所示）。

5. 文件使用者的明确化

使用文件时标示使用者。

6. 文件管理体系的运行与维持

明确文件管理责任，选定资料管理担当。尤其对文件的保管 （存放在办公室）和保存（存放在资料室）进行明确区分，定期 进行资料整理，运营和维持文件管理体系。