Excel自学三部曲_Part3：Excel工作场景分析实战

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一、Excel工作场景与知识点总结

1. 学哪个Excel?

（1）学习哪个版本的Excel?

从这个版本开始，每个版本都更新了足以改变Excel使用习惯的新功能

• 例如：2016版本就新增了Power Query模块，将一整个BI工具直接内置到了Excel里，让你可以直接用Excel批量获取并合并数据，还能流程化地对表格进行各种处理，并在数据刷新后自动地完成你设置好的各种操作，大大提升了Excel在批量处理数据上的战斗力
  
• 而在Excel2019版本中，则是新增了各种IFS函数，让你不用复杂的嵌套，就能对多个条件进行判断和计算
  
• 到了最新的2021版本，更是正式更新了划时代的xlookup等函数和溢出功能，很多场景下只用xlookup这一个函数就可以实现vlookup、hlookup、match、indexz这四个函数的功能；而溢出更是可以返回多行数据结果，极大地提升了书写效率，减少了不少因数据溢出而报错的尴尬，
  
  可以说，Excel每个版本的更新都进行了不少的功能优化和提升，这就使得大家可以花费更少的时间，学习更少的内容，就能掌握原本复杂的各种用法；对于Excel到底该选择和使用哪个版本，答案显而易见：最新版本
  
  如果还不知道现在用的是哪个版本，可以新建或任意打开一个Excel，点击左上角的文件，再点击左侧倒数第三个的“账户”
  
  
  这里的Microsoft365是什么呢？，又称Office365，可以在官网按年或按月付费，自动同步微软旗下所有办公软件最新版本，也可以在某宝购买
  

购买之后，可以自己更新

（2）Excel和WPS到底学哪个？

到了专业的数据分析领域，根本不会有人推荐你用WPS，决定性原因有两点：第一点就是致命的功能缺失，例如：WPS没有Excel中的Power Query模块，无法进行高效的数据自动化处理，并且很多图表种类和高级功能，WPS也不支持，在深度使用时功能远没有更加全面的Excel方便；第二点则是学习顺序的问题，如果一开始就学习自带各种优化的WPS，一旦切换到Excel就会发现很多优化Excel并没有，你要一个个搜索相同的功能在Excel的具体实现方式，但是，如果反过来先学习不带优化的Excel，就能非常轻松地上手WPS

2. 怎么用Excel?

所有BI工具可以干的Excel基本上都能干，但是能用不代表好用，例如：Tableau中点一下就能实现的联动筛选，Excel确需要辅助列和各种函数才能完成，并且这样的情况不在少数，因此知道Excel在哪些场景下能充分发挥战斗力，又要如何跟其它工具组合使用，可就太重要了。
而Excel最能发挥作用的场景主要有以下3个：

（1）低量级数据的存储

可以说我们日常中所用的各种数据表格，基本都以Excel的xlsx或xls格式进行存储，并且因为大家电脑上都有Excel，这就使Excel的通用性很高，我用Excel做好一个表发给你，你直接就能打开；但如果我用PowerBI和Tableau做，那么就需要将结果发布成一个网页，如果公司的数据建设不支持发布，那么对方必须要有相对应的软件才能打开查看，远没有直接传递Excel来的方便

（2）一次性的数据处理与分析

并且不止大量级数据不适合用Excel进行处理，那些需要我们重复进行的操作，也要避免使用Excel，这是因为Excel的操作做一步是一步，如果再让你做一次，除了设定好复杂的函数引用，就只能重新操作一遍了，而PowerQuery和PrepBuilder这样的流程化处理工具，则会记录我们的每一步操作，只需要重新运行，就可以反复执行之前的操作，非常的方便，但是这并不意味着Excel在数据处理上没有优势，当你面对一次性的做表或者作图需求，Excel依然是最好的选择

（3）复杂且无法优化的数据报表

除此之外，Excel在某些特殊场景下也有很大的优势，例如很多公司都存在的异常复杂但是格式又不准修改的大型报表，这种报表里面一般会有各种合并单元格和独立的表格区域，跟数据库和BI工具里方方正正的表格完全不是一回事，此时你就只能用Excel进行处理，因为Excel的灵活性足够高，你想怎么做就怎么做。

那么说完了Excel最能发挥战斗力的这三大场景，要注意慎用WPS和Office365的云端同步功能，数据安全很重要

3. 怎么学Excel?

（1）如何学习Excel？

在实战中，凡是没学过的知识点，就是应该遇啥搜啥
具体可参考：excel中最常用的八大函数

更详细学习可参考：王佩丰Excel24讲
第1讲：excel常用的基础操作
第2讲：excel单元格格式设置
第3讲：查找、替换、定位
第4讲：排序与筛选
第5讲：分类汇总、数据有效性
第6讲：数据透视表
第7讲：excel常用函数与公式
第8讲：if函数
第9讲：countif函数
第10讲：sumif函数
第11讲：vlookup函数
第12讲：match+index函数
第14讲：日期函数
第15讲：条件格式与公式
第16讲：简单文本函数
第17讲：数学函数
第18讲：lookup和数组
第19讲：indirect函数
第20讲：图表基础
第21讲：经典excel动态图表实现原理
第22讲：制作甘特图与动态甘特图
第23讲：双坐标柱形图、饼图美化与ppt图表
第24讲：宏表函数

（2）Excel的高频场景和功能到底有哪些呢？

• 输入与输出
  
  核心逻辑是：如何在Excel的单元格中输入各种内容，如何借助智能填充等功能提高输入效率，以及如何用各种格式调整表格的展示，并按不同的文件格式输出，虽然概念和操作众多，但按照输入展示与输出的逻辑去梳理，知识点就会清晰不少
  
  

• 计算与处理
  
  主要是对表格数据进行各种处理与计算，有很多基础的功能，例如：筛选、替换、排序、去重，还有各种公式和函数，以及非常实用的数据透视表功能，目的都是对数据做处理。
  
  

• 可视化
  
  虽然Excel处理大量级数据的能力不强，默认的配色和样式也不够美观，但是Excel里做图的自由度是真的高，你可以随意组合各种图表，更改各种标签，还能借助迷你图和条件格式，在单元格里做可视化，有非常多实用的小功能

• 连接匹配与自动化
  
  主要是vlookup、xlookup、index、match等看似复杂，但是理解之后简单到不行的函数，掌握后就能根据列名和条件，自动识别匹配数据，是实现各种自动化报表的利器。

二、基础图表、透视图表制作与分析

1. 条形图

（1）给逾期金额加上条形图

• 首先选中数据，点击“条件格式”，选择“数据条-渐变填充中的橙色数据条”，这样条形图就做好了
  
  
  不过需要注意的是，这里选中的区域不同，图形的展示比例也不同，上图是同时选中三列逾期金额数据，所有条形图会共用一个比例尺；如果单独选中一个区域，发现会以自己区域内的比例显示，这个问题在同时选中百分比和绝对值是时也会出现，由于百分比的比例过小，跟绝对值在同一数轴比例下展示，根本看不清楚；实际操作中我们要记住量级不同的数据分开设置条件格式就好。

（2）各个城市的逾期发展趋势（迷你图）

• 选中“广州”的逾期金额，点击“插入-迷你图-折线”，接着点击还空着的“8月上旬逾期环比单元格”，作为放置迷你图的位置，接着下拉填充柄就批量完成了每个城市“上中下旬的逾期金额折线图”；
  
  
• 可以适当调整下迷你图，点击折线图，进入迷你图编辑，先勾选高点-用来突出显示需要注意的风险点；接着点击迷你图的颜色，设置为条形图相同的金色；然后点击“标记颜色”，从红色改为橙色，这样统一配色后看起来会更舒服
  
  
  
  

2. 柱状图

（1）同时展示每个城市上中下旬的逾期金额

• 选中“城市”和“8月上中下旬逾期数据”，插入“簇状柱形图”
  
  
• 点击图形所在的绘图区，右键设置“绘图区域格式”，点击想要修改的元素，可以在右侧修改元素和边框，还可以修改柱形之间的间隙（注：这样修改的灵活性很高，但是效率确很低，如果想要制作更加美观的图表，还是使用更加专业的BI 工具比较好）
  
  
  

a. 格式设置：第一个笔刷-图表元素

• 点击图表右侧第一个加号图标，可以勾选各类元素，当然每个元素右侧都可以快速进行一些常用的设置，例如，增加或取消网格线，点击更多选项还能具体设置细节
  
  
• 例如，想要调整图例的位置，除了直接拖拽，还可以在右侧调整图例的位置，并且选择是否与图表重叠；这里选中右上，并且取消勾选“不与图表重叠”，这样一个悬浮在图表上浮的图例就做好了，更符合标准的图例展现形式
  
  

b. 格式设置：第二个笔刷-图表样式/颜色

• 除了通过右键在格式里修改，点击图表右侧第二个笔刷图标，也可以快速修改图表的样式和各种配色，这里将颜色选为第4行
  
  

c. 格式设置：第二个笔刷-筛选

• 除了“增加元素”、“调整格式”，右侧的第三个图表，点击后即可对数据进行筛选，取消勾选后应用，就可以剔除一些不想看的数据，再次勾选应用就能添加回来
  
• 做好图表后，可以取个标题，双击图表标题，命名为“各城市8月逾期金额”，添加的坐标轴标题也能用相同的方式修改；而图例和轴标题则需要修改原有的列名和数据
  
  
  
  至此，第一个多维柱状图就做好了。

3. 饼图/环形图

（1）各城市8月份逾期总额的占比

• 选中数据，点击插入，在所有图表里面选择“饼图”，再选“环形图”，可以看到“上中下旬”分为了3个环，而我们需要的是8月所有逾期金额的总和在一个环里，这个时候要怎么处理呢？
• 因为我们原本选择的数据就是3列，因此Excel会对这3列单独作图，如果要让这3个环合并，首先要让这3列数据合并，因为图表只是数据的一种表达形式，当你想表达不一样的数据，要做的肯定是先修改数据，再修改图表，这里具体怎么做呢？
  其实只需要增加一个辅助列，等于上中下旬的逾期金额总和，命个名，让图表重新选择这个区域的数据，如下图：
  
• 然后勾选“数据标签”，不过现在的标签都在环形内部，而Excel的环形图数据标签是不支持直接设置到外部的，需要一个个手动拖拽
  
  
• 这里将图表类型换成“饼图”，标签就能设置了
  
• 如果非要想看“环形图”，可以手动插入一个圆形，然后去除边框再调成白色，如果觉得不够圆可以右键设置格式，直接输入高度和宽度，再调整一下白色圆形图的位置，环形图就做好了
  
  
• 不过，还有一个问题，就是此时的数据标签显示的是数字，直接显示城市才更符合阅读逻辑，毕竟就是要看哪个城市占比高，同时还可以省下图例；这里选择“数据标签-更多选项”，将标签中的“类别名称”勾选上，取消勾选“值”，位置标签选择“数据标签外”，取消勾选“图例”，再调一下空白圆的大小
  
  
  
• 最后，饼图和环形图一定要加上排序，现在没有排序，其实很难一眼看出占比前5的城市到底是哪几个，这种混乱的图表布局极大地降低了信息传递的有效性，是非常不专业的表现；而Excel想要让图表排序，首先要对数据进行排序，移动图表到左侧，选择数据区域，如下图：
  
• 按照“逾期总和”降序排序，这样整个图表就清晰多了，最后改一下配色，这样环形图就做好了
  
  
  

4. 折线图

（1）这个月整体的成交和逾期趋势（数据透视表）

• 当前数据只聚合到“城市”，并没有到每天，如果要算每天的成交额或逾期金额，即灵活的聚合或重构表格，只需要用Excel的数据透视功能即可
  

• 任意选中一个需要进行数据透视区域的单元格，然后点击插入，直接点击数据透视表上方的图标，点击确定，就可以为自动选中的表格区域进行数据透视了
  
  

• 此时透视表右侧有很多字段供我们选择，包括隐藏字段，如果不想他们出现，可以修改一下引用区域，点击数据透视表分析功能栏里的“更改数据源”，然后将区域的边界从N列改为H列就好了，当然也可以直接删除现有区域，然后手动进行选择
  
  

• 同时这里还有个“数据刷新”功能，当引用区域的数据产生变化时别忘了点击刷新，这样才能同步区域内的数据变化
  

• 现在我们已经有了表格里本身有的字段，如果想增加字段，除了直接在原数据士进行修改，然后刷新同步；还可以先勾选一个字段，然后在计算模块，点击“字段、项目和集”，进行自定义添加，例如添加一个字段“逾期率”，公式=逾期金额/成交额，点击添加，就可以看到逾期率已经新增到了字段列表中
  
  
  
  

• 再添加一个估算利率，公式=应收利息/成交额
  
  

• 简单来说，只需要将字段拖拽到下方的四个区域，就可以根据拖拽的字段重新构建出一张新表，例如：将“城市”拖拽到行，“成交额”拖到值，就能让数据根据“城市”对“成交额”进行聚合运算，还能继续添加“应收利息”
  
  
  
  

• 除了拖拽聚合数据，还可以对数据进行筛选，只需要把字段拖到筛选区域即可，例如：将“战区”拖到筛选，左上角就出现了筛选器，展开后就可以对战区进行选择，可多选；如果字段已经存在于其他区域，例如“城市”已经在行，再拖“城市”到筛选，那么城市就会被直接移动到筛选区域，从透视表中消失
  
  

• 此时，可以右键字段列表的“城市”字段，然后添加为切片器，这样就能将区域中已有的字段设置为筛选器了，最后重新将“城市”拖为行，点击切片器中的“城市”，就能在保留字段的同时实现筛选了，切片器同样支持多选，只要点击上方的多选图标即可；并且点击切片器之后，在上方的“切片器”功能栏也能够修改样式，进行各种设置。这样我们就掌握了两种在透视表中筛选数据的操作。
  
  
  

• 讲完了筛选，我们将“战区”拖到列，可以发现透视表自带各种层级展开和汇总，但有的时候我们并不需要这些汇总，这个时候就可以点击“设计”，点击“分类汇总”，进行展示上的选择，点击“不显示分类汇总”就会取消汇总
  
  

• 接着点击“总计”一样可以设置，我们这里直接删除，然后在报表布局里选择以“表格形式”显示，并“重复所有项目标签”，
  
  
  

• 接着在透视表样式里点击展开，选择最左上角的样式，删除前两行空行，就可以得到一个跟平常一样清晰直观的表格了；如果再次启用“总计”，就能得到一张非常清晰的数据报表
  
  
  

（2）这个月整体的成交和逾期趋势（折线图）

• 此时如果要看“这个月整体的成交和逾期趋势”，那么数据准备上就要取消“战区”和“城市”的勾选，然后将“逾期金额”拖到“值”，这样就完成了数据准备
• 那接下来要怎么作图呢？
  透视表和正常表格一样，可以插入“条件格式”、“迷你图”和“图表”，不同的是“条件格式”和“迷你图”都是根据你选中的区域作图，而插入“图表”不用选择区域，直接点击透视表再点插入图表，就会根据整个透视表的数据出图，然后可以用筛选器修改数据的同时，控制图表的展示
  
  
  
  
• 这里我们可以看到，“逾期金额”因为很小，跟“成交金额”共用一个数据轴展示后，趋势就不明显了，可以选中“逾期金额”的折线，然后右键设置格式，点击“次坐标轴”，就可以将两个数值分别在左右两个数轴上展示了
  
  
• 还可以右键“更改图表类型”，将“逾期金额”的类型改为柱形图，这样就完成了组合图的制作。
  
  
  
• 如果想看各个“战区”的趋势，就是将战区添加到行，不过添加后数据是先日期再战区，放大一下图表，图上的分区也密密麻麻很奇怪；这里我们想看的应该是每个战区每天的趋势，所以字段的展开顺序要换一下，将“战区”拖到“日期”上方，此时数据和图表都按照先战区再日期的方式展开了；不过还是不太对劲，各个战区的折线是连到一起的，如果可以分颜色展示，各个战区才会更清晰，那怎么分呢？
  
  
• 不难发现，透视表的“行和列”分别对应图表的“轴和图例”，如果我们想让“战区”以颜色图例的方式区分折线，只需要将“战区”移动到“图例或列”的区域即可；同时Excel中还可以添加趋势线，勾选“趋势线”，然后选择要添加趋势线的折线，这里选最上方的东部战区，选好后点击“更多选项”还能调整趋势线的类型并显示趋势线的公式
  
  
  
  
  
• 当然这里同时看多个战区的“成交金额”和“逾期金额”还是太复杂了，还是分来看比较好，按住ctrl后拖拽复制当前的透视表，然后移出新表Sheet1(2)中的“成交金额”，旧表Sheet1中的“逾期金额”，接着重新添加趋势线，并显示公式
  
  
  
• 然后分别复制粘贴到之前的工作表中，并调整大小和颜色，最后添加标题，这样我们的业务发展趋势就做好了
  
  其实，如果你已经熟练掌握了ExceT数据透视表和作图的逻辑，可以选中数据，然后直接插入数据透视图和数据透视表，这样就能同时完成数据透视图和数据透视表的制作，但是如果不熟练很容易被其中的逻辑绕晕；并且，并不是所有的图都可以在数据透视表中直接插入，散点图就不行，如果我们要看一下“逾期金额或应收利息与成交额之间的关系”，就要做散点图，此时只能先用透视表聚合准备好数据，然后引用或复制数据后再作图

5. 散点图

（1）逾期金额或应收利息与成交额之间的关系（数据透视表）

• 散点图研究的是某个维度上两个数值之间的关系，例如：我们想研究各个小组的成交额与利息之间的关系，就要先算出各小组的成交额和利息，这里将“业务组”拖拽至“行”，“成交额、应收利息”拖拽至“列”
  
• 此时，如果我们直接点击插入图表-散点图，就会显示无法创建这种图表，需要复制数据，而其它图表类型就能正常选择
  
• 这里最简单的方法就是直接复制透视表的数据，然后粘贴，此时双击数值是可以修改的，而透视表中双击数值会向下下钻到这一格聚合数据所对应的原数据
  
• 接着选择粘贴出来的数据区域，然后点击插入，选择右侧的散点图，这样就能看到各个小组的应收利息和成交额，基本上都呈正相关分布；并且散点图一样可以添加趋势线，并显示公式，非常方便做一些回归分析
  
  
• 但是Excel中的散点图没有维度标签，比如这里就没有小组标签，如果想要添加，需要点击“数据标签”的更多选项，然后在标签选项里，勾选单元格中的值，选择我们要添加的标签才行
  
  
  
  其实很多像这样的操作，BI具里只需要一下就能完成，而Excel中需要弯弯绕绕很多步才能实现，效率和美观远不及BI工具；因此Excel只适合快速预览数据，并简单做一些图看趋势，掌握以上的基础图表就差不多了，更多专业的图表还是要放到BI工具里面去做，

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总结

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