组织会议一定要注意的问题

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文/铁腿

2018年11月7日 星期三 晴

组织会议一般分为三个阶段，既筹备阶段、实施阶段和总结阶段，每个阶段都有需要注意的问题

今天组织了一场选举大会，选举结果比较满意，但是整个过程还有待完善，为吸取经验，改善工作，提高工作效率，晚上对今天的事情进行一次总结，在组织会议时一定要注意这些问题。

一、会议筹备阶段

1.接到一项不熟悉，或者是复杂的会议时，第一件要做的事情就是要立即研读手头上的所有文件资料，列出疑问清单，逐一弄清。

此过程最好与有关部门人员多沟通，广泛征求意见，向主管领导多请示和回报。网络信息也是一项重要来源。

2.在上述基础上制定工作计划，开始筹备会议。注意，计划要详细、清晰、有逻辑。需要团队协作完成时，一定要分工明确，责任清晰，要有准确的完成时间，可执行的工作标准。

3.执行筹备计划。这是一件需要投入精力的工作，需要自己不停地关注提醒沟通各方工作，及时解决问题，必要时对筹备计划进行调整。

4.会议全过程推演。在推演之前，有必要与会议服务人员充分沟通，再次明确工作职责分工。

推演包括自己在头脑中预演，有条件时可以彩排，及时发现解决问题。

这个过程主持词一定要反复诵读，做到特别熟悉。

5.充分了解参会人员的思想和行为习惯。一些人员较多的大型企业里，很多人会出于各种目的有意无意搞怪，有时会破坏会议纪律，一定要提前做好预判。

二、会议实施阶段

1.作为会议主持人一定要冷静冷静再冷静，时刻注意自己的声音，身体姿态，尽量减少小动作。要让参会人员感受到你的从容自信个，要对会议有很好的掌控。要与参会人员多些眼神等非语言交流。

2.控制会议节奏。每项议程切换时尤为重要，可以略做停顿，多看一眼主持词，做到自然切换。

3.出现问题或错误时，有时可以不用纠正，看情况。因为参会人员未必注意到，即使注意到了，你是从容应对的，也不会有啥不好的结果。

4.会议有比你位置高的领导，在会议过程中必须考虑到他们的感受，此时眼神和形体语言很重要，关键程序可征求领导意见。

三、会后整理阶段

收集整理会议资料。按照会议程序重新整理一遍，可以查缺补漏。

1.需要签字的材料查看是否全部签字。

2.如选举会议，则再次查看选票是否存在问题，计票人和监票人是否签字。

3.形成会议纪要和会议决议。这个过程需要与领导和各相关部门人员充分沟通，此时也是查缺补漏的一个好机会。

4.最后按程序上报会议决议，下发会议纪要。会议纪要必要时有领导签字，有利于安排'执行下一步工作。

5.所有工作都完成后注意文件的报送和存档工作。

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