在生活当中,不知道大家是否有过以下的困扰:“两个小时过去了,我却什么都没做成”,“一个突如其来的电话把我的计划全打乱了”,“面对截止日期,我却怎么也提不起劲”。
如果以上的种种恰恰都让你感到焦虑,那么,很不幸,你已经被时间所奴役了。
其实,很多时候,我们之所以感到力不从心,并非因为我们没有处理事务的能力,而是缺乏对时间的主动掌控。
不过不用担心,对于时间的管理,《番茄工作法》这本书就为我们提供了一个有效的方法,让我们都能成为时间的主人。
《番茄工作法》的作者是弗朗西斯科·西里洛,他于1992年创立了一种简单且容易操作的时间管理法。
在西里洛还是一名大学生的时候,他也曾因自己效率低下、每天浑浑噩噩而感到焦虑。后来,某一天,西里洛在厨房找到了一个长得像番茄的定时器,“番茄工作法”由此而来。
这本书是一本实用手册,不仅清晰阐明了“番茄工作法”的运作原则,还以生活事例来为我们展示了实际的操作,可以说,西里洛为读者提供了一本管理时间的有效指南。
要掌握“番茄工作法”,我们需要了解本书的三个重点内容,分别是:一个“番茄”、两项记录以及三个要素。
一、一个“番茄”,减轻焦虑
关于时间的名言警句有很多,不外乎都在提醒我们:时不我待,我们应该珍惜时间。
然而,现实却是,不少人对于时间的飞逝感到焦虑,这是为什么呢?
在作者看来,当我们以时间的流逝来度量自己时,就总会感到自己不够完善,容易产生“两个小时过去了,我却什么都没做成”的挫败感。
那么,对于在指缝中溜走的时间,我们应该怎么办呢?
对此,作者提出了“番茄时间”的概念。他认为,只要一个“番茄”,便能减轻我们对时间流逝的焦虑。
具体怎么做呢?
首先,我们需要把当天要完成的事写进“今日待办任务”,并排出优先次序。
接着,我们得准备一个番茄模样的定时器,并把它设置为25分钟。就这样,一个“番茄”便准备就绪。此时,我们也可以开始一天中的第一个活动了。
而等到定时器响起时,无论当前的任务是否完成,我们都需要停止工作,休息3到5分钟,再继续开启下一个番茄时间。
就这样,番茄定时器把绵延不断的时间变成了一个个时间片段,而在每一个番茄时间中,我们都在完成提前计划好的任务。
正是在这个过程中,我们对时间的看法发生着潜移默化的改变:时间不再是抽象的概念,而是转化为事件的连续性。
所谓事件的连续性,是相对时间的“流变”而言,它是时间具体的一面,体现了常规活动的持续性,比如:起床、刷牙、洗脸、吃早餐等等。
作者认为,当我们把时间看成是一系列的事件,焦虑就会减轻,我们不再怀有“时间飞逝,而我却一事无成”的想法,而是集中于完成一个个待办的活动。
另外,一个番茄时间只持续25分钟,而不再是人们常规划的1个小时,这在很大程度上也缓解了我们的心理压力,让我们不再背负沉重的负担去工作。
因此,只要我们手握一个“番茄”,把抽象的时间变成一个又一个连续的活动,我们便不再受时间流逝的控制,反而以番茄时间来限制了时间的流变,这样,我们对时间流逝的焦虑便减轻了。
二、两项记录,减少干扰
人们常感叹:计划赶不上变化。
确实,很多时候,我们的安排会被突如其来的事情所打乱,也常为此而感到心烦意乱。
那么,有什么有效的方法能够解决生活中的种种“干扰”呢?
在本书中,作者把“干扰”分为两类,一种是“内干扰”,另一种则是“外干扰”。
什么是“内干扰”呢?举个例子,当我们开始“今日待办任务”的第一个活动——写作时,不到5分钟,突然就想拿出手机刷朋友圈,又或者想起身去拿点什么东西吃,像这样一些心血来潮的渴望,就是作者所说的“内干扰”。
既然“内干扰”指的是我们内心突如其来的想法,那么“外干扰”便是来自外界环境的打扰。比如说,在我们文思泉涌,准备挥笔成章的时候,突然,一个电话打了进来,你的朋友约你去吃饭,又或者微信发出了连续的震动声,这些就是外在的干扰。
那么,对于不同类型的干扰,我们应该怎么处理?
作者认为,无论是“内干扰”还是“外干扰”,我们的做法都近乎一致,那就是,以“两项记录”,让干扰跟着番茄时间走。
这两项记录分别是“活动清单”以及“计划外&紧急”。
当干扰侵入我们的大脑时,我们首先得把干扰变得可见。我们需要在正在进行的那一项任务旁边作记号,画上一条短横线,以示干扰对活动的阻断。
接着,我们需要根据干扰的紧急度,有效处理干扰。这时,我们就需要用到两项记录。
如果干扰所带来的那一项新活动在当天必须完成,那么,我们把它记录在“计划外&紧急”中,而当这项新活动并非那么紧急时,我们就可以把它记录在“活动清单”里面,并写上任务的截止日期。
记录好之后,我们便可以继续我们的番茄时间,延续手头上原有的活动。
这样,我们就不会被头脑中的干扰或是外界的干扰所打乱,因为我们以记录的方式把干扰可视化,并且通过判断处理干扰的截止时间,有效排除了干扰对我们的长期困扰,也由此得以继续计划中的工作。
因此,要做到不被干扰牵着鼻子走,我们就需要主动处理干扰,提升自己工作的专注度。
三、三个要素,提升动力
相信大家都有过做事情提不起劲的时候,即便面对着截止时间,也还是无动于衷。
对于缺乏动力这件事,作者认为,番茄工作法所蕴含的三个要素,就能很好地帮助我们提升动力,它们分别是:化繁为简、使成长可见以及摆脱混沌状态。
首先,我们之所以缺乏动力,很多时候都是因为所要面临的任务繁杂又艰巨,而作者所发明的番茄时间,则能有效地化繁为简。
通过仅仅一个“番茄计时器”,任务就被分配到一个个番茄时间中去落实,也就是说,我们在每一个番茄时间中都能完成活动的一部分,这样,再难的工作也由于“切分”而变得简单了,我们也会更有动力去解决问题。
其次,如果一项工作无法带给我们成就感,我们也很容易失去完成它的动力。因此,缺乏动力的另一个重要原因便是看不见自己的成长。
而在番茄工作法中,我们的成长是可见的,因为每完成一个番茄时间,我们都能看得到自己的完成情况,而一天下来,我们也就在一个个番茄时间中看到了自己努力的成果。
这对我们而言,难道不是莫大的鼓励吗?当一个人得知自己每一天都在成长,还会丧失做事情的动力吗?
当然了,有的人做事缺乏动力,是因为压根不知道自己的方法是否能带来如期的效果,由此,也自然会没有动力持续下去。
而在番茄工作法中,我们除了需要完成“今日待办任务”之外,还需要作持续不断的观察和度量。
换言之,我们还需要对自己一天的番茄时间进行测评,比如,对于“写作”的任务,预测用3个番茄时间,实则却用了4个,那么,下一次,我们便会清楚知道自己哪一方面需要调整。
正是观察和度量的过程,让我们得以了解自身的效率,当我们知道哪一方面需要改善,以及可以如何改善时,我们便有动力继续工作。
因此,通过对番茄时间的观察和度量,我们的工作方式和工作状态就能被清晰地展现出来,也就能摆脱脑子一片混沌、不知往哪个方向前进的模糊感。
所以说,番茄工作法不仅能够帮助我们把艰难的任务变得简单,还能让我们看到自己的成长,并且知道如何改进,这些要素将有效地激发我们的工作动力。
总而言之,番茄工作法是一种有效的时间管理方法,它能帮助我们摆脱对时间的依赖,主动成为时间的主人。
要掌握番茄工作法,我们必须掌握“一个番茄”、“两项记录”以及“三个要素”,才能减轻因时间流变而产生的焦虑,减少内外部的干扰,以及提升工作的动力。
时间总是无情地流逝,如果我们能抵挡对时间的依赖,学会善用时间,那么,我们就能紧抓每一个提升自己的机会,完成一个个人生的目标。